Coördinator Evenementen Vesalius Museum M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Coördinator Evenementen ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de opening van het Vesalius Museum (december 2026) en de uitvoering van evenementen binnen het museum. Je werkt nauw samen met inhoudelijk verantwoordelijken, academische partners en externe organisatoren, en zorgt ervoor dat alles praktisch klopt.

Als Coördinator Evenementen:

• Coördineer je de praktische realisatie van uiteenlopende evenementen, zoals
• - Evenementen van het Vesalius Museum (Lezingen en debatten, Vernissages, Nocturnes, VIP- en netwerkmomenten, Culturele events zoals dans-, theater- of filmvoorstellingen

  - Festivals van het Vesalius Museum in samenwerking met externe partners (bv. Transplantoux, Disability Filmfestival, .)

  - Evenementen in het kader van strategische partnerships

  - Conferenties en panelgesprekken

  - PhD-verdedigingen en universitaire evenementen

  - Evenementen in het kader van zaalhuur

• Sta je in voor de organisatie van deze evenementen en draag je verantwoordelijkheid voor het totale evenement.
• Coördineer je de algemene planning van de evenementen in het museum.
• Organiseer je de nodige vergaderingen met alle partners en voer je de beslissingen hiervan uit.
• Coördineer je de samenwerking tussen alle betrokkenen.
• Draag je zorg voor de administratieve voorbereiding en opvolging (prijsoffertes, afspraken met leveranciers, afspraken met sponsors, opmaak uitnodigingen, opstellen en beheer gastenlijst, facturatie.)
• Volg je de logistieke organisatie van de evenementen op (catering, audiovisuele middelen, jobstudenten, .).
• Stuur je vrijwillige projectmedewerkers en/of jobstudenten aan.
• Ben je verantwoordelijk voor de jou toegewezen projectbudgetten.
• Ben je tijdens het evenement verantwoordelijk voor de uitvoering.
• Organiseer en coördineer je debriefings en evaluaties.
• Evalueer je de uitvoering en optimaliseer je werkprocessen.
• Werk je nauw samen met de (externe) partners van een aantal evenementen en neem je in dit kader deel aan overlegmomenten en werkgroepen.
• Stel je draaiboeken en planningen op en bewaak je timing, budget en afspraken
• Ben je het centrale aanspreekpunt voor praktische en logistieke vragen
• Coördineer je de praktische voorbereiding, opbouw, begeleiding en afbouw van evenementen.
• Waak je over veiligheid, toegankelijkheid en een vlotte publieksdoorstroom

Je werkt nauw samen met de collega's van andere afdelingen en rapporteert aan de zakelijk directeur

Deze functie is een coördinerende sleutelrol achter de schermen, met directe impact op de kwaliteit van elk event.

Jouw profiel

Je haalt voldoening uit organiseren, afstemmen en realiseren. Je werkt graag met duidelijke afspraken en houdt het hoofd koel wanneer veel samenkomt.

Opleiding & ervaring

• Bachelordiploma (of gelijkwaardig door ervaring)
• Minimaal 5 jaar ervaring met eventcoördinatie of -productie, bij voorkeur in een culturele of academische context

Organisatorisch & praktisch

• Sterk in plannen, structureren en opvolgen
• Zin voor initiatief en neemt verantwoordelijkheid
• Nauwkeurig, oplossingsgericht en stressbestendig
• Hands-on ingesteld en aanwezig op de werkvloer
• Werkt zelfstandig en tegelijk een teamspeler en bruggenbouwer
• Houdt overzicht en bewaakt afspraken, timing en kwaliteit

Communicatief & samenwerkend

• Gastvrij
• Duidelijk en professioneel in communicatie
• Vlot in Nederlands en Engels, kennis van het Frans is een pluspunt
• Comfortabel in de rol van schakel tussen verschillende partijen

Flexibel

• Bereid om te werken tijdens avond- en weekendactiviteiten

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Werken in het Vesalius Museum is meebouwen aan iets unieks. Je stapt in op het moment waarop plannen en concepten werkelijkheid worden en krijgt de kans om een cruciale rol te spelen in de dagelijkse werking van een nieuw museum.

Je werkt in een inspirerende omgeving waar erfgoed, wetenschap en zorg samenkomen. Je krijgt vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om mee te denken over hoe evenementen efficiënt en kwalitatief gerealiseerd worden. Wie hier werkt, bouwt mee aan een plek die mensen samenbrengt en bijblijft.

We beogen een voltijds contract van onbepaalde duur, met onmiddellijke indiensttreding.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. Daarnaast biedt KU Leuven uitgebreide extralegale voordelen (o.a. hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, openbaar vervoer, fietsvergoeding, ecocheques, .). Alle details zijn terug te vinden op de jobsite van KU Leuven.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama