Allround administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

• Tweetalige functie (Nederlands/Frans), verantwoordelijk voor de administratie en operationele ondersteuning.
• Beheer van planningen, communicatie met klanten/teams, opvolging van prestaties, deelname aan overheidsopdrachten (BOSA).
• Incidentele activiteiten op locatie met inachtneming van de veiligheidsvoorschriften en het dragen van PBM's.

Belangrijkste activiteiten

1. Algemene administratie: beheer van e-mails, oproepen, klassement, archivering en databases.
2. Overheidsopdrachten (BOSA): raadpleging, voorbereiding, indiening van offertes en opvolging van resultaten.
3. Operationele ondersteuning: invoeren van prestaties, opvolging van planningen, voorbereiding van operationele documenten.
4. Klantenbeheer: tweetalig aanspreekpunt, behandeling van aanvragen en klachten.
5. HR-beheer en lichte logistiek: invoeren van personeelsgegevens, organisatie van medische onderzoeken en opvolging van materiaal.
6. Coördinatie en rapportering: samenwerking met verantwoordelijken, voorbereiding van rapporten en verbetering van de processen.

Interne en externe relaties

• Intern: directie, verantwoordelijken, schoonmaakpersoneel, HR-diensten en logistiek.
• Extern: klanten, leveranciers, medische instanties en juridische partners of opleidingen.

Werkrooster

• Standaard: 8:30AM-5:00PM, 37,5 uur/week.
• Specifiek: incidentele flexibiliteit voor noodgevallen, vergaderingen of BOSA-offertes.
• Weekend/nacht: uitzonderlijk.

Werkmiddelen

• IT: PC, Microsoft Office, interne systemen, BOSA, klantenportalen, DMS, Teams.
• Communicatie: telefoon, e-mail.
• Administratief: printer, scanner, mappen, elektronische agenda.
• Technisch: PBM's, checklists, GPS/mobiele applicaties voor locaties.

Jouw profiel

• Professionele ervaring in een administratieve of operationele ondersteunende functie is vereist.
• Kennis van de schoonmaaksector (PC 121) wordt als een troef beschouwd.
• Tweetalige beheersing van het Nederlands/Frans
• Beheersing van kantoortools en digitale platformen (waaronder BOSA voor overheidsopdrachten).

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

De loon- en arbeidsvoorwaarden worden in onderling overleg besproken.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama