Departementaal beheerder M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Departementaal beheerder heb je een leidinggevende rol in het beleid en het beheer van het departement. Dit doe je voor een breed spectrum aan domeinen waaronder HR, financiën, algemene administratieve ondersteuning, VGM, communicatie, PR en ICT. Vanuit je inzicht in de strategische doelstellingen en operationele werking ondersteun je de academische opdracht van je departement. Je neemt hierbij de volgende verantwoordelijkheden op:

• Je ondersteunt de departementsvoorzitter en -vicevoorzitter in brede zin. Je werkt met je voorzitter als tandem, elk vanuit de eigen finaliteit, en bewaakt samen de operationele werking en de lange termijndoelstellingen van het departement. Samen met de voorzitter, vicevoorzitter en de afdelingshoofden vorm je het dagelijks bestuursteam van het departement.  
• Je stemt alle aspecten van de bedrijfsvoering (HR, financiën, VGM, ICT, .) op elkaar af en zorgt dat alle lokale processen optimaal aansluiten op de kernprocessen van KU Leuven. Je staat in voor het continu verbeteren en implementeren van de bedrijfsvoering en doet voorstellen voor optimalisaties en investeringen in personeel en/of middelen.   
• Je faciliteert de lokale bestuursorganen (departementsbestuur en departementsraad) en adviesorganen (Industriële Adviesraad) en je zorgt voor de operationalisering van alle beleidsbeslissingen. Je bent een volwaardig lid van deze bestuursorganen. Je geeft input aan het bestuur zodat dit realistische en doeltreffende beslissingen kan nemen. Hierbij heb je een belangrijke adviesfunctie vanuit je operationele kennis en strategisch inzicht.
• Je staat in voor het goed beheer van de departementale middelen (personeelsbudget en werkingsbudget) en ondersteunt de volledige budgetcyclus. 
• Je bent verantwoordelijk voor het lokale personeelsbeheer en -beleid in nauw partnerschap met alle leidinggevenden in het departement, met het administratieve ATP en met de centrale Personeelsdienst van KU Leuven. Dit doe je voor zowel soft HR als hard HR. Hierbij zorg je voor goed people management in het departement en grijp je in als er problemen ontstaan.
• Je vertegenwoordigt het departement binnen KU Leuven en neemt een trekkende rol op in het overleg met de faculteit en met andere entiteiten. Door je actieve deelname aan departementsoverschrijdend overleg en werkgroepen zorg je voor een balans tussen de belangen van het departement en de universiteit.
• Je stuurt het team van ATP-medewerkers aan. Deze omvatten het administratieve team (3 VTE), het technisch ondersteunend team (8 VTE) en het PR-team (0.5 VTE). Je legt hierbij de nadruk op de coördinatie van processen en teamleden en zorgt voor de voortdurende professionele ontwikkeling van je medewerkers. Je staat garant voor de inpassing van je teams in de langetermijnvisie van het departement.

Jouw profiel

• Je kan je vlot uitdrukken in uitstekend Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt sterke leidinggevende vaardigheden met ervaring in het aansturen van teams, organisatorisch inzicht en talentontwikkeling.   Je bent ook bedreven in het uitoefenen van een positieve invloed op anderen.
• Je bent resultaatgericht en hebt een duidelijke focus op dienstverlening aan interne en externe contacten.
• Je kan strategisch denkwerk combineren met een hands-on aanpak en schakelt vlot tussen deze niveaus.
• Je ziet en begrijpt de relatieve gevoeligheid van mensen en dossiers rondom jou en je kan handelen met daadkracht, integriteit, betrouwbaarheid en discretie.
• Je bent flexibel en stressbestendig. Je kan aantonen dat je kan meedraaien in een omgeving met meerdere belangen en deadlines.
• Je bent vaardig in het uitbouwen van professionele relaties gesteund op openheid en vertrouwen en gebruikt je luisterbereidheid en overtuigingskracht op een effectieve manier.
• Je kan processen en situaties doorgronden door jouw stevig analytisch vermogen en ziet makkelijk opportuniteiten om de efficiëntie te verhogen en ondersteuning te organiseren en verbeteren.
• Je hebt een duidelijk aantoonbare feeling voor planning, en voor administratieve en financiële materies.   
• Je hebt een master diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt al enige jaren ervaring in een complexe organisatie. Kennis van de universitaire context of (semi-)publieke sector is een bijkomende troef.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Je komt terecht bij KU Leuven, een prestigieuze universiteit met een sterke wil om steeds opnieuw te gaan voor excellentie, in ons onderwijs en onderzoek, ons maatschappelijk engagement en zéker ook voor onze medewerkers.
• We bieden jou een contract van onbepaalde duur en beogen (preferentieel) een voltijdse of deeltijdse (80%) tewerkstelling in een dynamische en internationale werkomgeving waar kwaliteit, diversiteit en respect voor sociale en culturele verschillen tot de basiswaarden behoren.
• Je werkplek wordt Campus Arenberg, die vlot bereikbaar is met de fiets, auto of openbaar vervoer
• Je krijgt een aantrekkelijk pakket: groepsverzekering, hospitalisatieverzekering, verlofregeling met +32 dagen, ecocheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, bedrijfsfiets, eindejaarspremie, vakantiegeld, gesubsidieerde kinderopvang, korting bij de Universitaire Ziekenhuizen en bij een breed gamma aan winkels en bedrijven, enz.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 8. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 7. Graad 9 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die al van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama