Secrétaire RH, Finances & Administration H/F/X ACS

Beschrijving van het bedrijf

Nous sommes installé à Molenbeek-Saint-Jean, au cœur d'un quartier en plein développement, super accessible en transport en commun. Notre asbl est un Centre scénique, reconnu par la Fédération Wallonie-Bruxelles, dédié à la création circassienne belge et internationale, au répertoire contemporain. C'est un espace de projets partagés, qui interroge le monde dans lequel nous vivons, en cohésion avec les artistes, les professionnel.le.s, les habitant.e.s, les associations, les écoles du quartier. Nous sommes : - Un centre scénique, une maison de création, un incubateur de projets artistiques ; - Un espace de programmation et un lieu de diffusion actif tout au long de l'année ; - Un lieu favorisant le développement des pratiques professionnelles ; - Un lieu de découverte, de médiation et de cohésion sociétale ; - Un lieu d'informations, de rencontres et d'échanges. Tous les 2 ans, au printemps, notre festival vient ponctuer la Saison en mettant à l'affiche les nouvelles générations d'auteur.trice.s et créateur.trice.s de Cirque(s), belges & internationales, sur quelques-unes des plus belles scènes de la Capitale. 

Beschrijving van de functie

Anciennement Espace Catastrophe, UP - Circus & Performing Arts est le centre de référence bruxellois (situé à  Molenbeek) dédié au cirque contemporain et aux arts de la scène. Véritable écosystème créatif, notre structure agit comme un point de convergence pour les professionnels du spectacle vivant.

Notre mission
Animés par un fort engagement artistique et social, nous oeuvrons au quotidien pour :

• Soutenir et diffuser la création artistique innovante, notamment à travers notre programmation et le grand événement UP Festival.
• Accompagner et transmettre, en offrant un lieu de formation et d'entraînement pour les artistes.

Notre environnement de travail
Rejoindre UP, c'est intégrer une structure en plein développement et un cadre de travail stimulant :

• Une équipe à taille humaine : Une quinzaine de professionnels passionnés, évoluant de manière collaborative sous une gouvernance partagée à trois directions.
• Un bouillonnement international : L'accueil de centaines d'artiste de toutes nationalités chaque saison.

Véritable pilier de notre organisation interne, votre mission principale est de coordonner l'ensemble des opérations liées au secrétariat, à la gestion du personnel et au suivi comptable. Par votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous optimisez notre fonctionnement quotidien et permettez à la direction d'assurer ses responsabilités légales et financières en toute sérénité et fiabilité.
Vos domaines de résultat :
1. Ressources Humaines & Secrétariat Social

• Gestion du cycle de vie des collaborateurs
• Administration légale
• Gestion de la paie et des temps
• Développement RH
• Conseil de première ligne

2. Finances & Comptabilité

• Comptabilité quotidienne
• Support au comptable externe
• Suivi budgétaire et clôtures
• Rapports financiers

3. Administration Générale & Coordination

• Gestion courante
• Support à la direction

Description du profil

Vos compétences métier  :

• Expérience confirmée : Expérience préalable réussie dans une fonction similaire (administration, gestion RH et/ou comptabilité).
• Connaissances en RH et législation sociale : Vous maîtrisez les bases de l'administration du personnel en Belgique (déclarations DIMONA, préparation de la paie, gestion des contrats). La connaissance des Commissions Paritaires du spectacle et du statut d'artiste est un plus.
• Bases comptables : Vous êtes à l'aise avec la gestion de la comptabilité journalière (facturation, rapprochements bancaires) et le suivi de budgets.
• Maîtrise des outils informatiques : Vous utilisez aisément la suite Office (Excel, Word, Teams, Outlook...) et aux logiciels comptables et RH.
• Langues : Une bonne connaissance de l'anglais et du néerlandais est un plus.

Jouw profiel

1. Ressources Humaines & Secrétariat Social

• Gestion du cycle de vie des collaborateurs : Rédaction et suivi des contrats de travail (CDI, CDD, artistes, techniciens, volontaires, etc.).
• Administration légale : Suivi des déclarations DIMONA, des permis de travail et autres documents légaux.
• Gestion de la paie et des temps : Suivi du temps de travail (présences/absences), préparation des variables de paie en lien avec le secrétariat social et gestion des actions post-paie.
• Développement RH : Participation active à la mise en oeuvre des procédures RH.
• Conseil de première ligne : Accompagnement de la direction et de l'équipe sur les questions sociales et administratives courantes.

2. Finances & Comptabilité

• Comptabilité quotidienne : Encodage et suivi des factures, des rapprochements bancaires.
• Support au comptable externe : Préparation, rassemblement et transmission des documentss comptables.
• Suivi budgétaire et clôtures.
• Rapports financiers : Appui à la préparation des dossiers de justification financière et des rapports annuels.

3. Administration Générale & Coordination

• Gestion courante : Classement, archivage, rédaction de courriers
• Relations externes & assurances : Suivi des dossiers d'assurances et gestion des liaisons administratives avec nos divers partenaires.
• Organisation interne :.
• Support à la direction :

Description du profil

Vos compétences métier  :

• Expérience confirmée : Vous bénéficiez d'une expérience préalable réussie dans une fonction similaire (administration, gestion RH et/ou comptabilité).
• Connaissances en RH et législation sociale : Vous maîtrisez les bases de l'administration du personnel en Belgique (déclarations DIMONA, préparation de la paie, gestion des contrats). La connaissance des Commissions Paritaires du spectacle et du statut d'artiste est un plus.
• Bases comptables : Vous êtes à l'aise avec la gestion de la comptabilité journalière (facturation, rapprochements bancaires) et le suivi de budgets.
• Maîtrise des outils informatiques : Vous utilisez aisément la suite Office (Excel, Word, Teams, Outlook...) ou Google Workspace, et vous vous adaptez rapidement aux logiciels de gestion (secrétariat social, comptabilité).
• Langues : Compte tenu du contexte bruxellois et international d'UP, une bonne connaissance de l'anglais et du néerlandais est un plus.

Vos qualités humaines :

• Rigueur et organisation : Orienté service et résultat
• Discrétion absolue .
• Esprit d'équipe et relationnel : Vous êtes doté·e d'une excellente communication.
• Autonomie et proactivité : Vous savez prendre des initiatives  de manière indépendante.
• Affinité avec le secteur : Vous avez un intérêt pour le monde culturel et les arts de la scène, et vous comprenez la réalité et la flexibilité inhérentes à une structure associative en pleine croissance.

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme de bachelier pour le poste, pas un niveau supérieur.

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Outre le fait d'oeuvrer pour un projet qui défend la création contemporaine, l'inclusion sociale et la démocratisation de la culture, UP propose :

• Un contrat à durée indéterminée (sous statut ACS) à la rémunération alignée sur le secteur et valorisant votre expérience préalable
• Un horaire flexible permettant d'allier vie privée/vie professionnelle
• l'intégration au sein d'une équipe à taille humaine et soudée
• Intervention 100% dans les déplacements domicile/lieu de travail
• Des titres-repas d'une valeur de 8,- eur par jour (1,09 eur intervention travailleur.se)
• Un accès privilégié à nos spectacles et au bouillonnement culturel de nos 6.700m2 d'espace

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