Office manager M/V/X

Beschrijving van de functie

Ben jij een organisatorisch talent en voel jij je thuis in een internationale werkomgeving? Voor een organisatie in Brussel zijn wij op zoek naar een gedreven Office Manager. Jij bent de centrale spil die zorgt voor een feilloze werking van het kantoor en de praktische organisatie van internationale meetings.

Jouw profiel

• Je spreekt en schrijft vloeiend Engels. Kennis van het Nederlands, Frans of een andere taal is een pluspunt.
• Je hebt reeds relevante ervaring opgebouwd in een gelijkaardige ondersteunende functie.
• Je kan vlot overweg met MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en SharePoint.
• Je hebt een sterke organisatorische en hands-on mentaliteit, bent stressbestendig en communicatief vaardig.

• Bestellen van kantoorbenodigdheden, opvolgen van onderhoudscontracten (schoonmaak, IT-materiaal, planten) en het aanvragen van offertes.
• Beheer van toegangsbadges, contact met de verhuurder over werkzaamheden en optreden als veiligheidsverantwoordelijke bij evacuaties.
• Postverwerking, beheren van de algemene info-mailbox en het opvolgen van verzekeringsdossiers.
• Boeken van hotels, locaties, catering en restaurants voor jaarlijkse internationale bijeenkomsten.
• Klaarmaken van vergaderzalen, onthaal via de digitale schermen en incidentele reisbereidheid binnen Europa om de hospitality desk te bemensen tijdens congressen.
• Nauwe samenwerking met de General Secretary en andere teamleden voor dagdagelijkse administratieve taken.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een interim-contract met optie vast
• Een aantrekkelijk salarispakket in lijn met jouw ervaring.
• Flexibiliteit: mogelijkheid tot 1 dag thuiswerk per week

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama