Management Assistant M/V/X

Beschrijving van de functie

Je wordt de rechterhand van de zaakvoerder en werkt rechtstreeks voor hem.
Geen klassieke "assistant"-job, maar een rol waarin je zijn dagelijkse werking mee organiseert en ondersteunt.

Je houdt overzicht in alles wat bij hem terechtkomt, brengt structuur in zijn agenda, communicatie en to do's, en zorgt ervoor dat zaken effectief opgevolgd en afgewerkt worden.

Je zit dicht op de actie en ondersteunt de zaakvoerder in alles wat er op hem afkomt, zowel professioneel als praktisch.

Wat ga je concreet doen?

Jij zorgt ervoor dat alles rond de zaakvoerder georganiseerd, opgevolgd en afgewerkt wordt, zodat hij zich kan focussen op wat echt telt:

Agenda & planning: Beheren van zijn agenda, prioriteiten stellen in zijn planning, vergaderingen voorbereiden en deadlines bewaken.

Communicatie: Zijn e-mails filteren, beantwoorden en voorbereiden. Telefoons en berichten opvolgen in zijn naam. Contact onderhouden met zijn klanten, partners en collega's.

Opvolging na overlegmomenten: Verslagen maken van zijn meetings en gesprekken, concrete actiepunten formuleren en die actief opvolgen. Offertes opmaken, collega's aansturen en externe partijen contacteren.

Administratie & structuur: Zijn documenten opstellen en beheren, contracten en documenten gelinkt aan zijn dossiers gestructureerd bijhouden, zorgen dat alles correct en terugvindbaar is.

Praktische organisatie: Zijn reizen boeken, events en meetings voor hem organiseren, praktische zaken regelen zoals restaurants en vervoer.

Daarnaast neem je ook volgende zaken op: Ondersteuning bij zijn privé-agenda en persoonlijke reservaties, opvolging van vastgoeddossiers (attesten, notariscontacten, administratie) en af en toe meewerken aan marketing- en salesinitiatieven.

Jouw profiel

Wie ben jij?

Je bent niet alleen een uitvoerder, maar ook iemand die meedenkt en actief structuur brengt.

• Je werkt zeer nauwkeurig en georganiseerd
• Je neemt initiatief en volgt zaken actief op
• Je schakelt snel en kan prioriteiten herleggen
• Je blijft rustig in een dynamische en soms onvoorspelbare omgeving
• Je kan omgaan met drukte en weet het overzicht te bewaren
• Je hebt ruime en relevante ervaring in een gelijkaardige rol en brengt de maturiteit mee om zelfstandig te werken, prioriteiten te stellen en overzicht te bewaren

Ervaring telt meer dan een diploma.

Praktisch & skills

• Sterk administratief en digitaal (Word, Excel, ervaring met CRM-systemen is belangrijk)
• Vlot communiceren in Nederlands, Frans en Engels
• Vertrouwd met digitale communicatie- en planningstools
• Discreet en betrouwbaar, je werkt met vertrouwelijke informatie
• Je bent vertrouwd met AI-tools (zoals ChatGPT, Claude, .) en weet deze efficiënt in te zetten

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat mag je verwachten?

• Je krijgt veel vertrouwen en verantwoordelijkheid, en de ruimte om écht impact te maken
• Een aantrekkelijk loonpakket afgestemd op jouw ervaring, dat meegroeit met jouw inzet en ontwikkeling, aangevuld met extralegale voordelen (bedrijfswagen bespreekbaar).
• Flexibiliteit in werkregime (voltijds of 4/5de)
• Plaats van tewerkstelling: Boortmeerbeek

Geen klassieke 9-to-5, maar een functie met flexibiliteit langs beide kanten.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama