Flying Office Assistant NL EN FR M/V/X

Beschrijving van de functie

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• De Operationeel Directeur assisteren bij diverse administratieve, organisatorische en operationele taken.
• Opnemen van vervangingen en ondersteuning op 5 verschillende locaties in België. De vervangingen kunnen tijdig gepland worden, maar ook onverwacht aangekondigd.
• Commerciële ondersteuning: prospectbezoeken uitvoeren met uitleg over onze producten en diensten, en het volledige beheer van aanvragen voor bedrijfsdomiciliëring verzorgen.
• Fungeren als aanspreekpunt in drie talen: Nederlands, Engels en Frans (mondeling en schriftelijk).
• Beheren van post, pakketten (per locatie: tussen 100 à 300 klantne!).en beperkte inkomende oproepen.
• Coördineren en voorbereiden van vergaderzalen/evenementenzalenè: aanvragen, inrichting en opvolging.
• Beantwoorden van e-mails en opvolgen van herstel- of onderhoudsaanvragen.
• Een aangename en ordelijke werksfeer behouden door meerdere controles van onze gedeelde ruimtes uit te voeren, zoals vergaderzalen, keukens, coworking-ruimtes en receptie-areas.
• Uitvoeren van een groot deel van het administratiebeheer, met bijzondere aandacht voor klanten met domicilie (KYC - antiwitwaswetgeving).
• Voorbereiden van nieuwe klantendossiers (onboarding, kantoorinrichting, activeren van toegang en internetverbindingen, .) en beheren van vertrekdossiers: administratieve voorbereiding, controles, plaatsbeschrijvingen en inname van toegangen.
• Problemen identificeren, doorgeven en opvolgen, steeds met oog voor klantentevredenheid.
• Zorgen voor naleving van standaardprocedures en interne regels.

Jouw profiel

Gezocht profile:

• Drietalig vereist: Nederlands, Engels en Frans (mondeling en schriftelijk).
• Sterke administratieve vaardigheden en organisatorisch inzicht.
• Uitstekende communicatievaardigheden, zowel intern als extern.
• Snel lerend en in staat om de specificiteit van elke locatie snel onder de knie te krijgen.
• Ervaring: 4 tot 6 jaar in een soortgelijke functie.
• Flexibel inzetbaar over meerdere locaties.
• Hoog professioneel en ethisch niveau, met respect voor de bedrijfsstructuur.
• Positieve en gemotiveerde instelling
• Werkkledij in overeenstemming met het neutraliteitsbeleid. Klassieke kleding en verzorgde uitstraling.
• Respect voor een neutrale dresscode - een klassieke, professionele kledij (corporate omgeving).
  

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Houd je van uitdagingen en ben je niet bang om te werken in een sector waar de concurrentie soms hevig kan zijn? Houd je ervan om jezelf te overtreffen en af en toe een adrenalinekick te krijgen wanneer je het tempo opvoert om deadlines te halen?

Je komt te werken in een internationale omgeving, in een klein team, en je wordt onze steunpilaar. Dankzij een intensieve opleiding en dagelijkse ondersteuning voel je je altijd gesteund.

Je werkt tijdens kantooruren (shifts die starten tussen 08:00 en 09:30 en eindigen tussen 16:30 en 18:00, afhankelijk van de locatie waar u wordt ingezet), van maandag tot vrijdag. Telewerk is niet mogelijk, noch de keuze van de werkuren.

Ons bedrijf hecht veel waarde aan vertrouwen, communicatie en samenwerking. Werken bij ons betekent deel uitmaken van een duidelijk gestructureerde organisatie.

Wij bienden een competitief salarispakket aan, aangevuld met:
maaltijdcheques (€8), ecocheques, vakantiegeld, een eindejaarspremie, een bedrijfswagen voor professionele verplaatsingen, een tankkaart met forfaitaire budget, een laptop en telefoon voor professioneel gebruik.

Het betreft een voltijdse functie zonder mogelijkheid tot telewerk.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama