Senior Office Manager M/V/X

Beschrijving van de functie

De Associatie KU Leuven zoekt een Senior Office Manager die instaat voor de financiële en inhoudelijke ondersteuning van de professionele werking van de associatiedienst. Je brengt niet alleen correcte cijfers aan, maar ook de nodige analyse en duiding, zodat bestuur en directie gefundeerde beslissingen kunnen nemen.

Op basis van die expertise ondersteun je de bestuursorganen en hun processen en zorg je voor de aansturing van de organisatorische en operationele opvolging. Je zorgt ervoor dat informatie tijdig en helder beschikbaar is zodat processen goed kunnen verlopen.

Daarnaast plan je vergaderingen en bereid je ze voor, beheer je documenten en informatie en ben je een aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en partners. Je ondersteunt ook in communicatie, evenementen, facilitaire processen en HR-administratie. Zo ben je een betrouwbare spilfiguur in de dagelijkse werking van de associatiedienst.

Taakinhoud

• Je bereidt de opmaak van de begroting en de jaarrekening van de vzw en de Coördinatie voor en volgt deze zorgvuldig op.
• Je verzamelt en verwerkt, in het kader van begroting en jaarrekening, de nodige informatie voor het expertenforum financiering (financieel directeurs associatiepartners) en formuleert voorstellen van conclusies en verwerkt de ontvangen feedback.
• Je treedt op als financieel antenne en kredietbeheerder voor projecten.
• Je staat in voor het office management van de associatiedienst.
• Je ontvangt bezoekers en partners en fungeert als eerste aanspreekpunt.
• Je neemt communicatietaken op in nauwe samenwerking met de stafmedewerker communicatie.
• Je plant en ondersteunt de organisatie van de vergaderingen van de verschillende bestuursorganen.
• Je structureert informatie, beheert documenten en ondersteunt de dagelijkse werking van de dienst.
• Je biedt administratieve ondersteuning door informatie te verzamelen en te ontsluiten, agenda's op te maken, verslagen te verzorgen en adviezen van het comité en de expertenfora op te stellen.
• Je ondersteunt HR-processen zoals het onthaal van nieuwe medewerkers en de administratieve opvolging van aanstellingen en detacheringen.
• Je staat in voor de wettelijke publicatieformaliteiten m.b.t. de vzw Associatie KU Leuven.
• Je bent het aanspreekpunt voor facilitaire vragen en neemt de rol van VGM-contactpersoon op.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma en kan terugblikken op meerdere jaren relevante ervaring in een gelijkaardige ondersteunende of coördinerende rol.
• Ervaring als financieel antenne of kredietbeheerder strekt tot aanbeveling.
• Je bent een proactieve en dynamische professional die vlot schakelt tussen uiteenlopende taken en stakeholders.
• Je beheerst digitale tools en systemen en voelt je comfortabel om processen te optimaliseren of nieuwe werkwijzen mee vorm te geven.
• Je blijft rustig onder druk, werkt nauwgezet en gaat steeds discreet en betrouwbaar om met vertrouwelijke informatie.
• Je communiceert helder en professioneel, werkt klantgericht en bouwt vlot duurzame interne en externe relaties op.
• Je werkt graag samen, maar neemt ook zelfstandig doordachte beslissingen en bewaakt prioriteiten op een natuurlijke manier.
• Je hebt een warm, mensgericht profiel dat aansluit bij onze waarden en je weet dit te combineren met een doortastende, mature aanpak.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

We beogen een voltijdse tewerkstelling van onbepaalde duur. Je komt terecht in een boeiende omgeving en een enthousiast team. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze job, heb je de nodige competenties en past ook je manier van aanpakken en samenwerken in ons team? Dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die al van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama