Polyvalent Office Manager - Leuven - Life Sciences M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Je werkt voor een professionele, internationaal georiënteerde organisatie die veel belang hecht aan kwaliteit, samenwerking en een aangename werkomgeving. De organisatie telt verschillende afdelingen en werkt met interne en externe stakeholders in een dynamische context.

Beschrijving van de functie

• Organiseren van catering en logistieke ondersteuning bij interne activiteiten en evenementen.
• Opvolgen van contracten, facturen en budgetten voor facilitaire diensten.
• Beheren van aankopen zoals kantoorbenodigdheden, meubilair, hygiënemateriaal, PBM's en telecom.
• Beheren van toegangscontrole en toezien op veiligheid voor medewerkers en bezoekers.
• Aansturen en opvolgen van externe partners (schoonmaak, onderhoud, afval, catering, leveranciers van apparatuur).
• Coördineren van het dagelijks beheer van kantoren en faciliteiten in samenwerking met de verantwoordelijke collega
• Ondersteunen van HR-gerelateerde activiteiten zoals onboarding, personeelsattenties en reisboekingen.
• Fungeren als aanspreekpunt voor leveringen en interne distributie van post
• Ondersteunen van afdelingen bij bestellingen, offertes en aankoopprocessen.

Jouw profiel

• Je hebt een eerste ervaring in een gelijkaardige functie en heel wat energie om deze uitdaging aan te gaan
• Je pakt werkzaamheden planmatig aan en behoudt steeds het overzicht, met aandacht voor verbetering en efficiënt samenwerken.
• Je drukt je professioneel uit in het Nederlands en Engels; je kan je ook behelpen in het Frans voor dagelijkse communicatie.
• Je weet makkelijk contact te leggen en bent een toegankelijk aanspreekpunt voor collega's, partners en leveranciers.
• Je neemt spontaan initiatief, schakelt vlot tussen taken en voelt je thuis in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.
• Je werkt nauwkeurig, administratief sterk en hebt oog voor correcte opvolging.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama