Administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Je functie in het kort

Ben jij op zoek naar een administratieve functie met veel variatie? Ben je flexibel ingesteld en neem je graag initiatief? Dan ben jij de gedreven collega waarnaar we op zoek zijn om ons team te versterken!

Als administratief medewerker draag je bij aan een vlotte en efficiënte werking van de Diplomatieke Vertegenwoordiging van Vlaanderen bij de Europese Unie (DVV-EU) die deel uitmaakt van de Permanente Vertegenwoordiging (de ambassade) van België bij de Europese Unie (PV-EU).

Een greep uit je gevarieerde takenpakket:

• Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de Diplomatiek Vertegenwoordiger en de adjunct Diplomatiek Vertegenwoordiger, evenals de attachés.
• Je zorgt voor de administratieve en logistieke organisatie van vergaderingen (uitnodiging opmaken en uitsturen, zalen reserveren, klaarzetten en opruimen).
• Je verzorgt het onthaal en de telefoon.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de mailbox en gericht doorsturen van berichten.
• Je actualiseert het archief op SharePoint en houdt de inventaris bij.
• Je staat in voor het verzenden en ophalen van post.
• Je verzorgt mee de website en socialemediakanalen van de DVV-EU.

In deze functie wordt ook permanentie verwacht tijdens de werkuren (onthaal, telefoon, .). Daarom is telewerken maar één dag per week mogelijk, na onderling overleg. Verder kom je in contact met vertrouwelijke en geclassificeerde documenten, waardoor je over een veiligheidsmachtiging van het niveau geheim moet beschikken. Je vindt hierover meer informatie onder de toelatingsvoorwaarden.

Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement dat je als bijlage terugvindt op vlaanderen.be/vacatures. Download dit document en hou het bij.

Jouw profiel

1. Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs

Beschik je niet over het vereiste diploma voor deze vacature?
Dan kan je deelnemen op basis van minstens 4 jaar relevante beroepservaring én een geldig niveaubewijs, dat je uiterlijk behaalt tegen de laatst mogelijke sollicitatiedatum. Praktische informatie vind je terug in het selectiereglement.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Je krijgt een salaris op basis van de vastgelegde salarisschaal NC111. Op [salaris | Vlaanderen.be](https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen/wat-heeft-de-vlaamse-overheid-je-te-bieden/salaris) kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
• Je ontvangt de volgende voordelen: maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, een breed aanbod van leasefietsen, hospitalisatieverzekering, een financiële tussenkomst voor kinderopvang tijdens alle schoolvakanties, ...
• Je bouwt als contractueel personeelslid binnen de Vlaamse overheid een aanvullend pensioen op. Deze bijdrage is 5% van je salaris. Daarbij wordt een step rate toegepast van 8% op het salaris boven 36.614 euro (100%, te indexeren).
• Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? Ontdek het op [Werken voor Vlaanderen | Vlaanderen.be](https://www.vlaanderen.be/werken-voor-vlaanderen).