Administratief Onthaalmedewerker Zaventem M/V/X

Beschrijving van de functie

Op onze site in Zaventem werken jullie met z'n tweeën om een volledige en professionele dienstverlening te garanderen. Wij beheren de algemene receptie van het gebouw en daarvoor werkt de ene collega in de vroege shift, terwijl de andere collega de late shift op zich neemt en vanaf onze receptie op de derde werkt. De shifts wisselen elke week zodat iedereen betrokken is bij het volledige werk op de site en zo het opvolgen van de diensten wordt vergemakkelijkt wanneer een collega op vakantie is. Een goede samenwerking en vlotte communicatie zijn hierbij essentieel.

Je bent verantwoordelijk voor de opening en sluiting van ons kantoor.
Je werkt zelfstandig, maar vindt het leuk om veel contact te hebben met je klanten.
Je bent verantwoordelijk o.a voor:
- het verwelkomen van klanten, bezoekers en leveranciers (NL/EN/FR),
- toezicht houden op de dagelijkse kantoorwerkzaamheden en rapporten uitbrengen aan het management
- op een professionele manier telefoons beantwoorden en oproepen doorschakelen indien nodig,
- sorteren en distribueren van inkomende post/pakketten,
- afhandelen van uitgaande post/pakketten,
- beheren van verschillende administratieve taken (invoer, archivering, klantendossiers, in- en uitchecken...),
- aanvragen voor vergaderruimtes beheren (offertes, voorbereiding, lunch bestellen, ...),
- voorbereiden van de kantoren van nieuwe klanten en zorgen voor een volledige administratieve follow-up
- behandeling van verzoeken, problemen, klachten, ...
- dagelijkse controle van de gemeenschappelijke ruimtes en voorraadbeheer
- bij onaangekondigde bezoeken ben je in staat om onze producten en diensten op een commerciële manier uit te leggen (NL, EN, FR)
- behandelen van nieuwe leads (voor een van onze producten); opvolging van de aanvraag tot ondertekening van het contract
Er is geen mogelijkheid tot thuiswerken voor deze functie.

Jouw profiel

U bent loyaal, respectvol en beschikt over een sterk gevoel voor service, met uitstekende administratieve, organisatorische en commerciële vaardigheden. Een eerste soortgelijke ervaring of relevante studies zijn noodzakelijk.
- goede talenkennis: EN, NL, FR
- Een klassieke en neutrale presentatie die kan aansluiten bij het imago van al onze klanten.: klassieke outfit! (geen jeans of casual kleding) ,
- STERKE administratieve vaardigheden,
- georganiseerd en nauwgezet,
- goede relationele vaardigheden,
- multitasken,
- goede kennis van het Office-pakket: Word, Excel,
- STIPT
- Je werkt alleen maar hebt graag regelmatig contact met klanten
- Je respecteert de instructies en richtlijnen van je manager
- Je kan onder druk werken maar je kan jezelf ook bezig houden in rustige periodes.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

De functie is beschikbaar vanaf september (startdatum nog te bepalen). Je werkt in een internationale omgeving, binnen een klein en dynamisch team. Het is een individuele functie, maar met veel interactie.
De werktijden (ma.-vrij.) zijn overdag, met twee shiften:
. Vroege shift: 08:00 - 16:30
. Late shift: 08:30/09:00 - 17:00
De lunchpauze duurt 30 minuten.
Het voorgestelde brutoloon ligt tussen 2600 en 2900 euro.
Voordelen: Maaltijdcheques - Ecocheques - Vakantiepremie