administratief medewerker facilitair beheer M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De Diensten leidend ambtenaar ondersteunen de leidend ambtenaar bij de uitvoering van zijn opdrachten. Hieronder ressorteren verschillende werkingen: - Kanselarij (secretariaat College) - Informatie- en applicatiebeheer - Data Protection Officer - Juridische dienst - Preventiedienst - Facilitair Beheer Daarnaast vallen ook Communicatie, ICT en Media en Stedelijk beleid onder de verantwoordelijkheid van de leidend ambtenaar. De kernopdrachten van Facilitair Beheer zijn: - De uitleendienst voor het Brusselse Nederlandstalige werkveld - Logistieke ondersteuning, technisch onderhoud en magazijnbeheer voor de totaliteit van de VGC.

Beschrijving van de functie

Je maakt deel uit van een klein, operationeel team Facilitair Beheer, dat instaat voor het beheer en de opvolging van diverse contracten voor alle locaties en diensten van de VGC. Je staat in voor de administratieve en inhoudelijke opvolging van facilitaire contracten en draagt bij aan een efficiënte en correcte werking van de dienst. Je werkt met verschillende interne systemen die ontwikkeld zijn voor de opvolging van meldingen, besluitvorming en financiële processen

• Je volgt aankoopdossiers en overheidsopdrachten op, in nauwe samenwerking met de coördinator Facilitair Beheer en de collega's van de aankoopdienst.
• Je bewaakt de uitvoering van contracten: je volgt prestaties en leveringen van leveranciers op en zorgt voor een correcte administratieve verwerking.
• Je ondersteunt de opmaak en opvolging van collegebesluiten binnen de dienst Facilitair Beheer i.s.m. de aankoopdienst.
• Je ondersteunt de voorbereiding van nieuwe aankoopprocedures in functie van raamovereenkomsten, contracten en overheidsopdrachten
• Je zorgt voor een correcte en volledige registratie van gegevens in dossiers van leveranciers en interne afnemers, zodat verdere verwerking en betaling vlot kan verlopen.
• Je volgt budgetten op en draagt bij aan budgetaanpassingen in samenwerking met de coördinator.
• Je bewaakt de juistheid van financiële gegevens in het boekhoudsysteem en ondersteunt collega's bij documentbeheer waar nodig.
• Je denkt actief mee na over het optimaliseren en stroomlijnen van werkprocessen en workflows.
• Je fungeert waar nodig als back-up voor collega's binnen de dienst Facilitair Beheer, bijvoorbeeld bij afwezigheden.

Bij de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC) kom je terecht in een dynamische en innovatieve overheidsorganisatie waar je zinvol werk kan leveren voor Brusselaars, met Brusselaars.

Bekijk het vacaturebericht voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacature

Jouw profiel

Je hebt een diploma van het secundair onderwijs of van een bacheloropleiding.

Belangrijke vaardigheden voor deze functie

• je bent klantgericht en communicatief
• je werkt nauwkeurig en georganiseerd
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en behoudt het overzicht
• je stelt je flexibel op en neemt initiatief binnen je takenpakket
• je werkt oplossingsgericht
• een troef: je hebt kennis en ervaring in aankopen en overheidsprocedures

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama