HR & financieel medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Als HR en financieel medewerker ben je binnen de onderzoekscluster het eerste aanspreekpunt voor personeelsaangelegenheden. Je bent ook verantwoordelijk voor de opvolging en verwerking van de administratieve en financiële verrichtingen. 

• Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor administratieve vragen. Je geeft informatie en advies over de procedures en regelgeving van de KU Leuven, gaat na welke mogelijkheden er zijn om een probleem op te lossen binnen die procedures, vraagt informatie op bij andere diensten en koppelt terug naar je interne of externe klanten. Je verwijst door naar de juiste personen of diensten. 
• Je staat in voor de administratieve opvolging van de personeelsdossiers (aanstellingen, verlengingen en herfinancieringen) en contacteert hierbij proactief de hiërarchisch verantwoordelijken indien nodig. Je volgt het digitaal personeelsklassement op. 
• Je ondersteunt bij de projectopvolging van onderzoeksdossiers en zorgt hierbij onder andere voor de periodieke opvolging en controle van de werkings- en personeelsbudgetten, alsook de ondersteuning in de tussentijdse en eindrapportering. Je formuleert voorstellen over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen. Je vervult een duidelijke signaalfunctie. 
• Je staat in voor de verwerking van alle financiële verrichtingen en zorgt voor het aanmaken van o.a. facturen voor interne en externe klanten. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturen. Je verwerkt beroepskosten zoals reiswijzers, kredietkaarten en kostenformulieren. 
• Je verzorgt het onthaal van nieuwe medewerkers en maakt hen wegwijs binnen het departement. 
• Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers, bezoekers, studenten en technici en verschaft hen de gevraagde informatie en ondersteuning. 
• Je ondersteunt het departement waar nodig bij de praktische en organisatorische realisatie van allerhande evenementen en initiatieven. Vanuit de praktijk doe je voorstellen ter verbetering van de werking en van de organisatie, en zet je mee nieuwe initiatieven en sensibiliserende acties op.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma met een sterke financiële en/of HR basis, en/of enkele jaren relevante werkervaring. Of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent financieel geaccrediteerd binnen KU Leuven of bent bereid de nodige opleidingen te volgen om deze accreditatie te behalen.
• In jouw functie zal je regelmatig met SAP, MS Office en SharePoint-toepassingen werken. Je vindt vlot je weg in deze programma's. Wanneer je nog niet met SAP en/of SharePoint kan werken, zorgen wij voor een passende opleiding. 
• Je integreert snel in een nieuwe werkomgeving en hebt een flexibele ingesteldheid. 
• Je bent klantgericht, discreet en werkt nauwkeurig. 
• Je werkt zeer zelfstandig en autonoom, maar werkt ook graag samen met anderen. 
• Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en het Engels. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

We beogen een voltijdse tewerkstelling met een contract van onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. 

Je komt terecht in een warm team waarin we veel belang hechten aan samenwerking, overleg, inspraak en collegialiteit. Ben je nieuw in de functie, dan zorgen we voor een passend opleidingstraject en helpen we jou 'on the job' jouw nieuwe takenpakket onder de knie te krijgen. We hopen je zo snel mogelijk te kunnen verwelkomen. 

In onze werkomgeving hechten we veel belang aan ruimte voor initiatief en engagement. We bieden kansen om opleidingen te volgen, en denken graag mee na over een haalbare combinatie werk-privé op jouw en onze maat. We ondersteunen een werkomgeving met zowel voldoende aanwezigheid op de campus, als mogelijkheden om van thuis uit te kunnen telewerken na je inwerkperiode. 

Aan KU Leuven geniet je extralegale voordelen, zoals een hospitalisatie- en groepsverzekering, een telewerkvergoeding, bijkomende verlofdagen, een fietsvergoeding (inclusief mogelijkheid tot bedrijfsfiets), en een volledige terugbetaling van alle woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer. 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama