Secrétaire de recherche (F/H/X) H/F/X

Beschrijving van de functie

• Pour l'Institut de la matière condensée et des nanosciences (IMCN), du Secteur des sciences et technologies (SST)
• Site principal : Louvain-la-Neuve
• Contrat à temps partiel (50%), pour une durée déterminée (contrat de remplacement)
• Entrée en fonction : dès que possible

Fonction

Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice administrative de l'institut. Dans le cadre du pôle Molecular Chemistry, Materials and Catalysis (MOST), la personne assurera le secrétariat de proximité pour les équipes de recherche localisées au bâtiment Lavoisier.

Cette fonction comprend notamment les activités suivantes :

• l'accueil téléphonique, la gestion du courrier, l'organisation d'événements/réunions (locaux, nationaux ou internationaux), l'organisation des défenses de doctorat ;
• la prise en charge de l'accueil des chercheures, chercheurs, visiteuses, visiteurs et stagiaires (internes et externes) ;
• le support administratif des académiques et des chercheures et chercheurs ;
• l'aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ;
• la contribution à la gestion de l'information : diffusion et affichage des avis, distribution du courrier ;
• le secrétariat de réunions ;
• la gestion des consommables : stock de fournitures de bureau, café, boissons. ;
• la gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et le traitement de premier niveau de menus problèmes (p.ex. panne de photocopieuse) ;
• la contribution à l'établissement de statistiques d'activité (p.ex. rapport annuel, informations pour DIAL) ;
• le support des académiques pour les achats, en interaction avec les gestionnaires logistiques et comptables ;
• le classement et l'archivage.

La personne intégrera l'équipe du secrétariat IMCN/MOST et, dans ce cadre mutualisé, certaines des activités sus-mentionnées le seront à titre principal, alors que d'autres seront partagées avec d'autres membres de l'équipe.

Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (graduat) en secrétariat de direction ou de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience équivalente.
• Bonne expérience et habileté démontrée en ce qui concerne l'utilisation d'outils bureautiques. Maîtrise des outils de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint), d'un logiciel standard de messagerie électronique.
• Connaissance ou disposition à se former en ce qui concerne les outils Web et de partage de fichiers en usage à l'UCLouvain et dans l'équipe de recherche, Sharepoint, TEAMS, Google Doc, etc .
• Bonnes capacités rédactionnelles en français.
• Connaissance pratique de l'anglais (min.B2).
• Sens de l'accueil, esprit d'équipe et facilité de contact.
• Esprit d'autonomie et d'initiative.
• Discrétion et fiabilité.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d'allocations familiales, allocation de fin d'année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l'enseignement ;
• L'opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts.) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

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