Gestionnaire administratif.ve H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Le Service d'Accompagnement à mission Socio Éducative (SAse) Autrement Dit asbl est un service d'Aide à la Jeunesse agréé par la Fédération Wallonie Bruxelles qui a pour mission d'accompagner des jeunes de 0 à 18 ans vivant des difficultés en famille, sous mandat du Service d'Aide à la Jeunesse (SAJ) et du Tribunal de la Jeunesse (TJ). Il s'agit d'un accompagnement de ces jeunes dans leur lieu de vie (en famille ou en autonomie).

Beschrijving van de functie

Mission

En collaboration avec la co-direction et dans le respect de la législation, sa mission consistera à

• soutenir l'équipe dans la gestion des tâches administratives et comptables liées aux activités du service. 
• tenir à jour les différents outils de gestion administrative, liés aux accompagnements éducatifs du service et à la comptabilité. I.elle applique et fait respecter les procédures administratives du service dans différents domaines.
• collaborer également avec les acteurs externes du service (comptable, secrétariat social, Tribunal de la Jeunesse, Service d'Aide à la Jeunesse, etc.).

Une mission secondaire consiste en l'alimentation d'articles sur le site internet du service en collaboration avec la direction, tenir à jour la page Facebook et tout autre support informatique.

Description des tâches

En collaboration étroite avec la co-direction du service, le.la gestionnaire administratif.ve devra effectuer les tâches suivantes :

Comptabilité

• Vous élaborez et suivez le budget/la trésorerie via différents outils en collaboration avec la direction administrative et financière
• Vous gérez les achats (fournitures du service) 
• Réception et traitement des différentes preuves d'achat
• Vous gérez les entrées, sorties et rentrées de la caisse principale, alimentez et contrôlez les caisses secondaires
• Vous encodez différents tableaux Excel liés au suivi financier
• Le cas échéant, vous proposez des pistes d'amélioration des processus internes au service
• Vous encodez des paiements via internet banking
• Vous prenez contact avec des fournisseurs externes pour l'entretien et la réparation d'équipements (gestion logistique et matérielle)

Administratif 

• Vous gérez et communiquez les encodages liés au service des ressources humaines (prestations, congés, absences, récupérations, etc.)
• Vous réalisez les notes de service en collaboration avec vos collègues
• Vous tenez à jour le calendrier et les échéances de l'asbl en collaboration avec les personnes concernées
• Vous gérez l'arrivée du courrier postal et électronique, traitez et communiquez les informations aux personnes concernées
• Réception et traitement des différents documents administratifs liés aux accompagnements
• Vous assurez la corrélation entre les informations internes liées aux accompagnements et les informations de l'Administration de l'Aide à la Jeunesse
• Gestion administrative des dossiers des personnes accompagnées (encodage des suivis, tenir à jour les registres, etc.) 
• Vous participez à la réalisation de statistiques en vue du rapport d'activité du service en collaboration avec la direction pédagogique
• Vous êtes responsable de fournitures de bureau (inventaire, commande, etc.)
• Vous êtes responsable des sauvegardes informatiques des dossiers électroniques du service

Public

• Accueil du public et gestion des appels téléphoniques sur la ligne fixe

Équipe

• Vous participez aux réunions organisationnelles du service (3 ou 4 par mois) et autres rencontres ponctuelles dont des rencontres inter-services 

Communication 

• Impression de cartes de visites et de brochures du service
• Tenir à jour le site internet et la page Facebook du service et éventuellement d'autres supports en lien avec nos projet 

Jouw profiel

Profil
 

Nous sommes à la recherche d'un profil qui rassemble les compétences et expériences suivantes :
 

• CESS ou Bachelier en gestion administrative ou en comptabilité, ou assimilé
• Avoir un bon esprit logico-mathématique, être assez analytique et créatif
• Connaissance des règles comptables et adaptation au logiciel comptable pour l'encodage de celui-ci
• Bonne maîtrise des outils informatiques, la connaissance en gestion de site internet et des réseaux sociaux est un plus
• Faire preuve de précision, d'ordre, de soin, de méthode
• Bonne gestion du temps et des priorités
• Excellente connaissance du français (oral et écrit)
• Bonne communication
• Contact facile pour l'accueil des bénéficiaires du service
• Adhésion aux valeurs de l'asbl et intérêt pour la gouvernance partagée
• Être respectueux, bienveillant, discret (secret professionnel et déontologie) 
• Ouverture d'esprit 
• La connaissance d'une autre langue peut être un atout
• Grande capacité à collaborer en équipe, mais aussi à travailler de manière autonome

Conditions d'accès

• CESS ou bachelier, à orientation gestion ou économat, soit un autre titre assimilé ou expérience équivalente ;
• Extrait de casier judiciaire modèle 2 vierge ;

Voordelen van de betrekking

Nous offrons

• Un contrat à durée indéterminée à 1/2 temps (19h00) avec un démarrage idéalement dans le courant du mois de juin ;
• Rémunération au barème (9 - 10 ou 1) de la Commission Paritaire 319.02 au regard de votre diplôme obtenu ;
• Une reconnaissance de l'ancienneté pour tout travail administratif antérieur est possible, limité à 2 ans dans le cas d'un bachelier ;
• Un cadre de travail dynamique, innovant, en co-construction et en intelligence collective ;
• Des formations continuées ;
• Flexibilité dans les horaires ;
• Intervention dans les déplacement domicile travail en vélo ou transport en commun 

Extra informatie

Procédure de sélection

• Envoyez votre CV par mail à info@autrement-dit.be pour le 17/05 au plus tard.
• Les candidat.es retenu.es recevront un questionnaire de présélection, sur base duquel i.elles seront invité.es à passer un entretien dans nos locaux. 

Le SAse Autrement Dit asbl promeut l'égalité des chances. Les qualités humaines sont déterminantes, et ce, indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.

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