Management Assistent (m/v/x) M/V/X

Beschrijving van de functie

Hou je van administratieve ondersteuning, structuur aanbrengen en overzicht bewaren?
Zorg jij ervoor dat planning, documenten en communicatie vlot verlopen? Ben je zeer polyvalent en gemotiveerd?

Dan is deze job als Management Assistant iets voor jou!

Als Management Assistant ben jij de administratieve spil van de dienst en zorg je ervoor dat alles gestructureerd, correct en vlot verloopt.

• Je verzorgt de administratieve ondersteuning: je stelt documenten op, controleert ze op kwaliteit en zorgt voor een correcte opvolging.
• Je beheert agenda's, vergaderingen en planning en zorgt dat alles praktisch goed georganiseerd is.
• Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt voor heldere communicatie.
• Je ondersteunt de dienst bij rapportering, dossierbeheer en informatie-opvolging.
• Je organiseert en coördineert praktische en logistieke aspecten (vergaderingen, dienstreizen, onthaal van nieuwe collega's).
• Je zorgt voor een gestructureerd beheer van gegevens en documenten, met oog voor kwaliteit, vertrouwelijkheid en discretie.

Dankzij jouw nauwkeurigheid, organisatievaardigheden en proactieve aanpak kan de dienst rekenen op een efficiënte en professionele ondersteuning.

Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.

Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of jouw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.

Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen).

Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.

Jouw profiel

• Je hebt een bachelordiploma in het domein van Office Management of Organisatie en Management. Er is geen ervaring vereist.

  OF

• Je hebt een bachelordiploma en je hebt minimum 1 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".

  OF

• Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs en je hebt minimum 2 jaar ervaring in het domein "administratieve ondersteuning".

Een volledige beschrijving van de deelnemingsvoorwaarden en het functieprofiel kan je terugvinden in de functiebeschrijving.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Je wordt aangeworven via een contract van bepaalde duur van minimum 12 maanden (met mogelijkheid tot verlenging mits positieve evaluatie) als Administratief deskundige (niveau B) met de bijhorende weddeschaal B1.

Loon

Minimum aanvangswedde: € 36.375,62 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).

Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

Als je terecht wil komen in een bruisende werkomgeving in hartje Brussel, omringd door groen en gezellige lunchadresjes, dan zit je goed bij de FOD Buitenlandse Zaken.

We bieden jou een boeiende job met impact op mens en maatschappij, met tal van voordelen:

• Goede balans tussen werk en privé
• glijdende werkuren in een 38-uren week.
• mogelijkheid tot telewerk
• 26 dagen verlof mogelijkheid tot 1 compensatiedag per maand (overuren)
• vrij tussen Kerst en Nieuwjaar
• kinderdagverblijf voor de opvang van je kind van 3 maanden tot 3 jaar
• gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

• Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden
• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

• Financiële voordelen
• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een laptop
• bedrijfsrestaurant tegen democratische prijzen
• Daarnaast zijn er nog enkele andere specifieke voordelen/activiteiten
• sinterklaasgeschenk voor kinderen tussen 0 en 13 jaar
• geboortegeschenk
• de mogelijkheid om gratis eerstelijnsadvies in te winnen bij een advocaat
• een financiële tegemoetkoming in opvang en stages tijdens krokus-, paas-, zomer- en herfstvakantie
• jaarlijkse teambuildingactiviteit
• toegang tot een sportzaal met fitnesstoestellen
• toegang tot een ontspanningsruimte met leeshoek, pingpongtafel en tafelvoetbal
• toegang tot een "zen ruimte" met 2 massagezetels.

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama