VERANTWOORDELIJKE GUEST OFFICE (m/v/x) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Film Fest Gent is het grootste internationaal filmfestival van België dat filmmakers en de collectieve beleving van cinema centraal stelt. Het festival biedt een platform aan zowel aanstormend als gevestigd talent en presenteert hun films aan een divers publiek van professionals en liefhebbers. Het festival presenteert elk jaar in oktober een uitdagend programma van films, talks, concerten en nog veel meer en haalt hiervoor meer dan 100.000 bezoeken. Het festival is ook internationaal toonaangevend door de focus op filmmuziek en de organisatie van de World Soundtrack Awards.

Beschrijving van de functie

Film Fest Gent biedt tijdens het festival een platform aan film- en filmmuziekgasten en professionals en is, voor de 53ste editie, op zoek naar een

VERANTWOORDELIJKE GUEST OFFICE (m/v/x)

Taken

• Tot de start van de medewerkers film en filmmuziek volg je, in overleg met de programmatoren, de uitnodigingen voor het (inter)nationaal talent op en maak je de praktische afspraken, rekening houdend met financiële en organisatorische haalbaarheid
• Je vervolledigt en stuurt het team gastendienst aan dat bestaat uit tijdelijke medewerkers, stagiairs en vrijwilligers
• Je volgt de gemaakte afspraken op met de externe partners (hotels, reisagent, restaurants, producenten...)
• Je maakt praktische afspraken met interne medewerkers (hospitality, sponsoring, productie, pers en communicatie, boekhouding...)
• Je documenteert alle afspraken en zorgt voor correcte input in de database
• Je coördineert en controleert de draaiboeken film en filmmuziek binnen de gastendienst en optimaliseert of springt bij waar nodig
• Je staat in voor de budgettaire opvolging van de gastendienst en rapporteert hierover aan de algemeen directeur

Jouw profiel

Profiel

We zoeken een discrete, goed georganiseerde professional die zorgt voor een warme en efficiënte gastendienst, zowel in de voorbereiding als tijdens het festival.

• Je hebt minstens 5 jaar relevante werkervaring
• Je hebt ervaring met het aansturen van een team
• Je bent administratief sterk en snel vertrouwd met nieuwe software
• Je communiceert helder en professioneel in het Nederlands, Engels én Frans
• Je presteert goed onder druk en speelt flexibel in op last-minute wijzigingen

Diverse teams zijn sterke teams. FFG ijvert voor gelijke kansen en diversiteit en selecteert op kennis, ervaring en motivatie ongeacht gender, afkomst en leeftijd.

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Aanbod

• Een verantwoordelijke functie binnen een internationaal filmfestival
• Een voltijdse overeenkomst van 6 juli tot 31 oktober 2026  
• Vergoeding volgens barema PC 304
• Terugbetaling van je woon-werkverplaatsingen met het openbaar vervoer

Extra informatie

Solliciteren

Wil je graag deel uitmaken van het FFG-team 2026?
Stuur dan uiterlijk 3 juni 2026 je cv en motivatie naar marijke@filmfestival.be met in het onderwerp ¿Vacature verantwoordelijke gastendienst¿.

Meer info

filmfestgent.be

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama