Onthaal- en administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Spreekt het je aan om de verantwoordelijkheid over de onthaalbalie van het examencentrum van de Examencommissie secundair onderwijs in handen te nemen? Hou je ervan om het eerste aanspreekpunt van je organisatie te zijn en ben je organisatorisch en administratief sterk? Dan ben jij misschien de nieuwe collega die wij zoeken!

Je werkt samen met de floormanager, toezichters, planners, applicatiebeheerders en je collega's aan de onthaalbalie.

Je houdt van contact met jonge mensen en afwisseling in je job. Je werkt graag samen met verschillende teams in het examencentrum en je bent flexibel qua werkuren (die kunnen variëren tussen 7.30 uur en 18.00 uur).

Jouw activiteiten als onthaalmedewerker:

* Je zorgt voor een vriendelijke ontvangst van de kandidaten en een vlotte start van de examens zodat elke kandidaat in optimale omstandigheden examens kan afleggen.
* Je controleert de identiteit van kandidaten en meldt hen aan op examens.
* Je beantwoordt vragen van de kandidaten aan de balie, via meldingen of aan de telefoon.
* Je bent aanwezig in Brussel van het startmoment en soms tot het afsluiten van de examendag.
* Je vangt problemen met kandidaten in het examencentrum op en raadpleegt de floormanager of teamleider.
* Je maakt afspraken met de floormanager, planners, applicatiebeheerders en teamleider.
* Je bespreekt de planning van de examendag met je collega's aan de onthaalbalie en geeft richtlijnen.
* Je meldt toezichters en examinatoren aan voor hun opdracht.
* Je maakt aanwezigheidslijsten voor examens.
* Je maakt documenten (aanstellingscontracten, dienstovereenkomsten, examendocumenten) klaar voor externe medewerkers en zorgt voor de verzending.
* Je maakt documenten (inschrijvingsbewijzen, rapporten, diploma's) klaar voor kandidaten en zorgt voor de verzending.
* Je werkt mee de procedures uit die gevolgd worden aan de balie.
* Je beheert mee de voorraad voor het examencentrum en plaatst bestellingen.
* Je controleert de examenruimtes en zorgt ervoor dat ze volledig in orde zijn.
* Je beheert de archieven van de Examencommissie en zoekt informatie over kandidaten en examenperiodes op.

Interesse? Klik dan snel op 'Solliciteer nu' en dien je kandidatuur in!

Jouw profiel

1) Je hebt een diploma secundair onderwijs

2) Je hebt minstens 3 maanden beroepservaring op vlak van onthaal en administratieve taken.

Beschik je niet over het vereiste diploma voor deze vacature?
Dan kan je deelnemen op basis van minstens 4 jaar relevante beroepservaring én een geldig niveaubewijs, dat je uiterlijk behaalt tegen de laatst mogelijke sollicitatiedatum. Praktische informatie vind je terug in het selectiereglement.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

* Je krijgt een contract van onbepaalde duur in de graad van medewerker.
* Je krijgt een salaris op basis van de vastgelegde salarisschaal NC111. Op salaris | Vlaanderen.be(opent in nieuw venster) kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie.
* Je ontvangt de volgende voordelen: maaltijdcheques, gratis openbaar vervoer voor je woon-werkverkeer, een breed aanbod van leasefietsen, hospitalisatieverzekering, een financiële tussenkomst voor kinderopvang tijdens alle schoolvakanties, ...
* Je bouwt als contractueel personeelslid binnen de Vlaamse overheid een aanvullend pensioen op. Deze bijdrage is 5% van je salaris. Daarbij wordt een step rate toegepast van 8% op het salaris boven 36.614 euro (100%, te indexeren).
* Je krijgt 35 dagen vakantie per jaar en bovendien ben je vrij tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama