ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING PROPERTY MANAGEMENT (M/V/X) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Over Vicinity

Bij Vicinity streven we een duidelijke en geëngageerde missie na: het ontwikkelen en beheren van betaalbare, duurzame en kwalitatieve huurwoningen. Via innovatieve residentiële projecten plaatsen we energieprestaties, digitalisering en diensten op maat van de behoeften van huurders centraal in onze aanpak, met als doel het dagelijks leven te vereenvoudigen en de levenskwaliteit te verbeteren.

Wij zijn ervan overtuigd dat sociale impact hand in hand gaat met economische prestaties, en integreren de principes van diversiteit, gelijkheid en inclusie volledig in onze bedrijfscultuur. Deze waarden vormen essentiële hefbomen om onze ambities te realiseren en een stimulerende en aangename werkomgeving te creëren.

Vicinity hanteert hoge ESG-normen (Environment, Social & Governance), officieel erkend door haar B CORP-certificering.

Onze investeringsstrategie is gebaseerd op drie fundamentele pijlers:
¿ Betaalbaarheid
¿ Energie-efficiëntie
¿ Mobiliteit

Met de steun van een geëngageerd en ervaren team verzekert Vicinity een rigoureus beheer van haar fonds en vastgoedactiva, wat leidt tot sterke en duurzame resultaten voor haar investeerders.

Vandaag beheert Vicinity een portefeuille van ongeveer 1.000 woningen, waarvan 350 reeds operationeel zijn en 650 in ontwikkeling, voornamelijk gelegen in Antwerpen, Brussel en Luik. Om ons Property Management team te versterken en bij te dragen aan onze groei, zijn we op zoek naar een Administratieve Ondersteuning Property Management.

Beschrijving van de functie

Jouw missie

Als Administratieve Ondersteuning Property Management bied je efficiënte commerciële en administratieve ondersteuning aan de vastgoedbeheeractiviteiten en ben je het eerste aanspreekpunt voor huurders en kandidaat-huurders. Het doel is om een kwalitatieve service- en ondersteuningservaring te garanderen voor (toekomstige) huurders.

Je werkt nauw samen met de leasingverantwoordelijke, evenals met de Property Management- en technische teams.

Jouw verantwoordelijkheden

🏠 Ondersteuning van de commerciële werking (verhuur)

¿ Opstellen van advertenties en bewerken van foto's;
¿ Eerste contact met kandidaat-huurders (beantwoorden van huuraanvragen);
¿ Uitvoeren van een eerste screening van kandidaturen (analyse van profielen);
¿ Plannen en coördineren van bezoeken in de agenda van de leasingverantwoordelijke;
¿ Verzenden en opvolgen van kandidaatsdossiers (volledigheid controleren);
¿ Voorbereiden en coördineren van de ondertekening van huurcontracten en opstellen van contracten/addenda in samenwerking met de leasingverantwoordelijke;
¿ Opvolgen van huurwaarborgen en registratie van huurovereenkomsten;
¿ Invoeren en updaten van gegevens in onze systemen (YouRent / Odoo);
¿ Opvolgen van huurhernieuwingen en rapportering aan de commerciële afdeling.

📞 Ondersteuning van het dagelijks vastgoedbeheer

¿ Eerstelijnsondersteuning via telefoon, e-mail, tickets en verzoeken via het beheersplatform bij problemen van huurders;
¿ Eerste aanspreekpunt voor administratieve of technische vragen vóór doorverwijzing naar het relevante team;
¿ Samenwerking met het Property Management team bij de opvolging van problemen in de gebouwen.

🗂¿ Documentbeheer & administratieve ondersteuning

¿ Up-to-date houden van huurdatabase (juridische documenten, contracten, attesten, enz.);
¿ Digitale archivering en klassering om een correcte database te waarborgen;
¿ Voorbereiden van rapporten ter ondersteuning van het team en de Head of Property Management;
¿ Administratieve opvolging van het verkoopproces (structureren van informatie, ondersteuning van interne communicatie);
¿ Versturen van standaardbrieven (naar huurders, leveranciers, enz.), controle van RSZ/btw van leveranciers, beheer van bestelbonnen;
¿ Opvolgen van huurdersonderzoeken (tevredenheidsenquêtes).

🧾 Ondersteuning bij het beheer van diensten

¿ Updaten van interne en externe platformen om huurders die gebruik maken van partnerdiensten op te volgen en een correcte facturatie te garanderen;
¿ Aanspreekpunt voor serviceproviders voor vragen, opvolging en probleemoplossing.

🔄 Back-up van het team

¿ Tijdelijke ondersteuning van collega's bij afwezigheid (leasing, property manager, permanentie...) om de best mogelijke ervaring te garanderen voor huurders en kandidaat-huurders.

Jouw profiel

Jouw profiel

¿ Ervaring & opleiding

¿ Opleiding of ervaring in administratie, vastgoed of gelijkwaardig;
¿ Een eerste ervaring in customer service of administratieve ondersteuning is een plus.

💼 Professionele & technische vaardigheden

¿ Sterke organisatorische vaardigheden, nauwkeurigheid, prioriteitenbeheer en oog voor detail;
¿ Sterke schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden;
¿ Goede kennis van office tools (Word, Excel, PowerPoint) en idealiter vastgoedsoftware.

🤝 Interpersoonlijke vaardigheden

¿ Proactieve ingesteldheid en teamspirit;
¿ Leergierigheid, polyvalentie en openheid - KMO-mindset;
¿ Sterke klantgerichtheid en vermogen om delicate situaties diplomatisch aan te pakken.

🌍 Talen

¿ Nederlands - uitstekende schriftelijke en mondelinge kennis;
¿ Frans - uitstekende schriftelijke en mondelinge kennis;
¿ Engels - goede schriftelijke en mondelinge kennis.

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Verloning & voordelen

Bij Vicinity wordt de verloning bepaald binnen een transparant, eerlijk en marktconform loonbeleid. Hierbij wordt rekening gehouden met verschillende criteria, waaronder relevante ervaring, verantwoordelijkheidsniveau, autonomie en bijdrage binnen de functie.

Naast het brutoloon kunnen volgende voordelen worden aangeboden:
¿ Laptop;
¿ Telefoon en professioneel abonnement;
¿ Maaltijdcheques;
¿ Verzekeringen;
¿ Ecocheques;
¿ Terugbetaling van transportkosten;
¿ Andere functiegerelateerde voordelen.

Extra informatie

Waarom werken bij Vicinity?

🌟 Samenwerken met ervaren en ondersteunende collega's in een aangename werksfeer.
🏢 Bijdragen aan de ontwikkeling van een duurzame en kwalitatieve vastgoedportefeuille in België.
🚀 Deel uitmaken van de groei en structurering van een snelgroeiend bedrijf.
💡 Meewerken aan concrete projecten die de huurderservaring verbeteren en innovatie stimuleren.

Hoe solliciteren?

📧 Stuur je CV en motivatiebrief naar elise.vanderclausen@vicinity.be en job@vicinity.be
🔎 Vermeld ¿Administratieve Ondersteuning PM - [Naam Voornaam]¿ in het onderwerp van je e-mail.
🛡 Alle kandidaturen worden vertrouwelijk behandeld.

Onze inzet voor Justitie, Gelijkheid, Diversiteit & Inclusie

🌍 Bij Vicinity geloven we sterk dat diversiteit een rijkdom is. Wij moedigen sollicitaties aan van alle personen, ongeacht geslacht, genderidentiteit, seksuele oriëntatie, etnische of sociale afkomst, leeftijd, handicap, religie of overtuiging. Ons rekruteringsproces is ontworpen om eerlijk, respectvol en inclusief te zijn, zodat iedereen zijn/haar plaats kan vinden en zich kan ontplooien in onze werkomgeving. Indien je nood hebt aan specifieke aanpassingen tijdens het selectieproces, laat het ons gerust weten.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama