Onthaalmedewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor medewerkers, studenten en bezoekers en ondersteunt de vlotte werking van zowel het gebouwbeheer als de departementale werking.

Concreet betekent dit dat je lid bent van het team dat binnen het departement Biologie verantwoordelijk is voor:

(1) de administratieve ondersteuning van het departement. Je ondersteunt de organisatie van departementale evenementen en recurrente vergaderingen: reservaties, uitnodigingen, inschrijvingen, catering en materiaal.

• Je ondersteunt de organisatie van departementale evenementen en recurrente vergaderingen: reservaties, uitnodigingen, inschrijvingen, catering en materiaal.
• Je beheert de departementale voorraden, zoals kantoormateriaal en de kleine kantoorinrichtingen.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor administratieve hulp (zoals kopies van examens of cursussen, verkoop van cursusmateriaal), met uitzondering van HR- en financiële administratie van onderzoeksgroepen.
• Je treedt op als tussenpersoon bij technische en logistieke vragen.
• Je bent verantwoordelijk voor lokalenreservering, reprografie en scanwerk.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe personen en nieuwe personeelsleden voor praktische aangelegenheden.
• Je informeert over en volgt (internationale) zendingen op.
• Je ondersteunt de departementaal beheerder en PR-werkgroep bij interne en externe communicatie, en beheert de website en sociale mediakanalen van het departement.
• Je helpt bij de organisatie van meerdaagse excursies

(2) de ondersteuning van het gebouwbeheer van het Leuven BioScience Centre:

• Je bent het eerste aanspreekpunt aan het onthaal voor medewerkers, studenten en bezoekers, en bent verantwoordelijk voor het bezorgen van parkeercodes.
• Je beheert en volgt lokalenreservaties op voor alle ruimtes in eigen beheer.
• Je ondersteunt de gebouwbeheerder bij technische meldingen, kleine defecten en verbouwingsdossiers.
• Je helpt bij toegangscontrole en sleutelbeheer.
• Je verzorgt de gebouwspecifieke onboarding van nieuwe medewerkers.
• Je bent verantwoordelijk voor de postverdeling.
• Je ziet toe op het correct gebruik van sociale ruimtes, vergaderzalen en andere gemeenschappelijke ruimtes.
• Je plaatst en volgt gebouwspecifieke bestellingen op en beheert de voorraden.
• Je biedt administratieve ondersteuning bij het financiële beheer van het gebouw.
• Je bent het aanspreekpunt voor lockers.
• Je beheert en volgt de informatieschermen in het gebouw op.
• Je volgt medewerkers die uit dienst zullen gaan proactief op.
• Je ondersteunt de organisatie van gebouwgebonden evenementen en activiteiten.
• Je bent lid van de Eerste Interventieploeg (EIP) van het gebouw.
• Je helpt bij het onderhoud en de uitwerking van het intranet van het gebouw.

Jouw profiel

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je bent communicatief, klantgericht en houdt van afwisseling.
• Je werkt nauwkeurig, efficient en hebt een sterk organisatorisch talent.
• Je bent proactief en denkt graag mee over verbeteringen.
• Je hebt een hands-on mentaliteit, je kan zelfstandig werken, maar je bent ook graag deel van een team.
• Je beschikt over goede kennis van de gangbare softwarepakketten (MS Office).
• Kennis van SAP is een pluspunt. Je bent bereid zijn tot het volgen van het SAP accreditatietraject.
• Je kan met de nodige discretie werken.
• Je bent tweetalig (Nederlands en Engels), kennis van het Frans is een pluspunt.
• Je hebt een loyale werkattitude: je bent flexibel in functie van de dienst, nauwgezet, betrokken en neemt verantwoordelijkheid.
• Je bent bereid tot bijscholing, oa Plone (WMS), SAP, Centoview... 

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling van maximaal 80% van bepaalde duur (één jaar), met uitzicht op verlenging bij goede evaluatie. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, een groepsverzekering, aantrekkelijke verlofregeling en nog veel meer.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama