Office Manager M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Bc architecte is een architectenbureau waarvan het team groeit en we zijn op zoek naar een nieuwe medewerker om ons te ondersteunen op de volgende gebieden:

Beschrijving van de functie

Algemene taken:

•  Administratief beheer:
  Ontvangst van klanten, partners en bezoekers.
  Behandeling van telefoongesprekken en inkomende en uitgaande post.
  Opstellen van administratieve documenten, notulen van vergaderingen en follow-uprapporten.
• Personeelsbeheer:
  Beheer van planningen en verlof. (voor werknemers)
  Bijhouden van aanwezigheids- en afwezigheidslijsten. (voor werknemers)
  Organiseren van wervingsprocedures, beheren van sollicitaties en sollicitatiegesprekken.
•  Financieel en boekhoudkundig beheer:
  Bijhouden van klant- en leveranciersfacturen, beheren van betalingen.
  Opstellen van de nodige documenten voor fiscale en sociale aangiften.
  Het bijhouden van het kantoorbudget en financiële rapportage.
•  Leveranciers- en inkoopbeheer:
  Onderhandelen met leveranciers van diverse materialen en diensten (kantoorbenodigdheden, software, enz.).
  Zorgen voor de levering van de middelen die nodig zijn voor de goede werking van het kantoor.
• Communicatie en projectbeheer:
  Deelnemen aan de voorbereiding van presentatiedossiers van projecten voor klanten.
  Beheer van de logistieke aspecten van evenementen of vergaderingen.

 

 

Jouw profiel

Profiel :

• Aanzienlijke ervaring als Office Manager of in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een architectenbureau of in de bouwsector.
• Vaardigheden op het gebied van administratief beheer, tijd- en prioriteitenbeheer.
• Beheersing van kantoortoepassingen (Office-pakket, Excel, (Odoo is een pluspunt)).
• Goede kennis van boekhouding en financieel beheer (facturering, budgetbewaking).
• Uitstekende organisatorische en relationele vaardigheden, oog voor detail, zelfstandigheid.
• NL/FR, goede beheersing van het Engels is een pluspunt.
• Nauwkeurigheid, discretie en het vermogen om te werken in een voortdurend veranderende omgeving.

 

 

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Extra informatie

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama