Administratief secretaris M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Het OCMW van Elsene speelt een centrale rol in het sociaal beleid van de Gemeente en staat ten dienste van mensen in armoede. Het Centrum is gevestigd in een dynamische wijk, vlakbij het Flageyplein en de vijvers van Elsene. De intussen bijna 800 medewerkers voeren er een betekenisvolle job uit in een gemoedelijke, flexibele werkomgeving. Zo dragen ze de waarden integriteit, enthousiasme en professionaliteit uit.

Beschrijving van de functie

De Algemene Sociale Dienst van het OCMW van Elsene ondersteunt inwoners die met financiële, sociale of medische problemen kampen. De Dienst biedt administratieve hulp, psychosociale ondersteuning en vergemakkelijkt de toegang tot essentiële diensten.

Om de goede werking van deze dienst te waarborgen, is een administratief secretaris/secretaresse nodig. Deze sleutelpositie omvat uiteenlopende opdrachten: administratief beheer, organisatie van het werk van de maatschappelijk assistenten en opvolging van de dossiers van meer dan 50 maatschappelijk werkers. Je maakt deel uit van een team dat bestaat uit een manager en twee collega's. Je functie bestaat uit het bieden van efficiënte ondersteuning door ervoor te zorgen dat de administratieve processen soepel en nauwkeurig verlopen.

VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN

Je opdrachten zijn gevarieerd en stimulerend:

Administratief beheer en secretariaatswerkzaamheden:

• Het secretariaat waarnemen van de manager van de sociale dienst.
• Diverse brieven en administratieve documenten opstellen en opvolgen.  
• De dossiers klasseren en organiseren voor een optimaal beheer.

Coördinatie en opvolging van vergaderingen:

• De vergaderingen van het Bijzonder Comité van de Sociale Dienst voorbereiden en beheren (agenda, uitnodigingen, besluiten, notulen).
• De hoorzittingen van de begunstigden bijwonen en de rapporten ervan opstellen.

Ondersteuning voor teams en opvolging van de sociale dossiers:

• Enquêtes uitvoeren onder de onderhoudsplichtigen en deze enquêtes opvolgen.
•  De dossiers verdelen onder de teamleiders voor een efficiënte behandeling ervan.  
• De planning van de activiteiten opstellen en updaten.

Samenwerking en logistiek:

• Binnen een synergie samenwerken met de andere diensten aan specifieke dossiers, bijvoorbeeld met betrekking tot de 
• toekenning van energiesteun of het beheer van diverse subsidies.
• Materiaalbestellingen beheren.
• Zorgen voor de continuïteit van de administratieve pool bij afwezigheid van collega's.

Jouw profiel

FUNCTIESPECIFIEKE GEDRAGSVAARDIGHEDEN

Je werk structureren: Je organiseert je taken stelselmatig en stelt duidelijke prioriteiten om je doelen efficiënt te bereiken.

 Je aanpassen: Je stemt je werkwijze af op de context en de mensen met wie je spreekt, zodat je onder alle omstandigheden performant blijft werken.

Resultaatgericht werken: Je toont vastberadenheid en energie om je doelen te bereiken en zorgt ervoor dat je kwaliteitswerk levert.   

Op een integere en professionele manier handelen: Je respecteert de principes van de openbare dienst en past strikt de goede professionele praktijken toe.

FUNCTIESPECIFIEKE TECHNISCHE VAARDIGHEDEN

Uitstekende schrijfvaardigheden: Je schrijft met gemak en precisie, en je spelling is onberispelijk.

Duidelijke en efficiënte communicatie: Je drukt je vlot uit, zowel schriftelijk als mondeling, waardoor je informatie optimaal kunt overbrengen.

Vaardigheid in het gebruik van kantoorsoftware: Je bent bedreven in het gebruik van de Office-suite voor het beheren en organiseren van je dagelijkse taken; een goede beheersing van Excel is vereist.

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

• Je bent houder van een Belgisch bachelor-diploma of beschikt over een gelijkwaardigheidsbesluit dat het buitenlandse studiediploma gelijkstelt met het vereiste diploma.
• Je hebt minimaal één jaar ervaring in het administratieve werkveld;

TROEF

• U heeft professionele ervaring bij een OCMW;  U heeft ervaring in de sociale sector;
• Je beheerst de andere gewesttaal en hebt een getuigschrift van Selor of bent bereid dat te behalen (art. 9§ 2).

Boven 20 kandidaten worden de troeven beschouwd als deelnamevoorwaarden, deze worden in de aankondiging gerangschikt in volgorde van prioriteit.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een contract voor onbepaalde duur ;
• Een startsalaris (zonder anciënniteit) van € 2.962,92 (bruto maandsalaris, schaal B);  Maaltijdcheques met een nominale waarde van € 8;
• Automatische erkenning van anciënniteit in de publieke sector en nuttige anciënniteit in de privésector of als zelfstandige;
• De mogelijkheid om een tweetaligheidspremie te genieten (onder voorbehoud van het verkrijgen van het Selor-attest art. 9§2); Opbouw van een aanvullend pensioen (2e pijler);
• Minstens 31 verlofdagen per jaar;
• Voorkeurtarieven in alle Iris Ziekenhuizen Zuid;
• Tussenkomst van de werkgever in de vervoerkosten (gratis openbaar vervoer en voetgangers- en fietsvergoeding van € 0,36 per km).

Extra informatie

INTERESSE ? DE KANDIDATUREN WORDEN GESLOTEN OP 31/01/2026

https://jobs.cpasixelles.brussels/nl/vacature/121913/une-secretaire-administratifve-f-m-x--cdi--temps-plein/

Het schriftelijk examen vindt plaats in de week van 6/02/2026. Het sollicitatiegesprek vindt plaats in de week van  12/02/2026.

Onvolledige of laattijdige kandidaturen worden niet in acht genomen.

Als je een beperking, leerproblemen of ziekte hebt en je wenst enkele redelijke aanpassingen te genieten in het kader van de selectieprocedure, gelieve dat dan in je sollicitatiebrief te vermelden. Wij zullen je zo goed mogelijk ontvangen.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama