Management Assistant (M/V/X) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

SSP (Select Service Partners) is actief in 37 landen en baat meer dan 600 horecaconcepten uit in luchthavens, treinstations en andere drukbezochte locaties.
Sinds onze vestiging in België in 2002 beheren we succesvolle merken zoals Panos, Starbucks, Pret à Manger, Pokawa, en vele anderen.

Onze missie: reizigers en bezoekers het mooiste moment van hun dag bezorgen met smaakvolle producten, snelle service en een warme glimlach.

Beschrijving van de functie

Wij zijn op zoek naar een Management Assistant om ons team op het hoofdkantoor in Brussel-Zuid te versterken.
Als management assistent ben je breed inzetbaar en  speel je een sleutelrol in de administratieve, operationele en financiële ondersteuning van de site.

Operationele en financiële administratie

• Toezicht houden op de correcte werking van de Glory-koffers: controles, deblokkeringen en geldstromen beheren.
• De aanvoer van geld coördineren met de geldtransporteurs.
• De kassakaarten beheren.
• De facturatie opvolgen: controleren, invoeren, verzenden, betalingen opvolgen en herinneringen versturen.
• Onkostennota's verwerken, klasseren en opvolgen.
• Facturen opstellen of aanvragen wanneer nodig.
• Sporadisch kassacontroles uitvoeren, onder supervisie.

Organisatie & administratieve ondersteuning

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren: documenten, zaalreservaties, notuleren en actiepunten opvolgen.
• Vertrouwelijke e-mails, telefonische oproepen en post op een discrete en prioritaire manier beheren.
• Zakelijke reizen organiseren.
• Toegangen beheren: luchthavenbadges, toegangsbadges, parkeerkaarten.
• Administratieve en financiële opvolging van vouchers.
• De creatie van ondersteunend materiaal voor lokale commerciële acties coördineren.
• Bestellingen van klein materiaal beheren.
• Onderhoudscontracten opvolgen in samenwerking met het hoofdkantoor.
• Instaan voor het afficheren van verplichte communicatie op de site.
• Algemene administratieve ondersteuning bieden: opvolgen van verplichte opleidingen, dataverzameling, enz.
• Specifieke taken uitvoeren die verbonden zijn aan de werking van de site.

Jouw profiel

• Je bent tweetalig Frans/Nederlands; kennis van het Engels is een troef.
• Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Je beheerst Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
• Een relevante opleiding of ervaring in administratie is een pluspunt.
• Je bent georganiseerd, autonoom, proactief en oplossingsgericht.
• Je werkt vanuit ons kantoor in Brussel-Zuid, makkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer.

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

• Een functie binnen een internationaal beursgenoteerd bedrijf met een warme en familiale cultuur.
• Een gevarieerde en stimulerende job met ruimte voor initiatief.
• Mogelijkheden voor persoonlijke groei en ontwikkeling.
• Extra-legale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, enz.
• Competitief salaris (vanaf €2600)
• Standaarduren: 8u-16u 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama