ADMINISTRATIEF EN LOGISTIEK MEDEWERKER (M/V/X) VOOR DE DIENST ANIMATIES - ECONOMIE M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De gemeente Oudergem is op zoek naar een medewerker (M/V/X) niveau C in het kader van een voltijds vervangingscontract (moederschapsverlof) om het team van de dienst Animaties - Economie te versterken.
Wil je bijdragen aan het welzijn van de burgers door administratieve en organisatorische ondersteuning te bieden bij de uitvoering van de gemeentelijke opdrachten op het vlak van animaties en economische ontwikkeling?

Sporadisch beschikbaar zijn 's avonds en/of in het weekend tijdens evenementen (uren kunnen worden gerecupereerd)

WIE ZIJN WIJ?
De gemeente Oudergem is het bestuursniveau dat het dichtst bij de Oudergemse burger staat. Ze organiseert de dienstverlening aan de bevolking, het openbaar net, stedenbouw, begraafplaatsen, erediensten... Ze creëert en stelt infrastructuur ter beschikking voor de inwoners (scholen, crèches, sport- en cultuurcentra), regelt belastingen, onderhoudt en renoveert de openbare ruimte, organiseert sociale hulp, onderwijs en kinderopvang, ruimtelijke ordening en vastgoed, mobiliteit, cultuur, enz.
 

Beschrijving van de functie

FUNCTIEOMSCHRIJVING

• Gemeentelijke animaties en evenementen 
• Meewerken aan de organisatie van patriottische plechtigheden, gemeentelijke feesten, kermissen en andere openbare evenementen.
• De administratieve aspecten van evenementen voorbereiden: verslagen, nota's, brieven, uitnodigingen, telefoongesprekken en e-mails.
• Instaan voor de logistiek van evenementen: reservatie van zalen, bestellingen van dranken, broodschotels, bloemen, materiaal en coördinatie met de betrokken gemeentelijke diensten.
• Contact opnemen met verenigingen, partners, leveranciers en dienstverleners die betrokken zijn bij de organisatie van evenementen.
• Aanwezig zijn tijdens evenementen om administratieve en logistieke ondersteuning te bieden bij de coördinatie.

¿ Economie, handel en administratieve politie

• Dossiers behandelen met betrekking tot publiek toegankelijke inrichtingen, in het bijzonder horecazaken.
• Administratieve dossiers behandelen met betrekking tot de wekelijkse rustdag, late openingsuren en uitzonderlijke openingen, toeristische logies, kansspelvergunningen, ambulante handel, verplichte verzekeringsattesten, enz.
• Instaan voor de opvolging van administratieve politiebesluiten betreffende nachtwinkels en andere vergunningsplichtige inrichtingen (tijdelijke terrassen, uitstallingen van fruit en groenten, enz.).
• Handelaars en projectdragers informeren en begeleiden bij de administratieve stappen die nodig zijn bij de opening of het beheer van een handelszaak.
• De databank van handelaars ontwikkelen, bijwerken en beheren.
• Organisatie van de Dag van de Klant.

¿ Administratie, redactie en dossieropvolging

• Het publiek onthalen en informatie verstrekken aan het loket, telefonisch, per brief of per e-mail.
• Inkomende en uitgaande post ontvangen, registreren, klasseren en archiveren.
• Verslagen voor het College, ontwerpbesluiten en administratieve nota's opstellen.
• Bestelbonnen voorbereiden en opvolgen.
• De documentatie van de dienst beheren en de administratieve dossiers up-to-date houden.

¿ Logistieke ondersteuning en transversale opdrachten

• De opvolging verzekeren van occasioneel personeel tijdens recepties (registratie van gepresteerde uren, doorgeven van informatie aan de dienst loonadministratie).
• Meewerken aan het beheer van het gemeentelijk materiaal dat ter beschikking wordt gesteld bij evenementen.
• Samenwerken met andere gemeentelijke diensten voor het goede verloop van de activiteiten.

Jouw profiel

¿    In het bezit zijn van een getuigschrift van Hoger Secundair Onderwijs (HSO /ASO) of een gelijkwaardig erkend diploma of getuigschrift.
¿    Sporadisch beschikbaar zijn 's avonds en/of in het weekend tijdens evenementen (uren kunnen worden gerecupereerd).
¿    Minstens 3 jaar ervaring hebben in een administratieve en logistieke functie.
¿    Beschikbaar zijn voor een indiensttreding in juni.
¿    Georganiseerd en nauwkeurig werken.
¿    Vlot kunnen werken met informatica-tools (Outlook, Office-pakket).
¿    Beschikken over een duidelijke mondelinge en schriftelijke communicatie, in het Frans of in het Nederlands. Basiskennis van de tweede landstaal, zowel mondeling als schriftelijk, is een troef.
¿    Autonoom en vindingrijk zijn.
¿    In een multitaskingomgeving prioriteiten kunnen stellen in het dagelijkse werk en in staat zijn om dringende of complexe situaties op te lossen door oplossingen voor te stellen.
¿    Beschikken over een goed gevoel voor contact en dienstverlening.
 

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

ONS AANBOD

• Een voltijds vervangingscontract voor meerdere maanden (moederschapsverlof)
• Een salaris conform de barema's van de openbare sector C, evenals vakantiegeld en een eindejaarspremie. De relevante anciënniteit wordt volledig meegenomen.
• Maaltijdcheques (8€/dag).
• Ziekenhuisverzekering.
• Aanvullend pensioen. 
• Een gratis abonnement voor de MIVB en een bijdrage in de kosten van abonnementen voor ander openbaar vervoer en/of fiets-/voetgangersvergoedingen.
• Een aantrekkelijk vakantiebeleid.
• Een goede balans tussen werk en privéleven.
   

Extra informatie

HOE SOLLICITEREN?

Gelieve uw cv, motivatiebrief EN diploma ten laatste op 31 maart 2026 te bezorgen op het volgende adres: jobs@auderghem.brussels.
Schriftelijke proef op 7/04 en mondelinge proef op 22/04

Deze date kunnen wijzigen om organisatorische redenen.

Het personeelsbeleid van de gemeente Oudergem is gebaseerd op diversiteit en gelijke kansen. Wij werven kandidaten aan op basis van hun vaardigheden, ongeacht hun leeftijd, gender, seksuele geaardheid, afkomst, nationaliteit, overtuiging of handicap.

Heb je een handicap en wil je in aanmerking komen voor redelijke aanpassingen als onderdeel van de selectieprocedure? Neem dan contact op met het rekruteringsteam (jobs@auderghem.brussels). Zij zullen samen met jou de selectietests en gespreksvoorwaarden aanpassen. 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama