Coördinator/trice Operaties & Back-Office M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Sinds 1985 is Depot Design een vertrouwde naam in de verkoop van premium designmeubelen in België. Onze showroom van 2.000 m² in het iconische Tour & Taxis-gebied in Brussel toont topdesignmerken, waarbij klanten uitzonderlijke kwaliteit tegen concurrerende prijzen krijgen. Bekend om onze sterke reputatie en klantgerichte aanpak, is Depot Design een leider in de Belgische meubelmarkt. Sluit je aan bij een team waar jouw verkoopvaardigheden en energie direct bijdragen aan het succes van het bedrijf.

Beschrijving van de functie

# Vacature ¿ Coördinator/trice Operaties & Back-Office

U beheert de operationele back-office van Depot Design en zorgt ervoor dat administratieve taken, betalingen, logistiek en coördinatie nauwkeurig en op tijd verlopen. U werkt over meerdere domeinen heen en beheert uw eigen prioriteiten ¿ niemand zal u micromanagen.

---

## Verantwoordelijkheden

### Kerntaken

**Administratie & Betalingen**
Leveranciersfacturen encoderen, proforma-betalingen voorbereiden en uitvoeren, en betalingsregisters nauwkeurig bijhouden. Ervoor zorgen dat alle facturen tijdig verwerkt zijn voor de maandelijkse afsluiting.

**Logistiek & Verzending**
Binnenlandse en internationale leveringen coördineren. Ervoor zorgen dat zendingen geboekt, opgevolgd en tijdig aan klanten gecommuniceerd worden.

**Beheer van de operationele inbox**
De gedeelde operationele inbox beheren ¿ inkomende berichten van leveranciers, vervoerders en klanten triëren, beantwoorden en doorsturen zonder dat iets tussen de mazen valt.

**Kantoor & Dienstverleners**
Post beheren, coördineren met dienstverleners, en praktische coördinatiebehoeften op locatie opvolgen.

**Planning van het magazijnteam**
De planning en dekking voor het magazijn- en leveringsteam ondersteunen. Verlof coördineren en continuïteit garanderen bij afwezigheid van teamleden.

---

### Secundaire taken

**Coördinatie van online bestellingen**
De verwerking en opvolging van online bestellingen ondersteunen in samenwerking met het e-commerce team.

**Showroom-ondersteuning**
Operationele ondersteuning bieden aan de showroom wanneer nodig ¿ praktische aanwezigheid en coördinatie ter plaatse.

**Ondersteuning van de directie**
De directie ondersteunen bij geselecteerde operationele opvolging, administratieve dossiers en coördinatietaken wanneer nodig.

---

## Uw profiel

**Vereist**
- Vloeiend Frans (actieve dagelijkse werktaal)
- Bedreven in Google Sheets ¿ dagelijks gebruik, niet occasioneel
- Comfortabel met het leren en werken met meerdere IT-systemen en online tools
- Zeer georganiseerd, betrouwbaar en nauwkeurig ¿ financiële deadlines en betalingsreferenties laten geen marge voor fouten
- In staat om een brede, gevarieerde werklast zelfstandig te beheren ¿ u stelt uw eigen prioriteiten en volgt op zonder aangespoord te worden
- Discreet met gevoelige financiële informatie ¿ u heeft toegang tot bankrekeningen en leveranciersbetalingen

**Een troef**
- Kennis van het Nederlands (groot voordeel in de Brusselse omgeving)
- Kennis van het Engels (nuttig voor interne coördinatie)
- Eerdere ervaring met een ERP of back-office beheersysteem
- Ervaring met boekhoudsoftware (Exact Online of gelijkaardig)
- Ervaring met Shopify of e-commerce orderverwerking
- Ervaring met HR-planning of gelijkaardig
- Achtergrond in retail, logistiek of premiumgoederen

---

## Wat wij bieden

- Een centrale en vertrouwde rol met brede blootstelling aan de dagelijkse bedrijfsvoering
- Arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur met sterke intentie tot omzetting naar onbepaalde duur
- Deeltijds (3 dagen/week), aanwezig op onze showroom in Brussel (Tour & Taxis)
- Maaltijdcheques + ecocheques
- Een hands-on functie met echte verantwoordelijkheid
- Een hecht team in een premium designomgeving
- PC 201 (Paritair Comité voor bedienden)

---

**Opmerking:** Deze functie vereist fysieke aanwezigheid in Brussel. De job omvat coördinatie in de showroom, logistieke opvolging, postbeheer en opvolging van dienstverleners ¿ telewerk is niet mogelijk.

---

*Depot Design applique une politique d'égalité des chances. / Depot Design voert een gelijke kansenbeleid.*
 

Jouw profiel

## Uw profiel

**Vereist**
- Vloeiend Frans (actieve dagelijkse werktaal)
- Bedreven in Google Sheets ¿ dagelijks gebruik, niet occasioneel
- Comfortabel met het leren en werken met meerdere IT-systemen en online tools
- Zeer georganiseerd, betrouwbaar en nauwkeurig ¿ financiële deadlines en betalingsreferenties laten geen marge voor fouten
- In staat om een brede, gevarieerde werklast zelfstandig te beheren ¿ u stelt uw eigen prioriteiten en volgt op zonder aangespoord te worden
- Discreet met gevoelige financiële informatie ¿ u heeft toegang tot bankrekeningen en leveranciersbetalingen

**Een troef**
- Kennis van het Nederlands (groot voordeel in de Brusselse omgeving)
- Kennis van het Engels (nuttig voor interne coördinatie)
- Eerdere ervaring met een ERP of back-office beheersysteem
- Ervaring met boekhoudsoftware (Exact Online of gelijkaardig)
- Ervaring met Shopify of e-commerce orderverwerking
- Ervaring met HR-planning of gelijkaardig
- Achtergrond in retail, logistiek of premiumgoederen

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

## Wat wij bieden

- Een centrale en vertrouwde rol met brede blootstelling aan de dagelijkse bedrijfsvoering
- Arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur met sterke intentie tot omzetting naar onbepaalde duur
- Deeltijds (3 dagen/week), aanwezig op onze showroom in Brussel (Tour & Taxis)
- Maaltijdcheques + ecocheques
- Een hands-on functie met echte verantwoordelijkheid
- Een hecht team in een premium designomgeving
- PC 201 (Paritair Comité voor bedienden)
 

Extra informatie

Disponibilité souhaitée : dès que possible.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama