SUPPLY CHAIN & OFFICE MANAGER NL/FR/ENG M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De barrières van Pitagone helpen burgers te beschermen tegen aanslagen met vrachtwagens.

PITAGONE is wereldleider op het gebied van mobiele antiterrorisme oplossingen. Onze belangrijkste klanten zijn de politie, het leger en federale instanties, maar PITAGONE levert ook oplossingen op maat aan luchthavens, havens, openbaar vervoer en grote particuliere bedrijven. PITAGONE is wereldwijd actief en ondersteunt vanuit zijn hoofdkantoor in Brussel dagelijks klanten in meer dan 35 landen op 5 continenten.

Beschrijving van de functie

Functieomschrijving:

Als SUPPLY CHAIN and OFFICE Manager ben je verantwoordelijk voor een breed scala aan administratieve, financiële en operationele taken binnen het bedrijf. Je fungeert als spilfiguur tussen verschillende afdelingen en draagt actief bij aan een vlot verloop van het productieproces, leveringen,boekhouding en klantenopvolging.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Boekhouding & Facturatie:
  • Inboeken van aankoop- en verkoopfacturen
  • Voorbereiden van betalingen en opvolgen van openstaande klanten
  • Samenwerken met externe boekhouders en auditors
  • Opvolging van kostenstructuren en rapportering
• Financieel beheer ism met de CEO van het bedrijf:
  • Ondersteunen bij opmaak van budgetten
  • Periodieke financiële rapportering aan het management
  • Cashflow-opvolging
• ERP Owner:
  • Beheer en optimalisatie van het ERP-systeem 
  • Fungeren als aanspreekpunt voor interne gebruikers
  • Opzetten van rapportages, workflows en gebruikersrechten
  • Analyse en verbetering van bestaande processen binnen het systeem
• Supply chain - Administratieve opvolging van het productieproces:
  • Registratie en controle van productieorders via een planning en contact met de toeleveranciers - zeer planmatig en punctuele opvolging noodzakelijk
  • Beheer van voorraad- en logistieke administratie
  • Opvolging van leveringen, onderhoud en verzendingen
  • Beheer stock 
  • Ondersteunen van de planning en kwaliteitsopvolging van de productie
  • Aanleveren en beheer dashboard company level 
• Back office - front office:
  • Eerste aanspreekpunt voor klanten en leveranciers (telefonisch en per mail)
  • Beheer van de mailbox/shared folders en office taken binnen het bedrijf 
  • Admin Ondersteuning aan het management en teamleden
  • Opmaak en opvolging van offertes, bestelbonnen en leveringsdocumenten
  • Ondersteunen van collega's in sales en operations waar nodig
  • Beheer van de  site (office) plus daaraan verwante  opdrachten en leveranciers
  • Beheer van interne inventaris (office, marketingmateriaal, demo kits)
  • Ontvangst bezoekers 
  • Travel management 
  • Beheer sociaal secretariaat - POC 
  • Agenda management 
  • Ondersteuning en voorbereiding internationale en nationale fairs-events en meetings
• Organisatie - administratieve en praktische ondersteuning bij internationale beurzen en events
• Ondersteuning en logistiek bij marketing events materiaal 
• Coördinatie met interne en externe partners voor events

Events, Beurzen & Marketing Support

Samenwerking & Team Support

• Ondersteuning van interne teams en externe partners
• Nauwe samenwerking met supply chain, sales, marketing en operations
• Flexibele ondersteuning waar nodig binnen de organisatie

Jouw profiel

Profiel:

• Bachelor of gelijkwaardig door ervaring in administratie, boekhouding of ERP-systemen
• Ervaring met ERP-software is een must (bijv. EXACT - beheer magazijn - PO /CRM level)
• Sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid
• Hands-on mentaliteit, proactief en oplossingsgericht
• Uithangbord van het bedrijf via de front office 
• Zeer goede kennis (schrijven-spreken) van Nederlands, Frans en Engels
• Alleen en zelfstandig kunnen werken
• Team player 
• Ma -vrij 9-17 u aanwezigheid op kantoor 

Diploma

• Hoger middelbaar
• Bachelor

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

Voordelen van de betrekking

Wat wordt geboden:

• Een voltijdse functie met verantwoordelijkheid en afwisseling
• Werken in een dynamische KMO-omgeving in de regio Brussel/Anderlecht  
• Marktconform salaris met extralegale voordelen
• Mogelijkheden tot opleiding en persoonlijke groei
• Nauwe samenwerking met management en kernteams
• Ruimte voor initiatief en professionele ontwikkeling
• Een dynamische werkomgeving binnen de security- en technologiesector
• Een voltijdse functie met verantwoordelijkheid en afwisseling

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama