Executive Assistant M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Ben jij een organisatietalent dat energie haalt uit het ondersteunen van een directielid in een dynamische professionele omgeving? Hou je ervan om te plannen, te coördineren en alles achter de schermen vlot te laten verlopen? Dan is deze uitdaging misschien wel iets voor jou.

Voor een advocatenkantoor in Leuven ben ik op zoek naar een Executive Assistant die als rechterhand fungeert van een partner en tegelijkertijd een belangrijke rol speelt binnen de dagelijkse kantoorwerking.

Beschrijving van de functie

Als Executive Assistant ben je verantwoordelijk voor een breed en gevarieerd takenpakket. Je zorgt ervoor dat de agenda en prioriteiten van het management optimaal worden beheerd en ondersteunt bij uiteenlopende organisatorische en administratieve projecten.

Jouw verantwoordelijkheden luiden als volgt:

• Complex agenda- en mailboxbeheer
• Organiseren en coördineren van binnen- en buitenlandse zakenreizen
• Boeken en opvolgen van vluchten, hotels, restaurants en afspraken
• Voorbereiden en coördineren van vergaderingen en events
• Ondersteunen bij presentaties, rapporten en documentatie
• Uitvoeren van administratief en inhoudelijk opzoekwerk
• Coördineren van externe leveranciers en partners
• Opvolgen van facilitaire zaken en kantoorinfrastructuur
• Beheren van praktische en operationele actiepunten
• Eerste aanspreekpunt voor uiteenlopende organisatorische vragen
• Ondersteunen bij digitale tools en praktische IT-gerelateerde vragen

Daarnaast draag je actief bij aan een professionele en aangename kantooromgeving door ondersteuning te bieden bij:

• Onthaal van bezoekers en cliënten
• Organisatie van interne activiteiten en evenementen
• Algemene office management taken
• Dagelijkse administratieve ondersteuning

Jouw profiel

Als toekomstige Executive Assistant voor dit advocatenkantoor in Leuven heb je het volgende profiel:

• Je beschikt over minimaal 2 jaar relevante ervaring als Executive Assistant, Personal Assistant, Management Assistant of Office Manager.
• Je bent proactief, zelfstandig en hebt een sterke verantwoordelijkheidszin.
• Je denkt vooruit, neemt initiatief en ziet werk voordat het gevraagd wordt.
• Je werkt nauwkeurig en behoudt overzicht, ook wanneer prioriteiten veranderen.
• Je bent discreet en gaat vertrouwelijk om met gevoelige informatie.
• Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en hebt een goede kennis van Frans en Engels.
• Je bent digitaal sterk en werkt vlot met Microsoft Office, waaronder Outlook, Word en PowerPoint.
• Je beschikt over een rijbewijs B.

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama