Admin en Project Support medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Voor een vooraanstaande organisatie in Grimbergen, gespecialiseerd in hoogwaardige technische installaties en lifttechnologie, zoekt de selectiepartner een enthousiaste Project Assistant.

Wegens een tijdelijke vermeerdering van het werk krijgt een organisatorisch talent de unieke kans om een sleutelrol te vervullen binnen een dynamische, tweetalige projectomgeving.

In deze veelzijdige functie wordt gezorgd voor een vlekkeloze administratieve en logistieke ondersteuning van diverse projecten in zowel België als Frankrijk.

Er wordt moeiteloos geschakeld tussen algemeen kantoorbeheer, financiële opvolging in SAP en technische projectondersteuning. Er wordt gezocht naar iemand die nauwkeurig te werk gaat, initiatief toont en direct een meerwaarde wil betekenen voor het team.

Erkenningsnummer: VG599/BUOSAP

Jouw profiel

Wie zoeken wij?

• Je beschikt over een relevant secundair of hoger diploma in een administratieve, talige of logistieke richting, of je bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur al een eerste ervaring opgedaan binnen een projectmatige, technische of logistieke werkomgeving.
• Je communiceert vloeiend en professioneel in zowel het Nederlands als het Frans, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je bent computervaardig en hebt een sterke kennis van de Office Suite (met name MS Excel). Ervaring met ERP-software zoals SAP en plannings- of tijdregistratietools (zoals Visual Planning, Kronos, Senergy) is een grote troef.
• Je werkt uiterst nauwkeurig, bewaart gemakkelijk het overzicht bij een grote documentenstroom en kunt snel schakelen tussen wisselende prioriteiten.
• Je bent vanaf juni (zo snel mogelijk) beschikbaar voor een tijdelijke opdracht tot minimaal eind augustus.

Als Project Assistant wordt de administratieve spilfiguur van de afdeling gevormd en worden de volgende taken zelfstandig opgenomen:

• Algemeen administratief beheer: Er wordt ingestaan voor het accuraat verwerken en archiveren van inkomende en uitgaande correspondentie, de opvolging van de centrale mailbox, professioneel telefoonbeheer en het agendabeheer.
• Behandeling van bestellingen: Er worden inkoopverzoeken opgesteld en goederenontvangsten (MIGO) en prestatiebladen (SES) worden nauwgezet verwerkt in SAP, inclusief de administratieve opvolging van de bestellingen.
• Technische projectondersteuning: Er wordt technisch-administratieve hulp geboden aan projectleiders op het gebied van veiligheid, kwaliteit en milieu. Dit omvat onder andere het voorbereiden van offertes en kwalificatiedossiers, het aanvragen van bankgaranties en het opstellen van ONSS-verklaringen.
• Financieel beheer: Er wordt gezorgd voor de administratieve opvolging van klantbestellingen en het correct opstellen en verwerken van de uitgaande klantfacturen.
• Documentatie & Systemen: Registers en documentdatabases worden dagelijks up-to-date gehouden met behulp van diverse plannings- en kantoorsoftware.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Er wordt een compleet en aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket geboden voor deze tijdelijke uitdaging:

• Salaris: Een bruto maandsalaris tussen € 2.500,- en € 3.100,- bruto, afhankelijk van de opgebouwde ervaring en competenties.
• Mobiliteit: Een financiële tussenkomst voor het woon-werkverkeer.
• Werkregime & Extra Vrije Tijd: Een voltijdse tewerkstelling in een 40-urenregeling per week. Omdat de functie is ingeschaald in een 38-urenweek, worden er wekelijks 2 ADV-uren opgebouwd, wat zorgt voor extra flexibiliteit en vrije tijd.
• Duur & Opstart: Een snelle opstart (ASAP in juni) met een gegarandeerde tewerkstelling tot minimaal eind augustus wegens vermeerdering van werk.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama