Administratief dossierbeheerder Centrums M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Met bijna 4.000 medewerkers en een uitgebreid onderwijsnetwerk behoort de Stad Brussel tot de grootste werkgevers van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Vastberaden gericht op de toekomst, streeft zij er niet alleen naar een slimme en duurzame stad te worden, maar ook een proactieve rol op te nemen ten aanzien van de grote uitdagingen van onze tijd.

Het Departement Cultuur, Jeugd en Sport van de Stad Brussel draagt via een rijk en gediversifieerd aanbod aan activiteiten bij tot de intellectuele, culturele, artistieke, sociale en fysieke ontplooiing van de burgers.

Beschrijving van de functie

Binnen een team van 7 personen werk je in duo met de dienstverantwoordelijke en speel je een sleutelrol in de goede werking van de lokale centra.

Als centraal aanspreekpunt voor de administratieve opvolging van de Noord- en Centrumzones ondersteun je dagelijks de coördinatoren, de teams en de gebruikers van de centra om een vlotte, betrouwbare en efficiënte werking van de activiteiten te garanderen.

Dankzij je nauwkeurigheid en je organisatorisch talent draag je bij aan het structureren en verbeteren van de administratieve processen: opvolging van planningen, beheer van evaluaties, organisatie van vergaderingen, opmaak van overeenkomsten en opvolging van aspecten met betrekking tot veiligheid, verzekeringen, bestellingen en maaltijdcheques.

Je werk heeft een rechtstreekse impact op de kwaliteit van de dienstverlening aan de burgers en op de goede werking van de teams op het terrein.

Je opdrachten

Administratief beheer en opvolging van dossiers

• Beheren van dossiers met betrekking tot personeel, bezetting van lokalen, infrastructuur en onderhoud 
• Opvolgen van uitgaven en ontvangsten (kasvoorschotten, opvolgingstabellen, gegevensinvoer, ...) 
• Controleren van bestellingen, overheidsopdrachten en de ontvangst van materiaal 

Opstellen en verwerken van administratieve documenten

• Opstellen van brieven, verslagen, nota's, agenda's en processen-verbaal 
• Opmaak en vormgeving van diverse documenten (bestelbonnen, controlefiches, enz.) 
• Waken over de kwaliteit en conformiteit van administratieve documenten 

Verzamelen, analyseren en centraliseren van informatie

• Opzoeken en actualiseren van gegevens (personeel, budgetten, activiteiten, ...) 
• Centraliseren van informatie voor dossiers (jaarverslagen, projectoproepen, administratieve verplichtingen, ...) 
• Opvolging en rapportering aan de directie verzekeren 

Ondersteuning van de teams en scharnierfunctie

• Collega's en gebruikers informeren en begeleiden rond procedures, reglementen en richtlijnen 
• In overleg met de coördinator instaan voor de planning en opvolging van afwezigheden 
• Het publiek onthalen, informeren en oriënteren (persoonlijk en telefonisch) 

Bijdragen aan de goede werking van de centra

• Toezien op de naleving van de werkingsregels (huishoudelijk reglement, bezettingsvoorwaarden, veiligheid, ...) 
• Samenwerken met de communicatiedienst voor de promotie van de activiteiten 
• Sporadisch deelnemen aan de organisatie van evenementen (logistiek, materiaal, voertuigen)

Jouw profiel

• Je beschikt over een bachelordiploma 

  Of je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit voor een functie van niveau B of voor bevordering naar de graad van secretaris 

• Indien je je diploma behaald hebt in het buitenland, is op enkele uitzonderingen na, een gelijkwaardigheidserkenning door NARIC-Vlaanderen nodig
• https://www.vlaanderen.be/gelijkwaardigheidserkenning-van-een-buitenlands-diploma-of-getuigschrift-in-vlaanderen
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig 
• Je bent organisatorisch sterk en in staat om je werk zelfstandig te plannen met respect voor deadlines 
• Je beheerst de schriftelijke Franse taal vlot 
• Kennis van het Nederlands is een troef 
• Je beheerst de Microsoft Office-suite 
• Je hebt een sterk dienstverlenend gevoel en bent een goede luisteraar 
• Je werkt graag in teamverband

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijds contract van onbepaalde duur
• Bruto maandelijks salaris: minimum 3054,58 euro's (dat kan hoger zijn afhankelijk van de waardering van eerdere werkervaringen, familiale situatie en het slagen voor de taalexamens). Je kunt een schatting van jouw salaris krijgen via onze online loonsimulator
• Een tweetaligheidspremie (onder voorbehoud van het behalen van het onderzoek van Selor artikel 8 en artikel 9 §2)
• Eindejaarspremie en vakantiegeld
• Maaltijdcheques (8€, waarvan 6,91€ ten laste van de Stad Brussel)
• Geniet van 36,5 dagen betaald verlof, 4 dagen vastgesteld verlof door de Stad en 10 wettelijke feestdagen
• Mogelijkheid tot een voordelige hospitalisatieverzekering en dekking van het remgeld door de Stad voor medische zorg, voor u en uw gezin in het UZ Brugmann, UMC Sint-Pieter, Institut Jules Bordet en Koningin Fabiola Kinderziekenhuis
• Pensioenplan voor contractuele medewerkers ter waarde van 3% van het bruto salaris
• De meeste van onze administratieve functies zijn hybride met de mogelijkheid tot telewerken na 6 maanden, gekoppeld aan een forfaitaire tussenkomst van 20 euro per maand.
• De Stad Brussel voldoet aan jouw behoeften op het gebied van professionele ontwikkeling door regelmatige trainingen aan te bieden (aan te passen indien nodig).
• Onze werkplekken zijn gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer en het MIVB-abonnement wordt 100% terugbetaald, er is ook een tussenkomst in de vervoerskosten (NMBS, De Lijn, TEC, fiets).

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama