Assistant Back Office / Office Assistant H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Notre client est situé dans la région de Louvain-la-Neuve.

En tant qu'Assistant Back Office / Office Assistant (h-f-x), vous occupez une fonction polyvalente dans laquelle les tâches et responsabilités sont fort variées !

Il est donc important d'avoir une bonne gestion des priorités et d'être multitâche, ainsi qu'un réel dynamisme et sens du service.

Beschrijving van de functie

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

• vous assurez la réception des visiteurs afin de leur offrir un accueil de qualité : vous êtes la première image de la société et faites donc preuve d'une présentation soignée, d'un comportement dynamique et d'une attitude professionnelle ;
• vous gérez le courrier entrant et sortant, par e-mail et par courrier papier, ainsi que les appels et l'accueil quotidien (ouverture de la porte, réception, etc.) ;
• vous êtes responsable de la bonne tenue des salles de réunion et veillez à la préparation logistique (installation, commandes de catering, petits-déjeuners, viennoiseries, etc.) ;
• vous êtes le point de contact pour tous les prestataires du bâtiment : gérance, nettoyage, maintenance, catering, etc., et vous assurez le bon fonctionnement des infrastructures (climatisation, équipements, etc.) ;
• vous êtes également la personne de contact pour les fournisseurs et les autres bureaux en Belgique, et vous veillez à la logistique des différents sites, à distance ou ponctuellement sur place si nécessaire ;
• vous apportez un réel soutien administratif à divers départements : gestion de la flotte automobile (prise de rendez-vous, entretiens, pneus, suivi des amendes, récupération de documents), notes de frais, suivi des factures, coordination avec le secrétariat social, gestion de base des dossiers employés, abonnements téléphoniques, etc. ;
• vous participez à l'organisation d'événements internes, de réunions importantes ainsi que de déplacements (réservations d'hôtels, transports, etc.) en support et en back-up ;
• vous apportez un support au management, notamment au CEO, pour des tâches ponctuelles telles que l'organisation logistique et le support quotidien ;
• vous effectuez également diverses tâches opérationnelles nécessitant de la mobilité (courses, achats de fournitures, gestion logistique), ce qui implique d'être à l'aise pour vous déplacer et conduire si nécessaire ;
• vous travaillez dans un esprit de polyvalence et d'entraide avec vos collègues, notamment en back-up sur certaines tâches (par exemple : déplacements, organisation de voyages, remplacement en cas d'absence).

Robert Half SRL et Robert Half Project Sourcing SRL traitent les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à https://www.roberthalf.com/be/fr/vie-privee.

Jouw profiel

Le profil recherché pour ce poste d'Assistant Back Office / Office Assistant (h-f-x) :

• vous êtes bilingue français-anglais et passez facilement d'une langue à l'autre ;
• vous bénéficiez d'une expérience de minimum 2 ans dans une fonction similaire ;
• vous êtes organisé, rigoureux et doté d'un excellent sens des priorités et de la logique ;
• vous êtes dynamique, débrouillard, proactif et n'avez pas peur de prendre des initiatives ;
• vous êtes assertif, orienté solution et à l'aise dans un environnement où il faut oser et s'adapter ;
• vous êtes mobile et flexible (déplacements ponctuels, courses, etc.) ;
• vous êtes disponible rapidement (entrée en fonction début septembre) ;
• vous recherchez un poste varié (non répétitif) dans lequel vous pouvez être au service des autres et évoluer dans un environnement dynamique.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

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