Directiesecretariaatsmedewerker GO! scholengroep Huis11 - Kessel-Lo M/V/X

Beschrijving van de functie

GO! scholengroep Huis11 ondersteunt scholen en centra bij het vormen van wendbare en veerkrachtige leerlingen, studenten en medewerkers.
Onze 4 pijlers #autonomie, #verbondenheid, #competentie en #samen leren zitten in ons DNA.
We bieden een waaier van scholen en centra aan: 24 basisscholen, 4 kinderdagverblijven, 7 secundair scholen, een centrum voor volwassen onderwijs (CVO) en een centrum voor leerlingenbegeleiding (CLB). Zowel traditioneel, buitengewoon als methodeonderwijs. We drukken onze innovatieve onderwijsstempel in de regio's Leuven, Landen en Tienen.

Elke dag ondersteunen 1700 medewerkers meer dan 10.000 leerlingen en cursisten in hun persoonlijk groeiproces. In alle scholen lopen heel wat boeiende projecten. Je school en je job zijn steeds in beweging.

Jouw rol als ondersteuner voor de Algemeen directeur
Als directiesecretariaatsmedewerker:
- ondersteun je de Algemeen Directeur (AD) op algemeen administratief vlak o.a.: het opstellen, nakijken en/of versturen van communicaties (brieven en mails), het beantwoorden van telefonische contacten, het behandelen van de post, het archiveren en klasseren van documenten en het contacteren van interne en externe partners;
- beheer je mede de agenda van de AD; je boekt afspraken in en verschuift waar nodig;
- ondersteun je de AD in een aantal overleg - en beslissingsorganen zoals het CvD (College van Directeurs) en de RvB (Raad van Bestuur) o.a. : het verzorgen van de uitnodigingen, het voorbereiden en versturen van de documenten (dossiers, presentaties, vergaderstukken), het notuleren op het overleg zelf, het verzorgen van het verslag en het opvolgen van de actiepunten en de deadlines;
- ondersteun je op administratief vlak het functionerings - en evaluatiebeleid dat de AD voert o.a.: het versturen van de uitnodigingen, het opvolgen van de gevraagde voorbereidingen en het zorgen dat alle documenten worden opgeladen in de tool personeelsbeweging.

Jouw rol als ondersteuner voor een aantal hr-processen
Als directiesecretariaatsmedewerker:
- bied je een algemene ondersteuning bij personeelsadministratie en communicatie naar scholen;
- ondersteun je de coördinerend directeur van het basisonderwijs en het secundair onderwijs bij een aantal taken zoals: het beheer van de school - en arbeidsreglementen en de voorbereiding en praktische organisatie van de beroepscommissies;
- ondersteun je de hr-medewerkers bij een aantal recurrente hr-processen zoals: het opstellen van de planning van de interviews voor de personeelsbewegingen, het verzorgen van de uitnodigingen en het reserveren van de gesprekslokalen.

Jouw rol als eerste aanspreekpunt van de centrale zetel
Als directiesecretariaatsmedewerker:
- verwelkom je bezoekers/klanten aan het onthaal op een professionele en vriendelijke manier;
- fungeer je als eerste aanspreekpunt en filter voor interne en externe contacten;
- beheer je de algemene mailbox van de centrale zetel o.a. : het zelf formuleren van antwoorden op mails of het doorsturen van mails naar de juiste collega.

Jouw profiel

Jouw talenten
Als directiesecretariaatsmedewerker:
- beschik je over sterke digitale vaardigheden, PC-skills;
- heb je een onderwijskundige achtergrond en een basiskennis van de werking van onderwijs;
- bouw je een kennis op van een onderwijsorganisatie alsook de structuur van het GO! en in het bijzonder van de scholengroep;
- kan je relevante onderwijswetgeving raadplegen of heb je interesse om je hierin in te werken;
- werk je graag en constructief samen met anderen;
- ben je in staat om autonoom te werken en de verantwoordelijkheid op te nemen;
- druk je je verbaal en schriftelijk goed uit;
- ben je een organisatietalent, je werkt efficiënt en precies en haalt je deadlines;
- kan je een scherpe focus houden in een soms drukke werkomgeving (gezien je onthaalfunctie);
- ga je discreet om met gevoelige informatie;
- ben je een betrouwbare partner voor collega's, leerlingen en directeur, iemand op wie je kan rekenen.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Je komt terecht op de centrale zetel te Kessel-Lo in een team van 18 enthousiaste medewerkers.
We kijken uit naar jouw komst om - samen met ons - je sterke administratieve schouders en onderwijskundige bagage in te zetten voor al onze directeurs (en andere medewerkers). Vanuit deze ondersteuning beteken je ook veel voor onze leerlingen; waar we het uiteindelijk allemaal voor doen.

Op de centrale zetel werk je samen met collega's met verschillende petten op zoals: pedagogie, ICT en communicatie, hr (hard en soft), infrastructuur, preventie en financiën. Dit zorgt voor jou voor de nodige variatie in je job en in je contacten.

Om je alvast een idee te geven van je uurrooster ziet je werkritme er zo uit: maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van 8u30 - 17u en woensdag van 8u30 - 12u. Hou alvast ook rekening met ca. 10 avondvergaderingen per jaar. Thuiswerk is niet mogelijk gezien je onthaalrol.

Je geniet van alle schoolvakanties; enkel tijdens de zomervakantie is deze iets korter (in de zomer geniet je nog van een mooie 6 weken aansluitend verlof).

Je verloning gebeurt volgens de loonbarema's in het onderwijs, conform bekwaamheidsbewijs en ervaring.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama