Afdelingshoofd afsprakenbeheer M/V/X

Beschrijving van de functie

Als grootste universitaire ziekenhuis van België wil UZ Leuven grenzen verleggen door gespecialiseerde zorg en innovatieve behandelingen te combineren met menselijke aandacht en respect voor elke persoon.

Met meer dan 10.000 gepassioneerde medewerkers geven we elke dag de beste zorg op maat. We dagen onszelf uit en gaan voor kwaliteit op alle vlakken. Zelfs als het moeilijk wordt en bijna onmogelijk lijkt. We tillen elkaar naar een hoger niveau. Samenwerken zit in ons DNA.

We zetten in op toonaangevend onderzoek en we geven opleiding aan jong talent. Onze beste ambassadeurs zijn de medewerkers van vandaag. Zij maken het verschil en verleggen grenzen, elke dag opnieuw. UZ Leuven wil mensen aantrekken met diezelfde drive en openheid van geest. Ben jij ook een grensverlegger?

Optimaliseer patiëntgerichte dienstverlening bij UZ Leuven.

Verleg grenzen als afdelingshoofd afsprakenbeheer

In UZ Leuven bundelen dagelijks meer dan 10 000 gedreven medewerkers hun expertise om kwalitatieve patiëntenzorg aan te bieden.
Het administratief servicecenter heeft als opdracht de administratieve processen te stroomlijnen, te aligneren en te rationaliseren. Momenteel zijn we op zoek naar een afdelingshoofd afsprakenbeheer. In deze functie neem je een inhoudelijk analytische en operationele rol op om de afsprakenflow te optimaliseren, te uniformiseren en te digitaliseren.

De functie van afdelingshoofd afsprakenbeheer is een nieuwe functie met als opdracht om vanaf 1 oktober een volledig nieuwe afdeling uit te bouwen door de samenvoeging van twee bestaande groepen: de contactcentra en het administratief team van het ambulant centrum. Het gaat om een team van ongeveer 95 medewerkers (60 VTE), inclusief 6 meewerkend verantwoordelijken, dat door het nieuwe afdelingshoofd moet worden aangestuurd en begeleid in een omvangrijk verandertraject.

Het betreft een voltijds contract van onbepaalde duur.

Hoe verleg je grenzen?

• Je stuurt een team van meewerkend verantwoordelijken aan en bent eindverantwoordelijke voor het team afsprakenbeheer.
• Je bent eindverantwoordelijke voor de personeelsplanning om zo een transparant, toegankelijk, kwaliteitsvol en patiëntgericht afsprakenbeheer te garanderen.
• Je bent verantwoordelijk voor de professionele uitvoering van de administratieve en onthaaltaken van de afdeling afsprakenbeheer, zowel back office als front office.
• Je voert evaluatie-, jaar- en verzuimgesprekken.
• In samenwerking en overleg met het diensthoofd detecteer en realiseer je optimalisaties op vlak van samenwerking met andere afdelingen, zoals de medische dienstsecretariaten, de clinical support managers, het ambulant centrum en de ombudsdienst.
• Je maakt gebruik van de sturingsmiddelen en de beschikbare kwalitatieve en kwantitatieve gegevens (cijfers, ziekteverzuim,.) om de organisatie van de dienstverlening en de inzet van middelen te optimaliseren.
• Je doet verbetervoorstellen, je implementeert workflows en volgt op hoe het gebruik ervan op de diensten loopt. Indien nodig pas je aan of stuur je bij.
• Je werkt standaard operating procedures en best practices uit rond afsprakenbeheer.
• Je zorgt ervoor dat werkprocessen vereenvoudigd worden, zodat de multi-inzetbaarheid van de medewerkers verhoogd kan worden. Je werkt handleidingen uit en geeft opleiding aan de betrokken medewerkers.

Jouw profiel

Wat heb je daarvoor nodig?

• Je behaalde een bachelordiploma en hebt minimum 5 jaar relevante werkervaring in een leidinggevende administratieve functie.
• Ervaring in hospitality management of op vlak van procesoptimalisatie is een pluspunt.
• Je hebt goede IT-vaardigheden. Kennis van KWS strekt tot aanbeveling.
• Je kan snel inzicht verwerven in de diversiteit aan administratieve processen en je wil je snel vertrouwd maken met de werking van UZ Leuven.
• Je hebt kennis in tools inzake kwaliteitsmanagement en je kan verbeteringen in de administratieve processen voorstellen en implementeren in overleg en afstemming met medewerkers en (medische) diensthoofden.
• Je geeft blijk van een dynamische en ondernemende ingesteldheid met zin voor initiatief, je werkt proactief en je kunt een grote vorm van zelfstandigheid aan.
• Je kan autonoom en resultaatgericht werken.
• Je kan mensen motiveren en sensibiliseren tot verandering.
• Je bent stressbestendig en weet prioriteiten te stellen.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Wat krijg je terug?

UZ Leuven biedt een professionele, multidisciplinaire werkomgeving die de evoluties op de voet volgt en waar volop ruimte is voor opleiding, begeleiding en persoonlijke groei. Ook gaan we al meer dan 20 jaar samen voor duurzame zorg.

Onze voordelen omvatten:

• Motiverend loonpakket (loonschaal IFIC 16 met doorgroeimogelijkheden) en talrijke extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, fietslease, groeps- en hospitalisatieverzekering, tussenkomst vervoersonkosten, bijkomende verlof- en feestdagen, eigen bedrijfsrestaurant,...
• Een volledig overzicht van alle voordelen van werken in UZ Leuven vind je op onze jobsite.

Klaar om grenzen te verleggen?

Solliciteer vandaag nog op deze vacature door het online sollicitatieformulier in te vullen en jouw CV toe te voegen.

Voor meer informatie kan je terecht bij de dienst werving en selectie van UZ Leuven: 016 34 49 78.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama