Agent administratif CPE YG H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

Le ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles a pour mission de mettre en oeuvre, après approbation par le parlement, la politique du gouvernement. Il est organisé en six grandes entités, à savoir le Secrétariat général et cinq administrations générales : l'Enseignement, la Culture, l'Aide à la Jeunesse, le Sport et les Maisons de justice.

L'administration de l'enseignement recrute des agents administratifs sous les conditions particulières de la Convention Premier Emploi Youth Guarantee destinée aux jeunes à la sortie de leurs études. (Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement, avoir maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi, habiter la région de Bruxelles Capitale, avoir le diplôme requis par la convention - CESS). Il s'agit de contrats d'un an non-renouvelable pour lesquels 1/3 du temps est consacré à la formation.

L'Enseignement en Fédération Wallonie-Bruxelles doit relever des défis majeurs. L'enjeu est de taille car la société de demain reposera sur ce que nous bâtissons aujourd'hui, jour après jour, avec les enfants, les étudiants, les apprenants, les enseignants et tout le personnel de l'enseignement. En rejoignant la Direction générale de l'Enseignement Obligatoire (DGEO), vous participerez à gagner ce pari pour l'avenir !

Actiris organise la pré-sélection (analyse candidature, test, entretien, coaching et transfert des candidatures).

Beschrijving van de functie

La Direction des Affaires générales et de l'Enseignement spécialisé assure les missions suivantes :

• Traiter les matières relatives aux affaires générales du Service général de l'Enseignement fondamental et de l'Enseignement spécialisé.
• Superviser et coordonner, dans l'exercice de leurs missions, les Services qui composent l'entité.
• Gérer les dossiers de changements d'école et gérer les dossiers portant sur l'autorité parentale (enseignement fondamental et spécialisé).

1) Gestion du secrétariat du Service général de l'Enseignement fondamental ordinaire et de l'Enseignement spécialisé ainsi que du secrétariat de la Direction des Affaires générales et de l'Enseignement spécialisé :

• Gérer les courriers et courriels entrants en respectant les procédures d'indicatage et de transmission établies ;
• Encoder les courriers dans les diverses bases de données ;
• Tenir à jour l'échéancier et assurer le suivi de toutes notes entrantes via les divers programmes informatiques utilisés (Word, Excel, Trello)
• Gérer les appels téléphoniques entrants et assurer leurs transmis ;
• Envoi des courriers postaux
• Classement divers
•  En cas d'absence d'un jour de maladie des membres du personnel, assurer le suivi des démarches
• Assister à des réunions et, si nécessaire, en rédiger les procès-verbaux.
• Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, commandes de boissons ...)
• Préparer les dossiers et documents nécessaires en vue des réunions
• Imprimer et scanner les documents selon les consignes données
• Accueillir les visiteurs, les renseigner et, le cas échéant, les orienter
• A la demande des Directions, apporter un soutien aux membres du personnel dans des tâches biens précises
• Assurer la permanence téléphonique pour les dossiers de changements d'école durant les absences du gestionnaire de ces dossiers

 2) Soutien à la  cellule DAccE  (help-desk notamment) et soutien à la cellule en charge du fonctionnement de la Chambre de recours TC.

Jouw profiel

• Autonome/personne ressource
• Facilité dans la prise de contact avec le public
• Bonne connaissance de WORD, EXCEL, OUTLOOK
• Pro-actif
• Polyvalent
• Capable de gérer des appels téléphoniques (hepdesk)
• Bonne gestion du stress
• Bonne orthographe
• Organisé et fiable

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

Conditions CPE YG :

Contrat CPE OIP YG à durée déterminée (1 an) non renouvelable - temps plein

• Maximum 6 mois d'inscription comme chercheur d'emploi après étude
• Avoir moins de 25 ans au moment de l'engagement
• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Diploma

• Hoger middelbaar

Voordelen van de betrekking

• Titres-repas d'une valeur de 6,60 eur par jour presté (avec retenue de 1,24 eur) ;

• Pécule de vacances et prime de fin d'année ;

• Gratuité des transports en commun pour les déplacements domicile-travail ;

• Assurance hospitalisation à un tarif avantageux via le Service social (la prime de base est gratuite) ;

• Indemnité vélo (37 centimes par kilomètre) ;

• 27 jours minimum de congé par an ;

• Possibilités de formations au sein du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles ;

• Restaurant et cafétéria au sein de la FW-B.

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