Proces- en dossierbeheerder Juridische Dienst KU Leuven M/V/X

Beschrijving van de functie

De Juridische Dienst is op zoek naar een proces- en dossierbeheerder.

Je ondersteunt voornamelijk operationeel bij de interne werking van de Juridische Dienst: 

• Je bewaakt het "intake and matter management", bent verantwoordelijk voor het proces voor de ondertekening en archivering van overeenkomsten, verzorgt het dossierbeheer en de administratieve opvolging van juridische geschillen, onderhoudt de lijst met medewerkers die handtekeningen mogen plaatsen namens KU Leuven en staat mee in voor het agendabeheer, het verslag en de opvolglijsten van het systematisch juridisch overleg met elders binnen KU Leuven ingebedde juristen. 
• Je stuurt de jobstudenten aan die worden ingeschakeld om bepaalde van deze processen mee te ondersteunen. Bij dit alles werk je nauw samen met je collega's, in het bijzonder met de "legal operations manager" en het diensthoofd. 
• Je werkt tevens nauw samen met het algemeen secretariaat van de Stafdiensten van het Algemeen Beheer van KU Leuven, o.a. sta je mee in voor de interne verdeling van (juridische) post en het beheer van e-Gov toepassingen.
• ...

Als tweede zwaartepunt binnen je functie ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de instanties die instaan voor het onderzoek en de beoordeling van potentiële tuchtfeiten gepleegd door medewerkers, en voor het beheer van de tuchtdossiers:

• Je plant in overleg met de jurist-griffier van de onderzoeks- en de tuchtinstantie en hun voorzitters, de activiteiten van deze instanties, bereidt deze voor en houdt een overzicht bij van de stand van de lopende dossiers.
• Je verzorgt de door de procedures voorgeschreven contacten met melders, slachtoffers, betrokkenen en beleidsverantwoordelijken.
• Je staat in voor de transcriptie van interviews, de opvolging van de mailboxen en SharePointsite van de instanties.
• Je biedt alle nodige administratieve ondersteuning, met een bijzondere focus op de samenstelling en het actief beheer van tuchtdossiers (bewaken dat alle relevante stukken in het dossier terechtkomen, stukken verzamelen, ordenen en inventariseren, waar nodig persoonsgegevens pseudonimiseren, etc.). 
• Je levert kwantitatieve informatie aan voor het jaarverslag van de instanties.
• Je documenteert je werkzaamheden en deze van de instanties nauwkeurig en systematisch in draaiboeken die toelaten om de vlotte werking te waarborgen wanneer je afwezig bent of wanneer de samenstelling van de instanties wijzigingen ondergaat en nieuwe leden moeten worden ingewerkt.

Vermits het takenpakket van de Juridische Dienst niet beperkt is tot welbepaalde materies en evolueert met de ontwikkeling van de universiteit, zal je takenpakket ook evolueren en zal je ook geconfronteerd worden met niet-gestandaardiseerd werk.

Op termijn kan je takenpakket evolueren en kan je ook worden ingeschakeld bij het beheer van andere processen waar affiniteit met juridische werk een meerwaarde biedt.

Je rapporteert aan het hoofd van de Juridische Dienst.

Jouw profiel

• Je hebt een gezonde interesse in de activiteiten van KU Leuven en wil de bredere universitaire omgeving van dichtbij leren kennen.
• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
• Je hebt bij voorkeur vijf tot tien jaar relevante ervaring als "paralegal", "legal assistant" of op het vlak van proces- en dossierbeheer, waarbij je kan aantonen dat je over voldoende affiniteit beschikt met de inhoudelijke kant van juridisch werk.
• Je bent in staat om zelf je divers palet aan opdrachten te organiseren.
• Je bent in staat om voldoende inzicht op te bouwen in de werking van de Juridische Dienst en van de onderzoeks- en de tuchtinstantie, zodat je het waarom van opdrachten begrijpt en deze op termijn zelf kan invullen zonder al te veel instructies.
• Je werkt gestructureerd, nauwkeurig, oplossingsgericht en proactief.
• Je bent discreet en kan inschatten welke informatie strikte geheimhouding vergt.
• Je denkt actief mee over de optimalisatie van processen en tools.
• Je maakt je de inhoud eigen van reglementen die belangrijk zijn voor de uitvoering van je taken, zoals de volmachtenregelingen die bepalen wie KU Leuven kan vertegenwoordigen en de relevante tuchtreglementen.
• Je bent goed vertrouwd met Microsoft 365 en hebt gevorderde kennis van Word, Excel en SharePoint of bent bereid om die op korte termijn te verwerven.
• Je bent een teamplayer en vindt het een meerwaarde om in groepsverband te werken.
• Je bent in staat om de jobstudenten aan te sturen die worden ingeschakeld om bepaalde processen mee te ondersteunen.
• Je bent stressbestendig en integer. Je hebt oog en respect voor timings en deadlines.
• Je kan goed omgaan met evoluties en verandering.
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.

Een stimulerende werkomgeving: als één van de grootste werkgevers in België biedt KU Leuven werkgelegenheid aan meer dan 10.000 medewerkers die elke dag bouwen aan de toekomst met baanbrekend onderzoek en academisch onderwijs op topniveau, nieuwe ideeën en state-of-the-art technologieën.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama