Medewerker evenementen, communicatie en financiën aan het Hoger Instituut voor Wijsbegeerte M/V/X

Beschrijving van de functie

Het evenementen- en communicatieteam van het HIW bestaat uit drie personen. Dit team is verantwoordelijk voor PR en communicatie, alumnirelaties en de organisatie van evenementen voor de faculteit en haar onderzoekseenheden. De leden van het evenementen- en communicatieteam staan ook in voor de financiële transacties verbonden aan de organisatie van evenementen.  

Wij zoeken iemand die het team tijdelijk komt versterken en o.m. volgende taken op zich neemt:1. evenementen

• praktische ondersteuning van lezingen, congressen en andere evenementen (lokalenreservatie, hotels en reizen boeken, catering, .), aanspreekpunt zijn voor professoren en onderzoekers bij de organisatie van congressen en wetenschappelijke bijeenkomsten, deadlines bewaken, advies geven vanuit je rol als evenementen-expert
• affiches en websites maken voor congressen en evenementen
• coördinatie van evenementen, inclusief beheer en optimalisatie van budgetten gerelateerd aan deze evenementen
• coördinatie en administratieve ondersteuning van belangrijke evenementen van het HIW zoals de Zomerschool wijsbegeerte, het Feest van de Filosofie en de Lessen voor de XXIste eeuw

2. communicatie

• aankondiging van evenementen
• verspreiden van nieuwsberichten over het onderzoek, onderwijs en evenementen aan de faculteit via website, nieuwsbrieven en sociale media en mee nadenken over de beste kanalen om dit doel te bereiken
• optimalisatie van communicatieflows in functie van de beoogde doelgroepen (toekomstige studenten, studenten, personeel, breed publiek, pers en media)
• onderhoud van de facultaire webpagina's

3. financiën

• voorbereiding van financiële transacties (verzamelen van bewijsstukken bij kostenformulieren, opvragen van offertes, verzamelen van gegevens van leveranciers en klanten, .) 
• rapportering over de inzet van middelen voor de organisatie van evenementen

Jouw profiel

• Je hebt een diploma op het niveau van bachelor of een gelijkwaardig niveau door ervaring. Een diploma of aanvullende opleiding in de wijsbegeerte is een pluspunt. 
• Je bent geboeid door evenementen en communicatie. Ervaring in de media- en communicatiesector en/of met het organiseren van evenementen is een pluspunt. 
• Je hebt een open persoonlijkheid en legt gemakkelijk contacten, zowel met collega's als met externe partners. 
• Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot en foutloos uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
• Je bezit een goede kennis van MS Officepakketten. Ervaring met databases en software voor webdesign en/of met SAP is een pluspunt. Je staat open voor permanente bijscholing op dit vlak.
• Je hebt organisatorisch talent, je kan goed zelfstandig werken maar functioneert ook perfect binnen een team.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij beogen een voltijdse tewerkstelling voor drie maanden, mogelijk verlengbaar. Een deeltijdse aanstelling is bespreekbaar. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen ten volle kunnen opnemen of een specifiek opleidingsproject moeten doorlopen starten in graad 4. Startdatum: 1 november 2026 of zo snel mogelijk daarna.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama