Secretariaatsmedewerker FOD Binnenlandse Zaken RC 12bis (Steenokkerzeel) M/V/X

Beschrijving van de functie

Binnen het secretariaat van de centra zijn er verschillende rollen mogelijk. Je wordt ingezet binnen één van de onderstaande domeinen, afhankelijk van de behoeften van het centrum.

Ongeacht je rol ben je een belangrijk aanspreekpunt voor bewoners, personeelsleden en andere diensten. Je zorgt voor een vlotte administratieve opvolging en draagt samen met je collega's bij aan de goede operationele werking van het centrum.

Bij het bewonerssecretariaat sta je in voor de administratieve opvolging van de bewonergerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt, te woord staat en alles correct klasseert in het individuele bewonersdossier. Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum. Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen. Op vraag van de directie zorg je voor een duidelijke rapportage. Je bent in het gesloten centrum op regelmatige basis van permanentie tot minstens 18u00 om nieuwe bewoners in te schrijven. Dit verloopt volgens een beurtrolsysteem.

Bij de personeelsadministratie zorg je ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Hierbij ben je in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vragen. Je staat in voor de administratieve opvolging van het personeel (verloven, prestaties, ziekte, e.d.) en klasseert deze in het individuele personeelsdossier. Wat betreft de dagelijkse personeelsbezetting, zorg je ervoor dat je een correcte planning opmaakt en deze tijdig communiceert. Op vraag van de directie maak je rapporten, nota's en verslagen op. Je plant vormingen in en zorgt voor de praktische organisatie ervan (inplannen, versturen uitnodigingen, .). Je speelt een actieve rol in de voortgang en correcte opvolging van diverse projecten en dossiers (bv. welzijn op het werk).

Bij de logistieke (en boekhoudkundige) administratie draag je bij tot het nauwgezet opvolgen van de beschikbare logistieke en financiële middelen van het centrum. Geregeld heb je contacten met externe firma's voor de opvolging van contracten. Daarnaast help je ook bij de voorbereiding van aankoopdossiers en vraag je offertes op. Onder toezicht van de directie voer je boekhoudkundige verrichtingen uit. Personeelsleden kunnen bij jou terecht wanneer ze materiaal nodig hebben aangezien jij instaat voor een goed georganiseerde stock. In het Open Terugkeercentrum verzorg je ook de opvolging van het zakgeld van de bewoners en sta je hen te woord bij eventuele vragen. Je verdeelt, organiseert en volgt de klusjes op die de bewoners vrijwillig kunnen uitvoeren tijdens hun verblijf in het centrum. Na een controle van de uitgevoerde klusjes in het centrum, ga je over tot een tijdige en correcte uitbetaling.

Jouw profiel

Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je - om in dienst te kunnen treden - op de datum van indiensttreding:

• Belg zijn (voor de functies in de gesloten centra)
• Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte (of gelijkgestelde burger onder bepaalde voorwaarden) of burger van Zwitserland (voor de functies in Brussel en het Europees Terugkeercentrum)
• de burgerlijke en politieke rechten genieten
• een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
• je niet persoonlijk in een toestand van belangenconflict bevinden
• niet ontslagen zijn geweest wegens dringende reden of ambtshalve ontslagen zijn geweest uit je ambt of afgezet zijn geweest ten gevolge van een tuchtprocedure in de aanwervende federale dienst te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing of na de definitieve uitspraak van de tuchtstraf
• medisch geschikt zijn verklaard (afhankelijk van de dienst waar je terecht komt). Tijdens de aanwervingsprocedure zal een voorafgaande gezondheidsbeoordeling plaatsvinden. Dit houdt in dat je medische geschiktheid voor deze functie zal worden onderzocht door een arbeidsgeneesheer. Je kan enkel in dienst treden indien je medisch geschikt wordt verklaard .

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Loon
Minimum aanvangswedde: € 31.516,99 (bruto jaarsalaris, reeds aangepast aan de huidige index, reglementaire toelagen niet inbegrepen).
Via de salarissimulator kan je je bruto- en nettoloon berekenen door een aantal vragen te beantwoorden.

Voordelen

Goede balans tussen werk en privé

• glijdende werkuren in een 38-uren week
• mogelijkheid om eventuele overuren in recup op te nemen
• mogelijkheid tot telewerk (bij de centrale diensten in Brussel)
• 26 dagen verlof en vrij tussen Kerst en Nieuwjaar (permantieregeling in de centra)
• bereikbaar met het openbaar vervoer

Talrijke ontwikkelingsmogelijkheden

• uitgebreid opleidings- en leeraanbod (te volgen tijdens de werkuren)
• uitgebreide loopbaankansen

Financiële voordelen

• mogelijkheid tot het krijgen van een tweetaligheidspremie (bij de centrale diensten in Brussel)
• voordelige hospitalisatieverzekering
• aanvullend pensioenplan (tweede pijler)
• gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• mogelijkheid om maaltijdcheques te krijgen
• mogelijkheid tot het krijgen van een telewerkpremie (bij de centrale diensten in Brussel)
• mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen
• mogelijkheid om een fiets te leasen
• voordelen en interessante aanbiedingen via Benefits@Work
• allerlei sociale voordelen
• beschikken over een laptop

Ontdek alle informatie (extra premies en toelagen, ...) en voordelen over werken bij de federale overheid op de website van BOSA.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama