Polyvalent administratief medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Je verleent administratieve en operationele ondersteuning binnen de Facilitaire Diensten en draagt zo bij tot een vlotte financiële en administratieve flow.

Een greep uit de taken bij Lokalenreservering:

• Reserveringsaanvragen met oog voor detail administratief verwerken
• Klanten informeren over de aanvraagprocedures en ondersteunen bij het werken met de reserveringsmodules
• Klanten informeren over de te reserveren ruimtes, de uitrusting, het aanrekeningsmodel en de huurprijzen en deze informatie up-to-date houden en verspreiden via de juiste kanalen
• Oplossingen zoeken en voorstellen doen bij reserveringsconflicten zoals dubbele boekingen, werken, herbestemmingen

• Aanpassingen registreren in databases
• Overzichten opmaken voor de facturatie
• Bestellingen opmaken, facturen registreren
• Verslagen maken van vergaderingen
• Samen met collega's dagelijks de mailboxen opvolgen

Jouw profiel

• Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of je hebt door je ervaring een gelijkwaardig niveau.
• Administratieve ervaring is een pluspunt.
• Je bent een teamspeler. Goede communicatievaardigheden zijn essentieel, zowel naar de klanten toe als binnen het team. Je hebt een goede kennis van het Nederlands en een basiskennis Engels en Frans.
• Je bent klantgericht en je kan op basis van een veelheid aan informatie tot de best mogelijke oplossing komen.
• Stressbestendigheid typeert jou. Je werkt nauwkeurig, met oog voor detail en weet prioriteiten te stellen.
• Je kan werken met de courante pc-toepassingen en je bent bereid om bijkomende specifieke toepassingen te leren. 

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Wij beogen een voltijdse tewerkstelling bepaalde duur voor 6 maanden met reële kans op verlenging.
• Ben je onmiddellijk inzetbaar om alle opdrachten van deze functie volwaardig in te vullen dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.
• Klantgericht, Waardering, Initiatief, Samen en Professioneel zijn onze kernwaarden. Ze zijn de leidraad voor hoe we met collega's, klanten en externen omgaan.
• Hybride werken is mogelijk in deze functie. Daarbij streven we naar een evenwichtige combinatie van on campus werken en telewerken.
• We hechten belang aan een goede werk-privébalans van al onze medewerkers.
• We beschikken over een ruime waaier aan opleidingen waarbij we willen inzetten op jouw talenten en persoonlijke groei. 
• Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, extra verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets of leasefiets en een fietsvergoeding.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama