UCLL - Expert Onderwijs & Studenten administratie (100%) M/V/X

Beschrijving van de functie

Vacature - Expert Onderwijs & Studenten administratie (100%)

Meer specifiek voor de functie van expert internationale Toelatingen & Erasmus projectbeheer.

Campus Connect (Leuven) of Campus Diepenbeek

Over UCLL 
Bij UCLL brengen we mensen en ideeën in beweging. Met kwaliteitsvol onderwijs, praktijkgericht onderzoek en maatschappelijke dienstverlening bouwen we samen aan innovatie en impact - in Limburg, Vlaams-Brabant en ver daarbuiten. 

Over Dienst O&S 
De dienst Onderwijs & Studenten (O&S) is een krachtige partner van alle opleidingen om samen aan elke UCLL-student alle kansen te geven om uit te groeien tot een unieke Moving Mind.   
We doen dit door relevante expertise en betrouwbare diensten aan te bieden op het gebied van onderwijs, studentenbeleid en studentenvoorzieningen. 
We geven directe ondersteuning aan studenten, lectorenteams en diensten. We houden rekening met actuele regelgeving, gebruiken inzichten uit onderzoek en praktijk en werken nauw samen met externe partners in binnen- en buitenland.

Jouw rol als expert internationale Toelatingen & Erasmus projectbeheer

Als expert internationale Toelatingen & Erasmus projectbeheer maak je deel uit van de dienst Onderwijs & Studenten (O&S) Administratie. Je combineert een sleutelrol in de toelating van internationale studenten (admissions) met een inhoudelijke expertrol rond Erasmus binnen het international back-office team, waarin je complexe dossiers opvolgt, procedures mee bewaakt en collega's adviseert vanuit een grondige kennis van regelgeving en administratieve processen.

Je zorgt voor een kwalitatieve opvolging van complexe dossiers, ondersteunt beleidsmatige en financiële processen en vertaalt signalen uit de praktijk naar verbetervoorstellen die bijdragen aan de verdere professionalisering van de internationale werking binnen UCLL.

Wat ga je doen:

• Je bent een expert in alle fases van het applicatieproces, dit zowel voor de applicatie, tijdens het behandelen van de dossiers als de fase van de goedkeuring tot de inschrijving van internationale studenten. Je bent daarbij regelmatig rechtstreeks in contact met studenten en begeleidt hen op een duidelijke, klantvriendelijke en correcte manier door heen hun toelatingsproces. Je adviseert ook collega's en opleidingen over regelgeving en procedures.

• Je groeit uit tot administratieve expert binnen het international back-office team en bent aanspreekpunt voor externe instanties rond de administratieve opvolging van Erasmusprocessen. Je werkt nauw samen met de international experten binnen O&S die de opleidingen op programmaniveau ondersteunen en vertaalt hun vragen, signalen en ontwikkelingen binnen het Erasmusprogramma naar correcte procedures, duidelijke afspraken en opportuniteiten voor de hogeschool. Je interpreteert regelgeving en ondersteunt collega's bij complexe dossier- en regelgevingsvragen.

• Je neemt een actieve rol op in de beleidsmatige en financiële opvolging van Erasmus KA1 projecten en mobiliteiten en vertaalt data naar heldere rapporteringen en beleidsrelevante inzichten.
• Je bewaakt de kwaliteit van processen en gegevens, detecteert verbeterkansen en werkt mee aan de verdere digitalisering en professionalisering van de dienstverlening.
• Je werkt hierbij nauw samen met collega's van internationalisering, financiën, opleidingen en externe partners.

Jouw profiel

Wat zoeken wij:

• Je beschikt over een masterdiploma en hebt een sterke interesse in internationale samenwerking, administratie, regelgeving en financiële processen. Je werkt graag met en voor studenten en benadert vragen op een studentgerichte, begripvolle en oplossingsgerichte manier
• Je combineert een analytische blik met een sterke vaardigheid in cijfers, data-analyse en rapportering. Je kan complexe informatie interpreteren, verbanden leggen en vertalen naar heldere inzichten die besluitvorming en procesverbetering ondersteunen.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en kwaliteitsbewust, met oog voor correcte dienstverlening en betrouwbare processen.
• Je denkt procesmatig, signaleert verbeterkansen en neemt initiatief om samen met collega's de werking verder te versterken.
• Je staat open voor verandering, kijkt positief naar vernieuwing en springt flexibel bij waar dat nodig is.
• Je communiceert helder, professioneel en toegankelijk in het Nederlands en Engels, zowel met studenten als met collega's en externe partners.
• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid op, maar zoekt tegelijk actief verbinding en samenwerking binnen het team en met andere diensten.
• Ervaring binnen hoger onderwijs, internationalisering en financieel beheer is een troef.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat bieden wij jou?

Meer dan een job - een plek om impact te maken en zelf te groeien:

• Een warme werkomgeving: een dynamisch en ambitieus team met ruimte voor ideeën.

• Een eerlijk pakket: contract als contractueel bediende bij UC Leuven of UC Limburg vzw verloning volgens het officieel barema A21 (https://data-onderwijs.vlaanderen.be/salaris/schalen/barema.aspx?nr=587), erkenning tot 10 jaar nuttige beroepservaring. Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website (https://www.ucll.be/nl/werken-bij-ucll/arbeidsvoorwaarden).

• Interne ATP-kandidaten kunnen hun statuut behouden. Interne OP-kandidaten krijgen een ambtswijziging naar het ATP-statuut.

• Stabiliteit met perspectief: contract onbepaalde duur met startdatum 1/11/2026 of zo snel mogelijks daarna vanaf het moment dat je beschikbaar bent.
• Standplaats op campus Connect (Heverlee) of campus Diepenbeek. Regelmatige verplaatsingen naar de andere campussen van de hogeschool in Limburg en Vlaams-Brabant.

• Flexibiliteit & balans: mogelijkheid tot gedeeltelijk telewerk, ruime vakantie, terugbetaling woon-werkverkeer, laptop (vanaf 40%).

• Extra voordelen: Lerarenkaart, kortingen via Samen Aankoop, hospitalisatieverzekering aan gunstig tarief, fietslease.

• Ruimte om te groeien: opleidingen, professionele ontwikkeling, kruisbestuiving met andere diensten en opleidingen.

Waarom kiezen voor UCLL?

• Je werkt in een innovatieve organisatie die kansen creëert.

• Je kan impact maken, zowel lokaal als internationaal.

• Je komt terecht in een omgeving die diversiteit waardeert en talent volop laat bloeien.

Interesse?

Solliciteer uiterlijk t.e.m. maandag 12/10/2026 via CV Warehouse.

De selectieprocedure doorloopt volgende stappen: selectie op basis van CV en motivatiebrief, gevolgd door een selectiegesprek.
Meer info? Contacteer Karen Vanmechelen, teamcoördinator O&S Administratie, karen.vanmechelen@ucll.be (mailto:karen.vanmechelen@ucll.be), 0477/274179.

Ontdek meer over onze missie en strategische prioriteiten op www.ucll.be (http://www.ucll.be/).

UCLL kiest voor diversiteit en gelijke kansen. Talent, motivatie en competenties maken voor ons het verschil.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama