Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Medewerker Onderwijs- en Internationaliseringsprocessen zorg je ervoor dat de onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES vlot, correct en kwaliteitsvol verlopen.

Je bent verantwoordelijk voor een aantal kernprocessen binnen de opleiding, zoals de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, uur- en examenroostering, mobiliteit en resultatenverwerking. Dat betekent onder meer dat je complexe planningsvraagstukken oplost, studenten ondersteunt bij studie- en mobiliteitsvragen en afstemt met docenten, faculteiten en internationale partners.

Deze functie gaat verder dan het uitvoeren van bestaande procedures. Door het internationale karakter van BAES moeten verschillende systemen, regelgeving en werkwijzen voortdurend op elkaar worden afgestemd. Soms bestaan processen nog niet volledig of moeten nieuwe oplossingen worden ontwikkeld. Dat vraagt iemand die graag structuur brengt in complexe situaties, zich kan vastbijten in een vraagstuk en tegelijk pragmatisch blijft zoeken naar werkbare oplossingen. Deze functie past dan ook vooral bij mensen die energie halen uit samenwerking, afstemming en het verder vormgeven van processen in een complexe en veranderende omgeving.

Je combineert analyse en coördinatie met een hands-on aanpak: je denkt mee na over processen, bewaakt de uitvoering ervan en zorgt ervoor dat informatie tijdig en correct wordt gedeeld. Je onderhoudt daarbij contacten met studenten, docenten en partners binnen en buiten KU Leuven, bewaakt deadlines en draagt bij aan een vlotte samenwerking tussen de verschillende betrokken partijen.

Je werkt nauw samen met een collega die eveneens verantwoordelijk is voor onderwijs- en internationaliseringsprocessen binnen BAES. Jullie vormen een tandem: jullie kennen elkaars dossiers voldoende om continuïteit te garanderen, stemmen regelmatig af en ondersteunen elkaar tijdens piekperiodes. Tegelijk neemt ieder het voortouw in een eigen pakket van processen en verantwoordelijkheden.

Je komt terecht in een klein, gedreven en internationaal georiënteerd team waarin samenwerking, initiatief en wederzijdse ondersteuning centraal staan. Je staat er daarbij niet alleen voor. BAES maakt deel uit van de Faculteit Sociale Wetenschappen van KU Leuven, waar heel wat expertise aanwezig is rond onderwijs, internationalisering, regelgeving, studentenadministratie en kwaliteitszorg. Je kan rekenen op de ondersteuning van ervaren collega's binnen de faculteit en de universiteit.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Je coördineert en beheert onderwijs- en studentenprocessen binnen BAES, waaronder de goedkeuring van individuele studieprogramma's, curriculumwijzigingen, examenorganisatie, uurroosters, mobiliteit en resultatenverwerking. 
• Je neemt een verbindende en coördinerende rol op tussen faculteiten, administratieve diensten, docenten en internationale partners, en zorgt voor een vlotte afstemming van processen over verschillende instellingen heen. 
• Je bewaakt de voortgang van dossiers, volgt deadlines op en signaleert tijdig risico's, knelpunten en afhankelijkheden. 
• Je fungeert als aanspreekpunt voor studenten, docenten en collega's en zorgt voor duidelijke, correcte en tijdige communicatie over processen en procedures. 
• Je draagt actief bij aan de verdere ontwikkeling, documentatie en optimalisatie van onderwijs- en administratieve processen. Je analyseert terugkerende vragen en knelpunten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen. 
• Je levert inhoudelijke en operationele input voor overlegorganen en internationale werkgroepen en ondersteunt rapportering binnen... Voor meer informatie zie https://www.kuleuven.be/personeel/jobsite/jobs/60756968

Jouw profiel

Je herkent jezelf in (een groot deel van) het volgende profiel: 

• Je beschikt over een bachelordiploma of hebt relevante ervaring die aantoont dat je over een vergelijkbaar werk- en denkniveau beschikt. 
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in het opvolgen, coördineren of optimaliseren van complexe processen, binnen of buiten het hoger onderwijs. 
• Je krijgt energie van organiseren, plannen en puzzelen met complexe vraagstukken. Je kan voldoende de diepte ingaan om complexe dossiers echt te doorgronden, terwijl je tegelijk het overzicht bewaart en prioriteiten weet te stellen. 
• Je bent analytisch sterk en slaagt erin complexe informatie, randvoorwaarden en belangen tegen elkaar af te wegen. Het zoeken naar werkbare oplossingen binnen die context geeft je voldoening. 
• Je voelt je comfortabel in een omgeving waar processen en afspraken nog in ontwikkeling zijn, en weet ook in die context richting en overzicht te bewaren. 
• Je neemt initiatief, werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid op voor je dossiers, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen. 
• Je kan goed inschatten wanneer je zelf beslissingen kan nemen en wanneer afstemming of overleg nodig is. 
• Je bent communicatief sterk en weet uiteenlopende stakeholders met elkaar te verbinden. Je bouwt vlot constructieve relaties op en beweegt je gemakkelijk tussen verschillende organisaties, teams en perspectieven. 
• Je werkt graag samen en voelt je mee verantwoordelijk voor het succes van het team als geheel. 
• Je behoudt het overzicht tijdens drukke periodes, kan schakelen tussen verschillende dossiers en gaat zorgvuldig om met deadlines. 
• Je hebt affiniteit met internationale samenwerking en voelt je comfortabel in een interculturele context. 
• Je communiceert professioneel en vlot in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk. 

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijdse ATP functie van onbepaalde duur binnen een unieke internationale joint bacheloropleiding. Een deeltijdse tewerkstelling vanaf 80% is eveneens mogelijk. 
• Een gevarieerd takenpakket op het snijvlak van onderwijsadministratie, internationale samenwerking en procescoördinatie. 
• De kans om mee vorm te geven aan een innovatieve Europese opleiding die voortdurend in ontwikkeling is. 
• Een internationale werkomgeving met nauwe samenwerking over landen- en instellinggrenzen heen, aangevuld met occasionele bezoeken aan partneruniversiteiten binnen het consortium. 
• Een warm, collegiaal en gedreven team waarin samenwerking, kennisdeling en wederzijdse ondersteuning centraal staan. 
• Ruimte voor professionele ontwikkeling, het volgen van opleidingen en het uitbouwen van expertise binnen onderwijs- en internationaliseringsprocessen. 
• Ruimte om eigenaarschap op te nemen over je dossiers, initiatief te tonen en actief bij te dragen aan de verdere ontwikkeling van processen en dienstverlening. 
• Aandacht voor een gezonde werk-privébalans, met onder meer de mogelijkheid tot thuiswerk binnen de KU Leuven-regeling. 
• Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen. 

Je komt terecht in een warme, competente en gedreven context. We vieren kleine successen, gaan samen complexe vraagstukken aan en doen dat vaker wel dan niet met koekjes. Vanaf dag één kan je rekenen op ondersteuning van collega's binnen BAES, de Faculteit Sociale Wetenschappen en KU Leuven. Je hoeft de universitaire systemen of regelgeving niet vooraf volledig te kennen: er zijn opleidingen voorzien en er is veel expertise aanwezig om op terug te vallen. 

Geen twee dagen zijn dezelfde. De ene dag werk je aan een examenplanning of curriculumwijziging, de andere stem je af met partners uit heel Europa of zoek je een oplossing voor een complexe puzzel waarbij verschillende systemen, regels en belangen samenkomen. Juist die combinatie van internationale samenwerking, procesdenken en zichtbare impact maakt deze functie bijzonder uitdagend én bijzonder boeiend.  

Deze functie vormt een mooie volgende stap voor professionals die graag verder kijken dan de dagelijkse uitvoering van processen en willen bijdragen aan de ontwikkeling, coördinatie en verbetering ervan binnen een internationale onderwijsomgeving.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama