Guichetier (service des naissances) - #StageFirst H/F/X

Beschrijving van het bedrijf

La Ville de Bruxelles recherche un·e guichetier·ère (h/f/x) pour son service des naissances, dans le cadre d'un stage First rémunéré à temps plein d'une durée de 6 mois pour contribuer à un accueil de qualité des citoyens (téléphone et e¿mail), informer et orienter sur les démarches liées aux déclarations de naissance et organiser des rendez¿vous au guichet, en appliquant les procédures et règles du service Naissances.

La Ville de Bruxelles emploie environ 4 000 personnes et gère également un vaste réseau d'enseignement. La Ville est ainsi l'un des plus grands employeurs de la Région bruxelloise. Et pourtant, chez nous, vous n'êtes pas un numéro ! Notre engagement quotidien pour la Ville nous permet de nous sentir tous connectés. Ensemble, nous nous engageons pour les milliers d'habitants, de visiteurs et d'usagers de la capitale !

Pour plus d'informations sur le stage First, cliquez sur le lien suivant: https://www.actiris.brussels/fr/citoyens/stage-first/

Beschrijving van de functie

30% Accueil et information à distance 
- Vous répondez aux appels téléphoniques et aux courriels concernant notamment les déclarations de naissance, les reconnaissances et les attributions de nom
- Vous informez les citoyens et les orientez vers la procédure ou le service approprié

30% Prise et gestion des rendez-vous
- Vous planifiez les rendez-vous au guichet du service des naissances à l'aide des outils internes
- Vous confirmez les rendez-vous et les reprogrammez lorsque cela est nécessaire

20% Traitement des courriels et classement
- Vous triez les courriels entrants et sortants et assurez un classement simple des documents selon les méthodes d'archivage en vigueur

10% Encodage
- Vous réalisez des encodages administratifs de base utiles à la prise de rendez-vous et à l'établissement de statistiques simples, conformément aux consignes reçues

5% Contrôle des données et des documents 
- Vous vérifiez l'authenticité et la validité de différents documents administratifs, notamment les documents d'identité, actes et attestations
- Vous effectuez une première vérification des dossiers simples, dans le respect des règles applicables et sous la responsabilité de votre hiérarchie

5%  Rédaction de documents
- Vous préparez différents documents administratifs liés aux actes d'état civil, notamment des courriers et des demandes d'attestations, ainsi que certaines mentions marginales

 

Jouw profiel

Compétences comportementales recherchées
- Savoir écouter et s'exprimer clairement au téléphone : capacité à reformuler et à rassurer
- Gestion des émotions / stress dans un environnement potentiellement bruyant et stressant ; garder le calme face à l'affluence
- Orientation usager / résultats : conclure l'appel par une solution concrète (RDV, lien, check-list)
- Coopération : travailler en bonne intelligence avec les collègues du service et les maternités
- S'auto-développer : apprendre les procédures, demander du feedback, appliquer les mises à jour

Compétences techniques minimales
- Accueil téléphonique & face à face
- Techniques de communication (clarté, reformulation, courtoisie écrite)
- Bureautique - Office 365 : Outlook, Teams, Word (modèles), Excel (listes)
- Respect des procédures, déontologie & vie privée (RGPD) : traiter des données sensibles correctement

Langues
Français : très bonne maîtrise orale/écrite pour le téléphone et les e-mails
Néerlandais : niveau de base suffisant pour orienter, fixer un RDV et transférer

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

Attention, pour postuler être dans les conditions suivantes:
- Avoir moins de 30 ans 
- Être domicilié en Région de Bruxelles-Capitale 
- Être inscrit depuis minimum 1 mois après études
- Avoir au maximum le certificat d'enseignement secondaire supérieur 
- Ne pas avoir une expérience professionnelle de plus de 90 jours consécutifs
- Ne pas avoir déjà réalisé un stage (STE ou First) de plus de 3 mois

Diploma

• Lager middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

Horaires de travail
- Les prestations sont organisées du lundi au vendredi, de 8h15 à 16h15, avec une pause de 30 minutes par jour

 

- Contrat de stage first rémunéré de 6 mois 
- Remboursement des frais de transport
- Actiris vous accompagnera durant tout votre parcours, et vous proposera des coachings avant, pendant et après le stage
- L'entreprise désigne également une personne pour vous encadrer pendant toute la durée du stage

Intéressé/e? Postulez maintenant!
Votre candidature sera lue avec la plus grande attention et nous vous informerons de la suite qui lui sera donnée

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