Coördinator en financieel medewerker M/V/X

Beschrijving van de functie

Als Coördinator en financieel medewerker speel je een centrale rol in de algemene leiding, de organisatorische continuïteit, het personeelsoverzicht en het financiële beheer van de Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS). Je focust op het bewaken van de strategische doelstellingen, het ondersteunen van het studentenbestuur, het opvolgen van de subsidieplanning en het waarborgen van een gezonde financiële werking. Je bent een organisatorische spilfiguur en raadgever die een brug slaat tussen het studentenbestuur en de staf.

De Vlaamse Vereniging van Studenten (VVS) behartigt de belangen van elke student die studeert aan een hogeschool of universiteit in de Vlaamse Gemeenschap. VVS strijdt bij de overheid en de hogeronderwijsinstellingen voor een kwaliteitsvol, maar ook toegankelijk hoger onderwijs voor elke (toekomstige) student zonder onderscheid.

Concreet bestaat je takenpakket onder meer uit:

Coördinatie van de werking van VVS (70%)

• Strategische coördinatie en beleidsopvolging (20%): Monitoren van de voortgang van het beleidsplan en het subsidiedossies, adviseren van het bestuur bij operationele doelstellingen en actiepunten, uitwerken van het jaarverslag en onderhouden van contacten met strategische partners.
• Personeelsoverzicht en aansturing (20%): Bewaren van het overzicht over de taken van stafmedewerkers, afstemmen van de werkdruk met het bestuur, rechtstreeks aansturen van jobstudenten en verzorgen van de administratieve personeelsopvolging.
• Dagdagelijkse en organisatorische coördinatie (15%): Waarborgen van de kantoorwerking, beheren van de algemene mailbox, voorbereiden van teamvergaderingen en coördineren van statutaire vergaderingen.
• Projectwerking (15%): Actief zoeken naar nieuwe projectmogelijkheden, bewaken van de haalbaarheid qua middelen en rapporteren over de voortgang aan het bestuur.

Financiële werking en beheer van het gebouw (30%)

• Financiële coördinatie (15%): Opstellen van de begroting en eventuele herbegroting, aanvullen van de boekhouding waaronder het bijhouden van inkomende facturen, aansturen van de jobstudent boekhouding en adviseren van het bestuur over budgettaire keuzes.
• Algemeen beheer Scholieren- en Studentenhuis (15%): Waarborgen van een veilige en efficiënte werkomgeving, overleggen met mede-inwonende organisaties, opvolgen van onderhoud en renovaties en rapporteren. Specifiek voor de eerste maanden houdt dit ook in dat je ondersteunt in het verantwoordingsdossier voor het kantoorgebouw.

Jouw profiel

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die het potentieel en enthousiasme heeft om zichzelf verder te ontplooien binnen de organisatiecoördinatie en het financieel beheer in de wereld van het hoger onderwijs. Met dat in het achterhoofd ben je een geschikte kandidaat voor de Vlaamse Vereniging van Studenten.

Onze ideale coördinator en financieel medewerker voldoet aan de meeste (maar niet per se aan alle) aspecten van volgende beschrijving:

• Je hebt een hart voor studenten(vertegenwoordigers) en werkt graag nauw met hen samen.
• Je hebt een uitgesproken interesse in het hoger onderwijs en de studentenwereld.
• Je bent organisatorisch sterk en behoudt vlot het overzicht over de dagelijkse werking en lopende projecten.
• Je werkt nauwkeurig met cijfers, budgetten, facturen en boekhoudkundige voorbereiding.
• Je hebt oog voor het team: je stuurt jobstudenten rechtstreeks aan en helpt het overzicht te bewaren over de taken en werkdruk van de stafleden in functie van de bestuursprioriteiten.
• Je durft initiatief te nemen en denkt proactief mee over nieuwe projectkansen, subsidieaanvragen en de verdere professionalisering van VVS.
• Je bent een netwerker en bruggenbouwer die vlot communiceert met het bestuur, de staf, gebouwpartners en stragegische partners instanties.
• Je werkt participatief en adviserend: je ondersteunt het bestuur bij operationele keuzes en staat open voor ideeën van anderen.
• Je bent flexibel, leergierig en stressbestendig.
• Je hebt minimum een bachelordiploma waarbij relevante ervaring in coördinatie, financieel beheer of administratie een pluspunt is.
• Je bent bereid tot incidenteel avondwerk (bijvoorbeeld voor het bijwonen van statutaire vergaderingen).

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijdse aanstelling met glijdende uren, een grote mate van autonomie en een gevarieerd takenpakket.
• Een contract van bepaalde duur van één jaar, met mogelijkheid tot verlenging bij goede evaluatie.
• Loon naar functie (volgens paritair comité 329.01 - B1b; incl. eindejaarspremie).
• Volledige terugbetaling woon-werkverkeer.
• Mogelijkheid tot telewerken met bureauvergoeding.
• Werkplaats op wandelafstand van het station van Brussel Centraal: Bloemenhofplein 12, 1000 Brussel.
• Een aangename en uitdagende werkomgeving in een klein en dynamisch team.
• Een uitbreiding van je professionele netwerk
• Indiensttreding op 2 november 2026.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama