employé administratif H/F/X ACS

Beschrijving van het bedrijf

La Ligue de l'Enseignement et de l'Education permanente est une association sans but lucratif qui a pour objet la défense et la promotion de l'enseignement public et de l'éducation laïque. Elle a également pour vocation le développement des œuvres laïques d'éducation permanente dans tous les domaines, créées en vue d'apporter aux jeunes et aux adultes le complément de formation, d'information et de culture nécessaire à leur participation à l'élaboration de la société contemporaine. La Ligue est un opérateur de formations reconnu par la Fédération Wallonie Bruxelles (décret de 2003 relatif au soutien de l'action associative dans le champ de l'éducation permanente) et par la COCOF dans le domaine de la Cohésion sociale. Nous proposons un programme de formations destiné aux travailleur·euses professionnel·les et volontaires du secteur non-marchand (animation socioculturelle, communication, management associatif, relation d'aide, etc.), des ateliers d'alphabétisation et de français langue étrangère (FLE) et une revue mensuelle, Eduquer.

Beschrijving van de functie

L'auxiliaire administratif·ve participe activement à la vie du secteur des formations et en assure le soutien administratif et logistique nécessaire. Il/elle assure la préparation logistique et matérielle des formations et participe à l'accueil des participants aux activités. Elle est en outre responsable de la gestion de la base de données des membres de l'association et de la production des listings mails et de publipostage, essentiels à la communication du secteur sur ses activités.

Tâches spécifiques

L'employé·e administratif·ve prend en charge la préparation matérielle et logistique des formations. Il/elle participe  au secrétariat du secteur: il/elle répond aux emails et au téléphone, renseigne les participant·es ; relaye les informations concernant les inscriptions, les paiements et les factures à la collègue en charge des inscriptions ; accueille les visiteurs et les participants dans nos locaux et en extérieur ; effectue des travaux de classement et de rangement ; participe à la diffusion de la publicité en produisant et mettant à jour les listings des associations de notre réseaux et des anciens participants de nos activités, pour le publipostage du catalogue. Il/elle entretient et met à jour la base de données des membres de l'association, en collaboration avec le comptable.

 

La préparation matérielle et logistique :

-la préparation des documents de travail de nos formateurs et formatrices

-la communication avec les formateurs et formatrices pour prendre connaissance de leurs demandes et besoins à chaque session des formations;

-l'envoi par mail (et l'impression pour distribution lors des formations le cas échéant) des supports pédagogiques des formations et des attestations de participation aux participants;

-le classement et l'archivage des documents de travail;

-la préparation et l'entretien régulier des listings mails et de publipostage du catalogue à chaque début de saison;

-les envois postaux;

La distribution des supports publicitaires.

 

L'organisation des activités de formation:

-l'installation et le rangement des locaux avant et après chaque journée de formation;

-La préparation de l'accueil catering;

-L'inventaire et la gestion du stock des fournitures pour le catering;

-l'accueil et l'orientation des participants (en journée, pendant les week-end et les stages résidentiels) : accueil et représentation des groupes auprès des organismes partenaires

La gestion de la base de données des membres de l'association :

-l'encodage dans la base de données des nouveaux membres;

-l'envoi aux membres d'une carte de membre datée et valable pour l'année civile en cours;

-le suivi et l'entretien des entrées dans la base de données;

-la participation à la communication avec nos affilié·es;

-la création mensuelle du listing des membres pour l'envoi de la revue Eduquer et de notre catalogue de formations.

l'employé·e administratif·ve participe à la vie et aux projets du secteur.

Jouw profiel

Niveau de diplôme requis:

CESS 

Profil recherché, expérience et compétences nécessaires:

• Formation et/ou expérience probante dans une fonction d'agent.e administratif.ve
• Être organisé, rigoureux, assertif
• Maitriser parfaitement l'usage du français, à l'oral comme à l'écrit
• Avoir un bon sens de l'accueil, être à l'aise au contact de groupes
• Savoir collaborer, aimer travailler en équipe
• Être à l'aise avec l'informatique, la suite Office, Teams, les logiciels de visioconférence et les systèmes de gestion Customer Ressource Management
• Avoir un intérêt pour le secteur socioculturel et le secteur de l'éducation permanente
• Être ponctuellement disponible en weekend, en soirée et durant les congés scolaires d'été
• Une connaissance du secteur associatif bruxellois est un plus
• Disposer d'un permis B (et être à même de se déplacer dans Bruxelles et ponctuellement en Wallonie) est un plus

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

ACS :

Toutes les conditions doivent être remplies :

• Etre domicilié en Région de Bruxelles Capitale
• Etre inscrit comme demandeur d'emploi inoccupé auprès d'Actiris
• Pour les personnes de moins de 40 ans, avoir au moins 6 mois d'inscription (calendrier) comme demandeur d'emploi inoccupé (ou comme bénéficiaire du droit à l'intégration sociale) au cours de l'année qui précède l'engagement
• Avoir le diplôme requis pour le poste

Le calcul des conditions se fait selon la réglementation chômage avec un maximum de 78 jours ouvrables dans un trimestre (dans un régime de six jours/semaine). Quand cela n'est pas le cas et que le calcul se fait sous forme de calendrier (tous les jours de la semaine sont comptés), cela est mentionné dans le texte.

Se reporter à l'arrêté du 28 novembre 2002 du gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au régime des agents contractuels subventionnés

Diploma

• Hoger middelbaar

Voordelen van de betrekking

chèques repas

remboursement intégral des frais de transport en commun

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