Administratief medewerker (niveau C) M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

De gemeente van Sint-Agatha-Berchem zoekt een administratief medewerker die exclusief aan de balie van de Bevolkingsdienst werkt. 

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker in het Bevolkingsdienst bent u verantwoordelijk voor het administratief ondersteunen van de uitvoering van de doelstellingen van het departement. U vertegenwoordigt de administratie door een goed imago te geven en te zorgen voor een kwalitatieve service voor alle burgers die aan de balie worden verwelkomd. U volgt eenvoudige dossiers op volgens regelgeving, in overeenstemming met deadlines.

Taken

• Burgers verwelkomen, informeren en begeleiden aan de balie
• Opvolging van eenvoudige administratieve dossiers (identiteitskaarten, paspoorten, rijbewijzen, enz.)
• Centraliseren, coderen, classificeren en archiveren van gegevens in het Nationaal Register
• Controle van gegevens over ontvangen documenten en controle van de authenticiteit en de geldigheid van documenten
• Uitleg geven bij het proces uit en beslissingen van officiële instanties doorgeven
• Beheer telefoongesprekken en e-mails, noteer verzoeken en stuur ze door
• Verzamelen van  documenten en informatie die nodig zijn voor de voorbereiding en verwerking van dossiers (beheer van persoonsgegevens van burgers in het Nationaal Register)
• Logistieke ondersteuning aanbieden aan de afdeling en zelfstandig werken aan de balie

Jouw profiel

Staat

U heeft een certificaat van het hoger secundair onderwijs. 

Gedragscompetenties

• Handelen met integriteit en professionaliteit: gevoel voor publieke dienstverlening, respect voor normen van goede praktijk, voorrang van het algemeen belang, eerlijke en hoffelijke behandeling van burgers
• Assertiviteit: blijf kalm tegenover een agressieve of respectloze gesprekspartner, ga om met intimidatie- of manipulatiepogingen, beheers agressiebeheersingstechnieken
• Analyseren: beschikbare informatie onderzoeken en structureren, specifieke vragen stellen, de juistheid van gegevens verifiëren, een verband leggen met situaties die al behandeld zijn
• Samenwerken: samenwerken met collega's om gemeenschappelijke doelen te bereiken, informatie delen, solidariteit tonen
• Resultaatgericht: neem verantwoordelijkheid voor je werk, handel zelfstandig, streef naar kwaliteit
• Structureer je werk: respecteer prioriteiten en deadlines, organiseer je activiteiten methodisch
• Zich aanpassen: veelzijdigheid tonen, nieuwe opdrachten accepteren, snel nieuwe procedures integreren, nieuwe procedures snel integreren
• Communiceer: geef correcte en volledige informatie, kom ter zake, pas je taal aan op je gesprekspartner

Technische vaardigheden

• Goede kennis van de regelgeving met betrekking tot het Nationaal Register, paspoorten, identiteitskaarten en idealiter rijbewijzen, evenals algemene kennis van gemeentelijke regelgeving en toepasselijke wetgeving
• Vaardigheid in kantoorapplicaties (Outlook, Word, Excel) en het vermogen om te trainen in specifieke software (Saphir, Belpic, Belpas, Mercurius)
• Gemakkelijker gebruik van specifieke apparatuur (biometrisch pak, scanner)
• Goede beheersing van het Frans en het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

• Contract voor onbepaalde tijd, voltijds (38 uur/week)
• Beloning die overeenkomt met de schaal van een niveau C functie in Brusselse lokale administraties
• Maaltijdcheques (8 €/dag)
• Een breed aanbod aan opleidingen
• Goede bereikbaar met het openbaar vervoer
• Vergoeding van de kosten voor het openbaar vervoer (100 %)
• Een aantrekkelijke verlofregeling
• Een hospitalisatieverzekering

Gelijke kansen en diversiteit

De gemeentelijke van Berchem-Sainte-Agathe hecht veel waarde aan diversiteit door gelijke kansen, behandeling en toegang tot selecties voor al haar kandidaten te garanderen. Met de mogelijkheid om te werken in een omgeving waar iedereen zich volledig kan ontwikkelen en het beste uit zijn talenten en vaardigheden kan halen. De HR-afdeling zorgt voor een objectieve selectieprocedure op basis van vaardigheden, ongeacht leeftijd, geslacht, etnische afkomst, handicap, religieuze overtuigingen of culturele identiteit.

We moedigen mensen met een beperking aan om zich aan te melden. We zullen rekening houden met eventuele noodzakelijke aanpassingen, zowel wat betreft de wervingsprocedure als de integratie in de administratie.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama