Administratief medewerker schoolsecretariaat- personeelsadministratie M/V/X

Beschrijving van de functie

GO! COOVI secundair onderwijs is op zoek naar een tijdelijke administratief medewerker met focus op de personeelsadministratie. Dit ter vervanging van een collega in bevallingsverlof (18/09/26 tem 31/01/27).

Vanaf 18 mei 2026 (of later in juni) kan de vervanger al halftijds (18u) aangesteld worden en opgeleid worden door de personeelsverantwoordelijke om het takenpakket onder de knie te krijgen. Vanaf 1 september kan het contract uitgebreid worden naar een voltijdse opdracht. De personeelsverantwoordelijke gaat in voltijds bevallingrust vanaf 18 september tot en met 31 januari 2027, dan krijg je een contract van 36u.

Vanaf 1 februari 2027 tot 31 maart 2027 kan de opdracht nog halftijds worden opgenomen, aangezien de personeelsverantwoordelijke halftijds terug opstart. Deze opdracht kan dan eventueel aangevuld worden met een andere administratieve opdracht binnen de Scholengroep. Na afloop kan er bekeken worden of je nog verder aan de slag kan in een andere school binnen Scholengroep Brussel.

Takenpakket:

1. Opvolgen personeelsadministatie via Informat: Aanmaken personeelsdossier, opmaak van opdrachten, zendingen van verlofstelsel + ziektedagen, hulp bij administratieve vragen, eerste contact met werkstation, wetgeving personeelsadministratie opvolgen, opvolgen administratie vaste benoemingsronde,...
2. Aanwervingen en opvolgen vacatures: Update vacatures, opvolgen kandidaturen er organisatie sollicitatiegesprekken, bijwonen sollicitatiegesprek voor informatie over personeelsvragen,...
3. Opmaak en aanpassen van de lesroosters van leerkrachten en leerlingen via programma Untis: indien nodig wekelijkse aanpassing van lesroosters en koppelen aan Smartschool, opmaak nieuwe lesroosters bij nieuwe aanwerving
4. Opmaak studielijst in de ochtend: organisatie van schooldag van afwezige collega's
5. Smartschoolbeheer: aanmaak smartschoolaccounts leerkrachten, planner verlengen en updaten,...
6. Opmaak examenroosters en toezichtsrooster
7. Opvolgen arbeidsongevallen
8. Algemene administratie: mailverkeer opvolgen, meehelpen aan het onthaal, telefonie,...

Jouw profiel

Je bent bij voorkeur in het bezit van een diploma op bachelorniveau en hebt affiniteit met de personeelszaken. Eerdere werkervaring in een schoolsecretariaat en kennis van Informat en/of Untis is een groot pluspunt.

Je bent een krak in administratie en werkt zeer nauwkeurig. Je bent flexibel, communicatief en stressbestendig.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Voordelen van de betrekking

Opdracht van 18u van 18/05/2026 tem 31/08/2026. Vanaf 1/9/22026 een opdracht van 36u tot 31/01/2027. Vanaf 01/02/2027 tot 31/03/27 terug een opdracht van 18u, eventueel aangevuld met een opdracht in een andere school. De opdracht in onze school loopt af op 31/03/2027.

Je kan uitbetaald worden op bachelorniveau (salarisschaal 158) of secundair onderwijs niveau (salarisschaal 202). Indien je diensten hebt opgebouwd in de openbare sector kan je voor deze werkervaring ook anciënniteit aanvragen bij Agodi. Andere werkervaring komt niet in aanmerking.

Bij de halftijdse opdracht zijn de werkdagen bespreekbaar. Tijdens de voltijdse opdracht word je elke dag op school verwacht van 8u tot 16u. Op woensdag werk je van 8u tot 12u.

Naast je salaris heb je ook terugbetaling van het openbaar vervoer of fietsvergoeding. Je vervoer met de auto kan niet worden terugbetaald.

Tijdens de zomervakantie is de school gesloten van 5 juli tot en met 15 augustus. We bekijken in onderling overleg hoe deze periode kan overbrugd worden qua salaris. Je wordt doorbetaald tijdens de herfstvakantie, kerstvakantie en krokusvakantie, maar je bent wel in vakantie en wordt niet op school verwacht.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama