HR & Office Manager NL/EN M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Seascape Belgium is een dienstverlenende organisatie actief op het raakvlak van oceaanwetenschap, mariene kennis, beleid en samenleving. We helpen overheden, organisaties, bedrijven en internationale netwerken om beter gebruik te maken van kennis en informatie over de oceaan - van het verzamelen van gegevens op zee tot het ontwikkelen van bruikbare diensten, toepassingen en inzichten. Onze missie is om bij te dragen aan een duurzaam en wetenschappelijk onderbouwd beheer van zeeën en oceanen. We willen ervoor zorgen dat betrouwbare kennis over de oceaan toegankelijk en bruikbaar is voor wetenschap, beleid, economie en samenleving. Met ons multidisciplinair team werken we samen met wetenschappers, beleidsmakers en experten uit Europa en de rest van de wereld aan projecten en samenwerkingen die de kennis over onze oceanen versterken en beter toepasbaar maken.

Beschrijving van de functie

Wij zoeken momenteel een duizendpoot die zowel ervaren is in HR en payroll als in Office Administration. 

Ben jij een gedreven HR-professional met een passie voor mensen én organisatie? Hou je van afwisseling tussen personeelsbeleid, kantoorbeheer en projectondersteuning? Dan ben jij misschien de HR & Office Manager die wij zoeken!

Jouw rol

Als HR & Office Manager ben jij het kloppend hart van onze organisatie. Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze collega's bij HR-gerelateerde vragen en zorgt ervoor dat onze payroll en administratie vlekkeloos verlopen. Je combineert strategisch inzicht met een hands-on mentaliteit en bouwt mee aan een efficiënte, warme en goed georganiseerde werkplek.

Na een inwerkperiode neem je de dagelijkse HR- en office-administratietaken met grote zelfstandigheid op. Daarnaast neem je initiatief om werkprocessen te verbeteren of nieuwe structuren in te voeren. Waar mogelijk draag je ook bij aan de organisatie en implementatie van interne en externe project-activiteiten. Je voelt je als een vis in het water in een middelgroot team en draagt actief bij aan de verdere uitbouw ervan.

Jouw profiel

• Je beschikt minstens over een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring, bij voorkeur in een richting zoals sociale wetgeving of payroll.
• Je hebt minstens 7 tot 10 jaar relevante ervaring binnen een HR- en payrollomgeving, bij voorkeur in een KMO-context. 
  Hierdoor heb je een grondige kennis van sociaal recht, payrollprocessen en HR-
• Praktijken zoals onboarding, offboarding, payrollvoorbereiding en het beheer van personeelsdossiers. 
  Ervaring met Officient is mooi meegenomen. 
• Je gaat zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie en weet wanneer discretie essentieel is.
• Je werkt vlot met cijfers en weet deze te vertalen naar overzichtelijke en bruikbare informatie voor het team en management.
• Office & facility management: Je zorgt voor een professioneel en efficiënt kantoorbeheer. Je keurt aangevraagde zakenreizen goed via een platform en onderhoudt regelmatig contact met het reisbureau. Je beheert de bestellingen van onder meer kantoormateriaal en volgt leveranciers en contracten nauwgezet op. Daarnaast waak je over een nette, goed uitgeruste werkomgeving en coördineer je alle facilitaire diensten, zoals poetsdienst, contacten met de eigenaar, onderhoud en herstellingen. 
• Je spreekt vloeiend Nederlands en hebt een zeer goede kennis van het Engels. Kennis van extra talen is een pluspunt.
• Je beschikt over een vlotte beheersing van MS Office (Excel, Word, Outlook) en andere administratieve tools. Ervaring met een cloud-based werkomgeving (zoals Google Workspace) is een plus. Je leert graag nieuwe software en gebruikt digitale tools om je werk efficiënter te maken.
• Je werkt gestructureerd en zelfstandig, maar functioneert ook goed in teamverband binnen een dynamische werkomgeving.
• Je hebt een kritische blik op bestaande processen en bent altijd op zoek naar verbeteringen en optimalisaties binnen de kantooradministratie.
• Je bent hulpvaardig, communiceert helder en bent een echte teamspeler.
• Indien tijd het toelaat, biedt je organisatorisch ondersteuning aan lopende projectactiviteiten zoals events (conferenties, workshops, seminaries, ...), rapportage en planning. 

Diploma

• Bachelor

Taalvaardigheden

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Engels (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Frans (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Een veelzijdige functie met verantwoordelijkheid binnen een groeiend en internationaal team.
• Autonomie en ruimte om processen te optimaliseren.
• Een werkplek in het hart van Brussel, vlot bereikbaar met het openbaar vervoer, in een organisatie met een maatschappelijke missie.
• Een aantrekkelijk marktconform salaris met extralegale voordelen (inclusief 13e maand, maaltijdcheques, 100% terugbetaald openbaar vervoer, extra-legale vakantiedagen en een DKV medische verzekering met hospitalisatie, ambulante kosten en tandverzekering).
• Een warme werkomgeving met betrokken collega's en een jaarlijks event voor het team.
• Flexibiliteit en respect voor work-life balance, met de mogelijkheid van 1 dag thuiswerk per week, afhankelijk van de planning en teamafspraken.
• Mogelijkheid tot deeltijds werken (80%) indien gewenst.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama