Executive Assistant & Office Coordinator M/V/X

Beschrijving van de functie

Voor een tijdelijke opdracht zijn wij op zoek naar een ervaren Executive Assistant & Office Coordinator. In deze veelzijdige functie zorg je voor een efficiënte ondersteuning van senior management en draag je bij aan de vlotte werking van de dagelijkse organisatie.

Je bent verantwoordelijk voor het beheren van complexe agenda's, het coördineren van communicatie tussen verschillende stakeholders en het organiseren van internationale reizen en evenementen. Dankzij jouw proactieve aanpak anticipeer je op uitdagingen, bewaak je prioriteiten en zorg je ervoor dat acties en deadlines nauwgezet worden opgevolgd.

Jouw verantwoordelijkheden:

• Beheren en optimaliseren van complexe agenda's met verschillende stakeholders, tijdzones en prioriteiten.

• Fungeren als centraal aanspreekpunt tussen senior management, interne teams en externe partners.

• Organiseren van internationale reizen, inclusief vluchten, accommodaties, visa en vergaderingen.

• Coördineren van executive meetings, workshops, offsites en andere bedrijfsevenementen van A tot Z.

• Opvolgen van actiepunten, projecten en deadlines om een vlotte uitvoering te garanderen.

• Opstellen van presentaties, rapporten en andere professionele documenten.

• Vertrouwelijk behandelen van gevoelige informatie met de nodige discretie en professionaliteit.

Jouw profiel

• Minimaal 8 jaar ervaring als Executive Assistant, Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie binnen een complexe bedrijfsomgeving.

• Sterk organisatorisch talent en het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren.

• Proactieve, anticiperende en oplossingsgerichte mindset.

• Stressbestendig en in staat om kalm en gestructureerd te werken onder tijdsdruk.

• Uitstekende communicatieve vaardigheden en vlotte omgang met senior stakeholders.

• Servicegerichte instelling gecombineerd met de nodige assertiviteit.

• Ervaring in een internationale en snel veranderende werkomgeving.

• Vloeiende kennis van het Engels; kennis van het Nederlands is een pluspunt.

• Sterke vaardigheden in het opstellen van professionele documenten, rapporten en presentaties.

Taalvaardigheden

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Basis (A)
  • Schrijven : Basis (A)
  • Lezen : Basis (A)
  • Spreken : Basis (A)

Voordelen van de betrekking

• Een uitdagende en gevarieerde interimopdracht binnen een innovatieve en internationale omgeving.

• Een professionele werkomgeving waar samenwerking, initiatief en kwaliteit centraal staan.

• Contractduur van 3 maanden, met mogelijkheid tot verlenging.

• Gewenste startdatum: 15 juni 2026.

• Voltijdse opdracht.

• Hybride werkregeling met een combinatie van thuiswerk en kantoorwerk.

• Verplichte aanwezigheid op kantoor van 3 dagen per week.

• Een boeiende functie met veel verantwoordelijkheid en impact.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama