Medewerker Administratie M/V/X

Beschrijving van het bedrijf

Kanal-Centre Pompidou is een nieuw museum voor moderne en hedendaagse kunst en architectuur in Brussel, op initiatief van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Het museum opent in november 2026 de deuren in de oude Citroëngarage aan IJzer, vlak bij het kanaal. De Stichting Kanal zorgt samen met het Centre Pompidou voor de ontwikkeling en het beheer van het museum.

Het interdisciplinaire aanbod van Kanal bestaat uit lokale en internationale tentoonstellingen, collectiepresentaties, live arts en een brede waaier artistieke producties van gevestigde namen en opkomend talent. Op het rijkgevulde programma staan o.a. kunst en performance, theater en dans, film en muziek, digitale- en time-based media, workshops en lezingen, en tal van culturele en publieke events voor - en door - een divers publiek.

De activiteiten van Kanal worden ondersteund door de agentschappen F&B, Experience, Development en Hospitality. Kanal Experience ontwikkelt de operationele en commerciële activiteiten van het museum. Het beheert de ticketverkoop, het onthaal, de gegidste rondleidingen, de shops, de publicaties en de partnerevenementen. Het agentschap wil bezoekers een complete ervaring bieden die stevig verankerd is in de Brusselse creatieve scene. 

Beschrijving van de functie

Als administratief medewerker help je de activiteiten van het agentschap en de operationele werking van het team te versterken. Je ondersteunt de verschillende afdelingen van het agentschap. 

Je speelt een sleutelrol in de interne en externe communicatie van Kanal Experience en ontwikkelt een goed inzicht in de projecten, de werking en de teams van het agentschap. Je werkt nauwkeurig, anticipeert op noden en behoeften, en zorgt voor een vlotte afwikkeling van de administratie.

Het agentschap zoekt 3 administratieve medewerkers om het team te versterken. De indiensttreding voor deze drie profielen zal geleidelijk plaatsvinden tussen eind juli en de opening.

• Administratief medewerker - Transversale ondersteuning 
• Administratief medewerker - Groepsbeheer en gidsen 
• Administratief medewerker - Ondersteuning mediatie

Jouw profiel

Taken en verantwoordelijkheden

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor externe klanten, partners en stakeholders (telefoon, e-mail, post).
• Je beheert de agenda van het agentschap: je behandelt aanvragen, stelt de juiste prioriteiten en neemt waar nodig het initiatief. 
• Samen met de manager en verantwoordelijken van het agentschap organiseer je vergaderingen met partners en teams.
• Je doet de administratie: je volgt het beheer van bevoegdheden op, je maakt bestelbonnen en onkostennota's, enzovoort.
• Je plant dienstreizen en regelt het vervoer en de accommodatie.
• Je ondersteunt voor het inkoopbeheer: 
• Je steunt de aankoop van kantoorbenodigdheden en kleine apparatuur, je maakt accounts voor de leveranciers aan, je verwerkt de bestellingen en volgt de facturatie op, en je neemt leveringen in ontvangst.
• Je handelt de inkoopprocedures van kleine apparatuur, abonnementen en materiaal af, in samenwerking met de teams.
• Je bent verantwoordelijk voor de in- en uitgaande post, ook die van de webshop (verzendingen en retourzendingen, aangetekende zendingen, verzendingen in bulk, enzovoort).
• Je ondersteunt de logistieke taken: je coördineert het interne- en teamtransport (gebruik en teruggave van bestelwagens en huurauto's), enzovoort
• Je doet het voorraadbeheer (benodigdheden en apparatuur).

Specifieke focus per functie:

Administratief medewerker - Transversale ondersteuning: 

Naast de algemene administratieve taken ondersteun je de dagelijkse werking van het volledige agentschap Kanal Experience. Je werkt samen met de verschillende teams (sales, ticketing, hosting, webshop, publicaties en partnerships) en zorgt voor een vlotte administratieve opvolging van uiteenlopende dossiers. Dankzij je polyvalente aanpak spring je bij waar nodig en draag je bij aan een efficiënte coördinatie tussen de verschillende activiteiten van het agentschap.

Administratief medewerker - Groepsbeheer en gidsen: 

Naast de algemene administratieve taken ben je verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van groepsbezoeken en gegidste rondleidingen. Je beheert reservatieaanvragen, plant bezoeken in en coördineert de beschikbaarheid van gidsen. Je onderhoudt contacten met scholen, verenigingen, toeristische partners en andere groepen en zorgt voor een vlotte communicatie tussen bezoekers, gidsen, ticketing en interne teams.

Administratief medewerker - Ondersteuning mediatie: 

Naast de algemene administratieve taken ondersteun je de werking van het mediatieteam. Je staat in voor de planning en administratieve opvolging van onze bemiddelaarsploeg. Je helpt bij de organisatie van opleidingen, volgt contracten en prestaties administratief op en zorgt voor een goede informatiedoorstroming tussen de mediatiecoördinator, de bemiddelaars en de andere teams van Kanal.

Profiel komt in aanmerking voor de vacature

• In het bezit van een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig door ervaring.
• Eerste relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
• Ervaring in aankoopbeheer of logistiek, idealiter in de culturele of evenementensector, is een pluspunt.
• Uitstekende communicatie met interne teams en onderhandelingsvaardigheden met leveranciers.
• Vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren binnen strakke deadlines en met nauwkeurigheid.
• Goede kennis van het Office-pakket en ervaring met facturatie- en aankoopopvolgingstools.
• Beheersing van het Frans en het Nederlands (mondeling en schriftelijk). Kennis van het Engels is een pluspunt.

Diploma

• Hoger middelbaar

Taalvaardigheden

• Frans (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig + (C2)
  • Schrijven : Vaardig + (C2)
  • Lezen : Vaardig + (C2)
  • Spreken : Vaardig + (C2)

• Nederlands (vereist)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk + (B2)
  • Schrijven : Onafhankelijk + (B2)
  • Lezen : Onafhankelijk + (B2)
  • Spreken : Onafhankelijk + (B2)

Voordelen van de betrekking

• Een voltijds contract van onbepaalde duur. 
• Een aantrekkelijk loon en tal van extralegale voordelen: 
  • Maaltijdcheques ter waarde van 8 euro 
  • MIVB- of NMBS-abonnement 
  • Laptop
  • Gsm-abonnement (eventueel een gsm)
  • 5 extra vakantiedagen, pro rata de gewerkte uren in het lopende jaar
• Een boeiende en uitdagende job in een museum in volle opbouw! 

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama