Administrative Support Benelux M/V/X

Beschrijving van de functie

Robert Half is voor een klant op zoek naar een Administrative Support Benelux (M/V/X) voor een bedrijf in Anderlecht.

Onze klant is een internationale onderneming actief in een sterk gereguleerde sector, met een duidelijke focus op kwaliteit, nauwkeurigheid en service. Je komt terecht in een professionele en dynamische werkomgeving waar je een belangrijke ondersteunende rol opneemt binnen logistieke, administratieve en operationele processen.

Jouw verantwoordelijkheden Je biedt logistieke ondersteuning aan de Benelux-organisatie en staat in voor een vlotte administratieve opvolging van diverse operationele activiteiten. Je voert dagelijkse stockcontroles uit, zowel intern als in functie van externe vereisten en autoriteiten. Je volgt de stock op voor e-commerceactiviteiten in Nederland en ondersteunt acties rond klantenbinding voor voedingssupplementen. Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende bestellingen van ziekenhuizen en groothandels. Je volgt productorders op en plant leveringen zorgvuldig in. Je verwerkt en communiceert e-commerceresultaten naar het hoofdkantoor en interne stakeholders. Je stelt maandelijkse salesrapporteringen op voor groothandels, ziekenhuizen en apotheken en zorgt voor wekelijkse updates. Je bereidt procurementgegevens voor ten behoeve van de maandelijkse logistieke meeting. Je maakt maandelijks productbestelformulieren op en neemt deel aan de jaarlijkse inventaris. Je organiseert tweemaandelijkse verdelingen van stalen en zorgt voor een correcte registratie van medische stalen in de daarvoor bestemde systemen. Je levert rapporteringen aan ter ondersteuning van jaarlijkse aangiftes. Je organiseert distributierondes waarbij de koudeketen strikt nageleefd moet worden. Je registreert kwaliteitsklachten en volgt deze administratief verder op, inclusief retourzendingen van stalen. Je staat in voor de commerciële opvolging richting groothandels. Je verzamelt en archiveert verkoopfacturen op een correcte en gestructureerde manier. Je coördineert de vernietiging van vervallen stalen volgens de geldende procedures. Je bent het operationele aanspreekpunt voor distributeurs en volgt logistieke klachten en klantenvragen op. Je biedt administratieve ondersteuning bij specifieke operationele processen zoals herverwerking en co-packing. Je ondersteunt de Office Manager Benelux in de dagelijkse werking en werkt nauw samen met de lokale Pharmaceutical Affairs-activiteiten. Je behandelt inkomende telefoons en briefwisseling en zorgt voor een correcte opvolging. Je helpt bij de organisatie van interne vergaderingen, inclusief zaalreservatie en catering. Je fungeert als back-up voor de Office Manager Benelux voor dagelijkse operationele en finance-gerelateerde taken. Je voert al je taken uit in overeenstemming met interne procedures, wettelijke verplichtingen, ethische richtlijnen en met respect voor vertrouwelijkheid.

Jouw profiel

Jij herkent jezelf in onderstaande Je hebt ervaring in een administratieve en/of logistieke ondersteunende functie. Je werkt nauwkeurig, georganiseerd en volgt procedures strikt op. Je voelt je comfortabel in een omgeving waar regelgeving, kwaliteit en discretie centraal staan. Je bent communicatief sterk en kan vlot schakelen met verschillende interne en externe contacten. Je beschikt over een hands-on mentaliteit en neemt graag initiatief in je dagelijkse werkzaamheden. Je bent administratief sterk en weet prioriteiten te stellen binnen een gevarieerd takenpakket. Je bent flexibel en functioneert goed in een ondersteunende en coördinerende rol. Je gaat professioneel en vertrouwelijk om met gevoelige informatie.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Vaardig - (C1)
  • Schrijven : Vaardig - (C1)
  • Lezen : Vaardig - (C1)
  • Spreken : Vaardig - (C1)

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama