Administratief medewerker (m/v/x) M/V/X

Beschrijving van de functie

VIVEL, het Vlaams Instituut Voor de Eerste Lijn, is een flexibele expertise- en netwerkorganisatie die de eerste lijn verbindt en versterkt. Onze doelstelling is dat iedereen in Vlaanderen en Brussel zo lang mogelijk in zijn vertrouwde omgeving kan blijven en daar zo nodig de best mogelijke zorg en ondersteuning krijgt. Voor ons is de toekomst thuis én samen. Om dat te verwezenlijken stimuleren we samenwerking en expertisedeling, geven we opleiding en vorming.

Om ons team te versterken, zoeken we een enthousiaste administratieve duizendpoot.

Wat doet een VIVEL administratief medewerker?

Je voert in deze functie administratieve en beleidsondersteunende taken uit en ondersteunt vooral de werking van VIVEL.
Hiervoor werk je nauw samen met je collega's van het VIVEL-team.

Je bent actief op verschillende fronten:

• Je organiseert de service desk voor de werking van VIVEL (bestellingen, beheer post en algemene mailbox, agendabeheer, planning en organisatie bestuur en algemene vergaderingen.)
• Je ondersteunt de financiële administratie en zorgt ervoor dat alle facturen tijdig en correct verwerkt worden. Je maakt zelf facturen aan en zorgt voor een goede voorbereiding voor de verwerking door de boekhouding.
• Je zorgt voor administratieve ondersteuning bij HR:
  o Selectieprocedures opvolgen
  o Arbeidsovereenkomsten en addenda opmaken
  o Contacten onderhouden met het loonsecretariaat
  o Ondersteuning ESS tool, praktische aanpassingen & vragen
  o Opvolging betalingen, in dienst, uit dienst, ziekte, verlenging
  o Opvolging verzekeringen
• Je ondersteunt de werking van ons opleidingsplatform VIVEL Academie door het
  o Inplannen, organiseren en registreren van deelnemers aan opleidingen
  o Aanvragen van accreditering
  o Opvolgen van het gebruikersbeheer (toevoegen, aanpassen, verwijderen)
• Je houdt databanken en documenten up-to-date (CRM, SharePoint, Excel.)
• Je ondersteunt de organisatie van events
• Je ondersteunt bij de opmaak van communicatie nieuwsbrieven, nieuwsberichten en social media.

Jouw profiel

Wat verwachten we van jou?

We kijken uit naar een fijne en pittige collega die:

• Klantgericht is
• Van aanpakken weet
• Nauwkeurig werkt
• Niet snel in paniek raakt
• Communicatief en discreet in het leven staat
• Samenwerken geweldig vindt
• Oplossingsgericht en pro-actief is

En verder?

We gaan ervan uit dat je:

• De veelgebruikte Microsoft toepassingen helemaal onder de knie hebt
• Bereid bent om specifieke software die verbonden is aan onze werking aan te leren
• Al wat ervaring hebt als administratieve ondersteuner, ervaring in communicatie is een pluspunt.
• Snel bij ons aan de slag kan gaan
• Minstens een bacheloropleiding hebt gehad (of gelijkwaardig door ervaring)

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wat zetten we daar tegenover?

We bieden jou:

• Een eerlijke verloning (IFIC klasse 14) en extralegale voordelen (groepsverzekering, maaltijdcheques...)
• Thuiswerk
• Mogelijkheden om bij te leren via vorming en opleiding
• Een voltijdse of 4/5 arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
• Een klein maar enthousiast team om in te werken
• Een organisatie én sector in volle groei
• VIVEL is gevestigd in het centrum van Brussel, op loopafstand van het treinstation Brussel-Noord.

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama