Medewerker Onderwijs- en internationaliseringsprocessen M/V/X

Beschrijving van de functie

Het werk in het team Onderwijs- en internationaliseringsprocessen is verdeeld in verschillende inhoudelijke clusters. Elk teamlid is clusterverantwoordelijke voor één of meerdere clusters. Als clusterverantwoordelijke neem je de regie over een specifiek proces: je bouwt expertise op, bewaakt de kwaliteit, optimaliseert waar nodig en bent het aanspreekpunt voor collega's. Naast je clusterverantwoordelijkheden ondersteun je je collega's in andere clusters en draag je bij aan de algemene doelstelling van het team, een vlotte en correcte dienstverlening aan studenten en docenten, en facultaire doelstellingen zoals bijvoorbeeld (proces)optimalisering en inclusie.

Jouw belangrijkste verantwoordelijkheden:

1. Clusterverantwoordelijke uurroosters

• Je stelt uurroosters op en beheert en optimaliseert de roosters
• Je stemt af met opleidingen, docenten en collega-planners
• Je neemt deel aan vergaderingen met collega-planners

2. Clusterverantwoordelijke ISP

• Je informeert, adviseert en begeleidt studenten bij de opmaak van hun Individueel Studie Programma (ISP)
• Je controleert en keurt ISP's goed
• Je stemt af met studieloopbaanbegeleiders en programmaverantwoordelijken

3. Ondersteuning bij verschillende clusters

• Cluster masterproeven: je onderhoudt de databank en plant masterproefverdedigingen
• Cluster programmawijzigingen: je volgt de programmawijzigingen op 
• Cluster uitwisselingen: Learning Agreements goedkeuren, omzetting punten, Certificates of arrival / stay, nominaties van studenten behandelen
• Cluster examens: je bent aanspreekpunt voor docenten en collega's rond IT-ondersteunende examenvormen
• Cluster communicatie: je bouwt en schrijft mee aan de website, het intranet en communicatie naar studenten en docenten

4. Algemene rol binnen het team

• Je bent aanspreekpunt voor studenten en docenten voor vragen over onderwijs- en internationaliseringsprocessen
• Je bouwt expertise op, deelt deze en zet deze op papier (bijvoorbeeld in de vorm van draaiboeken en intranet-pagina's)
• Je neemt actief deel aan overleg en samenwerking binnen het team en breder binnen de faculteit/universiteit
• Je signaleert knelpunten en draagt bij aan procesoptimalisatie
• Je werkt mee aan projecten rond digitalisering / verbetering van dienstverlening

Jouw profiel

• Je beschikt bij voorkeur over een bachelordiploma of hebt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
• Je bent analytisch, administratief en organisatorisch sterk.
• Je houdt ervan om puzzels (zoals uurroosters) te leggen en werkt nauwgezet tot alle stukjes op hun plaats vallen. Je bent zeer computervaardig. Je bent vertrouwd met verschillende Microsoft Office-toepassingen, zoals Teams, Word, Excel en bij voorkeur ook met SAP en TimeEdit. Je houdt ervan om nieuwe technologieën uit te testen en aan de collega's aan te leren.
• Je verdiept je vlot in nieuwe toepassingen om je werk efficiënter te organiseren. Je wilt je schouders zetten onder de verdere digitalisering van onze processen en de bijhorende procesverbetering.
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels.
• Je bent zorgvuldig en discreet.
• Je gaat professioneel om met studenten, docenten en collega's en hebt sterke interculturele vaardigheden.
• Je bent stressbestendig en hebt een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.
• Je pakt je taken zelfstandig aan en werkt graag en vlot samen met collega's.

Taalvaardigheden

• Nederlands (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

• Engels (troef)

  • Begrijpen : Onafhankelijk - (B1)
  • Schrijven : Onafhankelijk - (B1)
  • Lezen : Onafhankelijk - (B1)
  • Spreken : Onafhankelijk - (B1)

Voordelen van de betrekking

Wij bieden een job met veel inhoudelijke uitdagingen en afwisseling. Je komt terecht in een (h)echt team met toffe collega's en de brede KU Leuven en 'social sciences' familie. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan centraal. Lachen en chocolade ook!  Vanaf dag één word je ondersteund en gecoacht, zodat je kan groeien in kennis en vaardigheden. Je krijgt ruimte en vertrouwen om ideeën te lanceren en initiatief te nemen. En je neemt een functie op met impact. Je werkt in het hart van het hoger onderwijs, waar je bijdraagt aan kwaliteitsvol en toekomstgericht onderwijs voor jonge mensen. 

Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling van 50% van onbepaalde duur. Omwille van een mogelijke uitbreiding van de functie in de nabije toekomst horen we ook graag van je als je liever 75% werkt. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4. Daarnaast bieden we goede extralegale voordelen (bijkomende vakantiedagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, thuiswerk voor max. 1 dag  per week met vergoeding, fietsvergoeding, samenaankoop, ...). Bovendien beschik je over uitgebreide ontwikkelmogelijkheden, zowel jobinhoudelijk als interpersoonlijk.

De selectiegesprekken vinden plaats op woensdag 15 juli 2026, in de voormiddag.

#WeAreSocialSciences

#Socialsciencesforsociety

Wil je meer weten over dit beroep of over een beroep dat erop lijk? Vind alle nuttige informatie op Beroepenpanorama. Beroepen Panorama